3 formas de calcular o valor do km para reembolso

Ao realizar viagens a trabalho ou visitar clientes, é comum que os colaboradores precisem utilizar seus próprios veículos pessoais. Nesses casos, é importante que a empresa forneça o reembolso adequado pelos quilômetros percorridos, a fim de cobrir os custos relacionados.

Calcular o valor do KM para reembolso pode variar de acordo com as políticas da empresa e as regulamentações fiscais. Neste artigo, apresentaremos três formas comuns de cálculo, fornecendo informações úteis para ajudar empresas e funcionários a estabelecerem um sistema justo e preciso de reembolso de despesas de viagens.

O que é uma Gestão de KM?

A gestão de KM é uma prática utilizada por empresas para monitorar e controlar os quilômetros percorridos pelos veículos. O objetivo principal é garantir um controle dos custos relacionados ao uso de veículos, além de promover a segurança e a eficiência operacional.

Ao registrar e monitorar os KMs percorridos, as empresas podem ter uma visão clara dos gastos com combustível, manutenção, desgaste dos pneus e outras despesas relacionadas. Isso possibilita a identificação de áreas de melhoria e a implementação de medidas para reduzir custos, por exemplo.

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Além disso, o controle de KM também visa promover a segurança dos motoristas e dos veículos. Através do monitoramento, é possível estabelecer um cronograma de manutenção preventiva, garantindo que os veículos estejam em boas condições de funcionamento e minimizar os riscos de acidentes.

Também ajuda a identificar padrões de condução inadequados ou excesso de horas ao volante, permitindo a implementação de medidas corretivas e a promoção de uma cultura de direção segura.

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Outra finalidade é melhorar a eficiência operacional da empresa. Com base nos dados de quilometragem, é possível identificar rotas mais eficientes, reduzir tempos de viagem e otimizar o planejamento logístico. 

Além disso, a gestão de KM pode ser integrada a outros sistemas e processos, como o gerenciamento de frota e o planejamento de rotas, para obter uma visão mais abrangente e aprimorar a gestão operacional.

Aprenda 3 maneiras de calcular o valor do km para reembolso

Existem alguns métodos para se chegar ao valor do KM rodado, vamos apresentar três maneiras que podem ser utilizadas para o seu financeiro.

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1 - Tabela de valores padrão

Essa abordagem simplifica o processo, fornecendo uma taxa fixa para todos os funcionários, levando em consideração fatores como o tipo de veículo e a região em que a viagem ocorre.

Uma das vantagens de utilizar uma tabela padrão é a simplicidade na hora do cálculo do reembolso. Ao estabelecer uma taxa fixa por KM percorrido, o financeiro elimina a necessidade de realizar cálculos complexos para cada viagem realizada. 

Os funcionários simplesmente multiplicam a distância percorrida pela taxa estabelecida para obter o valor do reembolso de forma rápida e descomplicada.

Vamos a um exemplo! Uma empresa definiu as seguintes taxas por quilômetro:

• Carro de passeio: R$ 0,75 por KM;
• Motocicleta: R$ 0,50 por KM;;
• Região metropolitana: R$ 0,60 por KM;;
• Interior: R$ 0,45 por KM.

Suponhamos que o colaborador tenha percorrido uma distância de 200 KM  em uma viagem de carro de passeio pelo interior. Para calcular o valor do reembolso, basta multiplicar a distância percorrida pela taxa correspondente ao veículo e à região:

200 km x R$ 0,75 (carro de passeio) x R$ 0,45 (interior) = R$ 67,50

Nesse caso, o funcionário teria direito a um reembolso de R$ 67,50 pelos 200 KM percorridos em sua viagem.

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É comum que o uso de diferentes tipos de veículos resulte em custos de combustível, manutenção e depreciação variados. Da mesma forma, as despesas relacionadas ao transporte podem variar de acordo com a região, devido às diferenças nos preços de combustível e tarifas de pedágio.

Outro benefício desse método é a facilidade de implementação. A empresa estabelece os valores de acordo com suas políticas e necessidades. Uma vez definida, a tabela pode ser comunicada e ser facilmente incorporada nos processos de prestação de contas dos funcionários.

No entanto, é importante ressaltar que a tabela deve ser atualizada periodicamente para refletir as mudanças nos custos de transporte, como as taxas de combustível.

2 - Cálculo baseado nos custos reais do veículo

Neste método, os colaboradores registram os custos relacionados ao uso do veículo, como combustível, manutenção e seguro, e a empresa calcula o custo médio por quilômetro para determinar o valor do reembolso. 

Ao considerar os custos reais do veículo, essa forma de cálculo proporciona uma precisão maior, uma vez que leva em conta as despesas específicas de cada veículo.

Vamos considerar um exemplo para ilustrar o cálculo baseado nos custos reais do veículo. Suponhamos que o colaborador tenha realizado uma viagem de 500KM em seu carro particular. Durante essa viagem, registrou os seguintes custos relacionados ao veículo:

• Combustível: R$ 300;
• Manutenção: R$ 150;
• Seguro: R$ 200.

Para calcular o valor do reembolso do quilômetro percorrido, é necessário somar os custos totais relacionados ao uso do veículo:

Custo total = Combustível + Manutenção + Seguro Custo (R$ 300 + R$ 150 + R$ 200)  = R$ 650

Em seguida, divide-se o custo total pelo número de quilômetros percorridos para obter o custo médio por quilômetro:

Custo médio por quilômetro = Custo total / Quilômetros percorridos
Custo médio por quilômetro = R$ 650 / 500 km
Custo médio por quilômetro = R$ 1,30/km

Nesse exemplo, o funcionário teria direito a um reembolso de R$ 1,30 por quilômetro percorrido em sua viagem de 500KM.

Manter registros precisos é fundamental para a assertividade desse método de cálculo. Os colaboradores devem ser incentivados a documentar todas as despesas relacionadas ao veículo, fornecendo recibos e informações detalhadas. 

Isso permite que a empresa calcule o custo médio com base em dados confiáveis e atualizados. É importante ressaltar que os valores e custos podem variar de acordo com a empresa e a política de reembolso estabelecida.

3- Utilização de aplicativos e ferramentas de rastreamento

Essas soluções automatizam o processo, proporcionando conveniência, precisão e agilidade na determinação do reembolso. Algumas dessas ferramentas utilizam recursos como GPS para registrar automaticamente a distância percorrida pelos funcionários durante suas viagens, como o Espresso.  

Ao ativar o aplicativo no início da jornada, o sistema rastreia o deslocamento, registrando a distância percorrida em tempo real. Dessa forma, elimina-se a necessidade de estimativas ou cálculos manuais, tornando o processo de reembolso mais ágil e confiável.

Além disso, a automação proporcionada pelo aplicativo reduz a burocracia e o tempo gasto na prestação de contas, permitindo que os funcionários se concentrem em suas atividades principais.

Espresso: automatize o cálculo do km para reembolso

Com o Espresso, os funcionários podem registrar suas viagens e utilizar o recurso de rastreamento automático para a distância percorrida com base no GPS do dispositivo móvel.

Além disso, o Espresso facilita ainda mais o processo ao permitir que os funcionários associam cada viagem a uma categoria específica, como “visita a clientes” ou “deslocamento para reuniões”. Dessa forma, é possível ter uma visão clara das despesas relacionadas às viagens e uma fácil categorização para fins de reembolso.

O aplicativo também fornece um relatório detalhado das viagens, incluindo a distância percorrida e a categoria da viagem, por exemplo. Integrado a um sistema de reembolso, o Espresso contribui para um processo mais eficiente, preciso e organizado de prestação de contas de despesas de viagens.