[Case] Como o Espresso transformou o processo da Fabio Perini e suas despesas internacionais

Gerenciar despesas internacionais é um desafio único, especialmente para empresas que operam em escala global, como a Fabio Perini. Antes da implementação do Espresso, a empresa enfrentava uma série de dificuldades em relação ao controle e reembolso dessas despesas. Os processos manuais e a falta de um sistema automatizado resultavam em ineficiências, erros e uma perda significativa de tempo e recursos.

No entanto, a Fabio Perini decidiu dar um passo à frente e buscar uma solução que pudesse simplificar e aprimorar esse processo crucial. Neste artigo, exploraremos como o Espresso se tornou o parceiro ideal para a Fabio Perini, proporcionando uma gestão de despesas internacionais eficiente e descomplicada.

Cenário da gestão de reembolso da Fabio Perini

Há mais de 50 anos no mercado, a Fabio Perini é líder na produção de máquinas de conversão de papéis. A empresa foi fundada na Itália, mas em 1993 passou a fazer parte do grupo alemão Körber, com unidades na Itália, Brasil, EUA e China.

Por sua abrangência e relevância multinacional, a Fabio Perini tem em seu quadro de funcionários, colaboradores que transitam entre fábricas, unidades e clientes no mundo inteiro.

Por esse motivo, seus funcionários geram relatórios de despesas de viagem em diferentes moedas, o que se mostrava um entrave para a fluidez do processo de reembolso – que era feito manualmente e podia levar até 30 dias para ser finalizado.

Ganhando autonomia nos processos

A insatisfação com a demora para concluir os processos de reembolso fez com que a equipe financeira buscasse uma nova solução, eles se juntaram ao Espresso para abandonar os processos manuais e otimizar o seu tempo.

Antes do Espresso, os reembolsos da Fabio Perini eram feitos através de planilhas de Excel, preenchidas pelos colaboradores. Todo o processo poderia levar, em alguns casos, mais de 30 dias para ser concluído devido às assinaturas manuais e retorno por não conformidade de alguns relatórios.

De acordo com Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini, no processo antigo eles tinham que conferir todos os lançamentos realizados na planilha, e o desgaste da tarefa e a falta de tempo faziam com que o processo fosse suscetível a fraudes.

“Em muitas situações abríamos mão de apurarmos em 100% dos casos a acuracidade dos documentos e faziamos uma seleção por “amostragem” para auditar as viagens. (…) A necessidade de melhoria no processo sempre foi evidente, tínhamos consciência que era necessário um investimento nos controles de viagens porque é onde a empresa tem um gasto elevado todos os anos.” Rodrigo Weinfurter, analista financeiro da Fabio Perini

A empresa chegou a avaliar outras plataformas, assim como estudar a possibilidade de criar uma nova, mas o custo benefício obtido na implantação do Espresso associada à integração SAP oferecida pela Escotta foram decisivos para a escolha e contratação do software.

“A qualidade do suporte e prestatividade no atendimento são pontos fundamentais na nossa parceria. (…) Alguns pontos do processo ainda precisam ser alinhados e os usuários precisam se acostumar com a ferramenta, mas mesmo nesse cenário tivemos melhoras significativas no tempo do processo.”

Como o Espresso atendeu as particularidades da Fabio Perini?

Devido ao volume de viagens internacionais, era necessário ter um sistema que permitisse alterações na cotação das moedas e adição de porcentagem paga em impostos, para deixar o processo mais dinâmico e tornar o cálculo do valor devolvido ao colaborador ainda mais preciso. Como o Espresso possui essa funcionalidade, pode proporcionar para o Fabio Perini mais praticidade.

“Conseguimos reduzir consideravelmente o tempo de prestação de contas e já tivemos resultados concretos de economia por meio da funcionalidade antifraude. Internamente houveram muitos elogios por parte dos viajantes, pela agilidade que o produto proporcionou durante o processo de prestação de contas.”

Após a implantação do Espresso, a equipe da Fabio Perini notou uma redução significativa de tempo na jornada de reembolso e prestação de contas. Isso implica que seus funcionários agora perdem menos tempo com tarefas secundárias e podem se dedicar àquilo que realmente importa e faz diferença para a empresa.

Como o Espresso app pode ajudar a sua empresa?

O Espresso é um aplicativo de controle financeiro de viagens, e com ele você automatiza todo o seu processo de reembolso de despesas de viagens. Você elimina processos manuais, e diminui o risco de fraudes em suas planilhas de gestão de viagens corporativas.

Como visto no case, é esse impacto positivo que você pode gerar na sua empresa: um processo ágil, antifraudes, descomplicado e altamente econômico. Fale com um de nossos consultores para entender melhor como o Espresso pode ajudar sua empresa.

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