Tudo que você precisa saber sobre Viagens Corporativas

As viagens corporativas são essenciais para as empresas, permitindo expansão, fortalecimento das relações comerciais e alcançar novos mercados. Porém, gerenciar essas viagens pode ser desafiador, especialmente para os responsáveis por fazer os adiantamentos, reembolsos e prestações de contas dos funcionários.

Neste texto, vamos abordar todos os aspectos das viagens de negócios, desde o planejamento até a gestão de gastos. 

O que são viagens corporativas?

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As viagens corporativas são os deslocamentos feitos por colaboradores de uma empresa, com a finalidade de cumprir uma variedade de atividades.

Esses propósitos podem englobar:

• Encontros e negociações;
• Treinamentos;
• Representação da companhia;
• Ampliação de mercado;
• Auditorias e verificações.

A importância das viagens de negócios

De modo geral, as viagens podem proporcionar uma série de benefícios, que são significativos tanto para as empresas quanto para os colaboradores. A seguir, vamos falar de algumas razões pelas quais essas viagens são tão importantes.

Para as empresas

As viagens de trabalho contribuem para ampliação de empreendimentos ao explorar novos mercados e consolidar relações comerciais. Além disso, auxilia no fortalecimento de vínculos com clientes, favorecendo a confiança e a cooperação.

Por último, fornecem dados cruciais para a tomada de decisões, tornando-se um investimento estratégico para o crescimento.

Para os colaboradores

A participação em viagens vai além de meramente representar a empresa em diversos locais. Essas vivências têm um papel importante no crescimento profissional, oferecendo chances para aprender e desenvolver novas competências, o que, consequentemente, expande suas possibilidades de carreira.

Além disso, as viagens ajudam a construir uma ampla rede de contatos profissionais -  o famoso networking, conectando os colaboradores a pessoas de diversos setores e áreas, abrindo caminhos para futuras oportunidades.

Outro aspecto, o simples ato de ter a oportunidade de viajar e representar a empresa, ajuda a elevar a motivação e o envolvimento dos colaboradores. Eles se sentem mais reconhecidos pelo seu papel na empresa.

^{Como planejar suas viagens de trabalho?}

Qualquer viagem exige um certo nível de organização, mesmo quando se refere à nossa vida pessoal. Afinal, é necessário considerar o meio de transporte e o local de acomodação, e no mundo dos negócios isso não é diferente.

Por isso, alguns passos são essenciais para garantir uma operação eficiente e evitar gastos desnecessários. Dessa forma, é recomendado estabelecer procedimentos que vão desde o pedido de viagem por um funcionário até a prestação de contas. 

A seguir, confira alguns pontos importantes que devem ser levados em conta.

Definindo o orçamento

Para elaborar um orçamento realista, é preciso identificar todos os custos associados à viagem. Isso inclui não apenas os custos diretos, como passagens aéreas, acomodação e aluguel de veículos, mas também despesas adicionais, como alimentação, transporte local, comunicações e taxas relacionadas à viagem.

Além disso, o orçamento deve prever uma reserva financeira para possíveis contratempos que podem surgir durante a viagem. 

Outra questão é que as empresas podem economizar bastante ao negociar tarifas com prestadores de serviços, como linhas aéreas e hotéis. Afinal, isso pode ajudar a diminuir o orçamento das viagens corporativas. 

Criando a política de reembolso‍

A política de reembolsos é uma orientação para os funcionários de como usar os recursos da empresa para as viagens, que vão desde o planejamento até a prestação de contas. Por isso, alguns itens não podem ficar de fora na hora de definir as regras de viagem para sua empresa. 

Definindo limites de despesas

Um dos principais propósitos das políticas de viagem é definir limites de gastos. Isso implica que a organização determine quanto um funcionário pode desembolsar em categorias específicas, como passagens aéreas, acomodação, refeições e transporte.

Esses limites auxiliam no controle dos gastos e asseguram que as despesas estejam dentro do orçamento previsto. 

Por exemplo, a empresa irá pagar a diária de um hotel em que o valor máximo seja de R$ 350,00. Se houver um gasto adicional, a empresa não irá cobrir essa diferença, ficando essa despesa a cargo do funcionário.

Ao estabelecer limites de despesas, previne-se que os funcionários ultrapassem os limites permitidos, o que poderia levar a gastos não autorizados e a um impacto negativo nas finanças da empresa.

Seleção de fornecedores 

Um elemento essencial para ter viagens mais organizadas e com preços que cabem dentro do orçamento, é selecionar bem os fornecedores. Dessa forma, a empresa deve definir quais companhias aéreas, hotéis, empresas de aluguel de carros e outros prestadores de serviços podem ser utilizados para as viagens.

A seleção de fornecedores geralmente é baseada em critérios como qualidade, preço e aderência às normas da empresa.

Ao pré-aprovar fornecedores, as organizações podem negociar contratos especiais que proporcionam tarifas preferenciais e vantagens extras para os funcionários em viagem. 

Isso não só economiza recursos, mas também proporciona uma experiência de viagem mais agradável para os colaboradores. 

Processos de autorização

Toda viagem deve ter processos de autorizações bem estabelecidos. Por exemplo, todos os funcionários devem solicitar a reserva de uma passagem aérea com antecedência mínima de 15 dias. A autorização pode ser concedida pelo supervisor imediato ou pelo departamento financeiro.

Essas permissões contribuem para que todas as viagens corporativas sejam analisadas antes da reserva, prevenindo despesas não permitidas e validando se os deslocamentos são realmente necessários. 

‍Comunicação e Adesão

Sabe aquele ditado “quem não é visto não é lembrado”, isso também encaixa para as regras de viagem. Ter uma política e não comunicá-la, é o mesmo de não ter. 

Portanto, é muito importante que as políticas de viagem sejam informadas de forma simples e recorrente. Desta forma, ajuda a prevenir problemas relacionados a gastos não permitidos. 

‍Processo de Aprovação

Com todo o orçamento estabelecido e a política de gastos, estabelecer um fluxo para aprovar as viagens contribui para assegurar um processo mais rápido. Aqui estão algumas sugestões que podem ser usadas para estruturar a sua operação. 

1ª Solicitação de viagem: Um colaborador que precisa viajar pode preencher um formulário de solicitação de viagem, detalhando o motivo, os objetivos e as datas previstas. Isso possibilita uma avaliação preliminar da necessidade da viagem.

Baixe grátis: [Infográfico] Workflow de aprovação para suas despesas corporativas

2ª Avaliação e autorização: A solicitação de viagem deve ser enviada para avaliação, geralmente envolve o departamento financeiro ou o supervisor direto. A autorização é concedida com base na importância da viagem e na disponibilidade de fundos.

3º Supervisão e gerenciamento: Durante a viagem, é importante manter um controle dos custos para assegurar que eles estejam em de acordo com o orçamento aprovado. Por isso, é necessário guardar os recibos e notas fiscais, isso ajudará a comprovar os gastos. 

4º Relatório de despesas: Após a viagem, o colaborador deve elaborar um relatório de gastos detalhado, documentando todas as despesas realizadas. Este relatório é apresentado para efeitos de reembolso e controle financeiro. 

O processo de aprovação não só regula as despesas, mas também garante que cada viagem seja estrategicamente justificada e contribua para os objetivos da organização.

Dicas para reservas e logística das viagens de negócios

Quando se trata de viagens corporativas, uma logística bem organizada faz toda a diferença. Aqui estão algumas dicas rápidas e úteis para ajudá-lo a gerenciar o transporte e a hospedagem de maneira eficiente.

Transporte

Ao escolher um meio de transporte, alguns critérios podem ser considerados. Por exemplo, se a viagem for curta, talvez um carro seja a opção mais adequada. Para longas distâncias, voos podem poupar tempo, mas sempre compare com a relação custo-benefício.

Outro aspecto é comprar as passagens aéreas e definir os meios de transporte com antecedência. Isso ajuda a prevenir surpresas desagradáveis e pode resultar em tarifas mais económicas.

Hospedagem

Escolha hotéis que estejam bem situados, perto das reuniões ou do local de trabalho. Isso permite poupar tempo e evitar longas horas no trânsito. Outro aspecto, em viagens de longa duração, é considerar o aluguel de apartamentos, por exemplo.

Dica Extra: Sempre elabore um roteiro detalhado com informações sobre voos, horários e reservas. Isso ajuda a manter tudo organizado e facilita a comunicação em caso de mudanças.

Lembre-se, uma logística bem planejada torna suas viagens mais calmas e eficientes, economizando tempo e recursos.

Administração das despesas de viagens 

Basicamente, um procedimento de viagem passa por três processos: adiantamento, reembolso e prestação de contas. Todas essas fases são essenciais para ter um controle das viagens e, sobretudo, manter um fluxo de caixa saudável.

Leia mais: Como funciona um sistema de prestação de contas de viagem. 

Compreenda como estruturar melhor cada procedimento no seu negócio!

Gestão de adiantamentos

O adiantamento na administração de viagens de negócios é uma prática usual onde a empresa repassa uma quantia de dinheiro ao colaborador. Este adiantamento é destinado a gastos que possam surgir durante a viagem, como hospedagem, refeições, transporte e outros custos associados.

Quando os adiantamentos são geridos de maneira eficiente, eles não apenas disponibilizam aos funcionários os recursos necessários para suas viagens, mas também contribuem para manter um fluxo de caixa saudável para o negócio. 

A seguir, vamos explicar como administrar os adiantamentos.

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Estabeleça montantes para os adiantamentos

Um dos pontos fundamentais na administração de adiantamentos é estabelecer quanto dinheiro será repassado para cada funcionário. Isso exige um equilíbrio entre disponibilizar fundos suficientes para suportar os gastos da viagem e evitar um sobrecarregamento excessivo do orçamento da empresa.

Algumas táticas comuns para estabelecer o orçamento incluem:

• Destino: Estipular diferentes valores de adiantamento com base nos destinos das viagens, considerando os custos de vida e as despesas habituais em cada lugar;
• Duração da viagem: Ajustar os adiantamentos conforme a duração estimada da viagem, disponibilizando mais verba para viagens mais longas;
• Cargo do funcionário: Colaboradores com cargos que demandam mais gastos durante a viagem podem ter direito a adiantamentos maiores.

Procedimento de pedido e autorização

Definir um método para pedido e autorização de adiantamentos garante que a organização tenha conhecimento de quem está recebendo recursos e para quais propósitos. Em resumo, esse procedimento pode ser dividido em três fases.

Pedido: O funcionário envia um pedido de adiantamento, especificando o valor necessário, as datas da viagem e o objetivo.

Autorização: Um processo de autorização é iniciado, normalmente envolvendo a gestão ou o setor financeiro, que analisa o pedido e o autoriza se estiver em conformidade com as políticas da organização.

Pagamento: Após a autorização, o adiantamento é disponibilizado para o funcionário, geralmente através de um depósito em sua conta bancária ou cartões de empresa. 

Apresentação de Relatórios 

Além dos pedidos formais de adiantamento, as empresas também precisam definir processos para a apresentação de relatórios. Sendo assim, os funcionários devem fornecer os gastos detalhados após a viagem, documentando como os recursos foram utilizados. 

Primeiramente, é preciso estabelecer prazos para a entrega dos relatórios de gastos para prevenir atrasos na verificação do departamento financeiro. E não menos importante, é necessário que os funcionários apresentem recibos e descrições de cada gasto, seja para validar as políticas ou a regulamentação tributária.

Gestão de reembolso

O reembolso ocorre quando um empregado fez uma viagem a trabalho da empresa, mas usou seu próprio dinheiro. Portanto, a empresa precisa reembolsar esses custos para ele. 

Tornar o processo de reembolso mais fácil para os funcionários é uma prioridade na administração de despesas de viagens. Isso não só aumenta a satisfação dos colaboradores, mas também assegura a transparência financeira e a eficácia para a organização.

A seguir, confira algumas sugestões para criar um processo de reembolsos.

Defina prazos para o relatório de despesas

Para que o funcionário não demore a receber seu pagamento e o setor financeiro possa manter o fluxo de caixa, é essencial definir prazos de reembolso. Por exemplo, estabelecer um intervalo de 5 dias úteis para que o colaborador submeta o relatório de despesas após a viagem.

A organização também precisa de um prazo para analisar e aprovar as despesas após o envio pelo funcionário. A definição desses prazos cria um sentido de urgência e responsabilidade, assegurando que as despesas sejam apresentadas e processadas.

Classificação de despesas

Um componente importante do procedimento de reembolso é a classificação das despesas. Isso implica na ordenação dos gastos em categorias específicas, como viagens, acomodação, refeições e lazer. 

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Classificar os gastos desta maneira possibilita uma avaliação mais estratégica dos investimentos. Por exemplo, ao gerar relatórios, a empresa pode rastrear o setor que gastou mais, identificando onde podem ser feitas economias. 

Processamento de reembolsos

É imprescindível que todas as despesas reembolsáveis sejam processadas de maneira transparente. Para atingir isso, a empresa deve adotar algumas práticas como:

• Regras de reembolso: Estabeleça regras para o reembolso, incluindo limitações e políticas específicas para diferentes tipos de despesas.
• Comunicação: Mantenha os funcionários atualizados sobre o andamento das suas solicitações de reembolso e dê um feedback direto se um custo for negado ou modificado.
• Data de pagamento: Determine um prazo para o pagamento dos reembolsos, para que os funcionários não tenham que aguardar sem saber o prazo de recebimento. 

Ao implementar estas práticas, a empresa estabelece um processo de reembolso que é vantajoso tanto para os funcionários quanto para a organização em geral.

Elaborando relatórios de viagens 

Manter um registo das despesas, não só proporciona um controle financeiro, mas também facilita o processo de prestação de contas e reembolso. Vamos ver como manter registros precisos e o uso de ferramentas pode simplificar este processo.

O que não pode faltar em um relatório de despesas?

Um relatório de gastos de viagens é um documento para a contabilização de despesas. Ele oferece uma visão dos gastos e possibilita que a organização reembolse o colaborador de maneira apropriada, além de auxiliar no controle financeiro.

A seguir, veja os itens que não podem ficar de fora de um relatório de gastos.

1. Dados do viajante

• Nome do colaborador;
• Setor;
• Data do deslocamento (começo e fim).

2. Custos da viagem

Uma relação completa de todas as despesas geradas durante o deslocamento. Isso pode abranger:

• Passagens aéreas, ônibus ou locação de automóveis;
• Hospedagem (incluindo datas e nome do hotel);
• Refeições;
• Transporte (táxis ou apps de transporte);
• Outros gastos associados ao deslocamento (seguro de deslocamento, material de escritório, etc.)

3. Conversão de moeda (se pertinente):

Se a viagem for feita com uma moeda internacional, é importante fornecer as taxas de câmbio usadas para converter os gastos para a moeda da empresa.

4. Classificação de despesas:

Agrupamento das despesas em categorias específicas, como transporte, acomodação, alimentação, lazer, etc. Isso auxilia na análise dos gastos e na tomada de decisões financeiras.

5. Total das despesas:

Um resumo que apresenta o valor de todas as despesas registradas. Isso ajuda a empresa a compreender o custo total da viagem.

6. Anotações (se necessário):

Espaço para qualquer esclarecimento adicional ou informações pertinentes, como justificativas para despesas atípicas ou anotações importantes.

7. Aprovações

Assinaturas do colaborador que realizou a viagem e do supervisor ou gestor responsável pela aprovação do relatório de despesas.

8. Normas e conformidade:

Verificação de que todas as despesas estão de acordo com as políticas de despesas. Isso pode envolver limitações de gastos e diretrizes de reembolso, por exemplo.

9. Anexos:

Inclusão de todos os comprovantes e recibos de pagamento, assegurando a veracidade das despesas reportadas.

10. Dados bancários (se aplicável):

Informações da conta bancária do colaborador para efeitos de reembolso direto, caso essa seja a prática da companhia.

11. Data de envio:

Data em que o relatório de despesas foi enviado para processamento.

É importante que essas informações estejam completas e bem organizadas no relatório de despesas de viagem. Isso facilita o processo de análise, aprovação e reembolso.

Como a tecnologia facilita a administração de gastos de viagem?

Um dos principais benefícios das soluções tecnológicas é a habilidade de registrar automaticamente as despesas. Isso quer dizer que, ao invés de confiar em recibos físicos, os funcionários podem fotografar as notas fiscais e inserir informações diretamente de um aplicativo. 

Além disso, os sistemas também proporcionam a possibilidade de monitorar despesas em tempo real. Para o financeiro é bastante positivo ter uma visão imediata dos custos, pois ajuda ele identificar gastos não previstos, por exemplo. 

Uma das principais vantagens é a produção de relatórios automáticos. Afinal, eles auxiliam na organização e gestão de prestação de contas, reembolso, auditoria e análise de custos.

Outro aspecto, os relatórios auxiliam na identificação de tendências de despesas ao longo do tempo. Isso pode incluir padrões sazonais, como aumento de gastos em certos momentos, ou preferências, como sempre escolher certas companhias aéreas ou hotéis.

O que a lei diz sobre as viagens corporativas?

Viajar a trabalho envolve entender diversas leis importantes, mesmo que isso não pareça óbvio à primeira vista. É importante garantir que sua empresa esteja em total conformidade com as exigências legais. 

Regras da CLT

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) assegura aos profissionais em viagem a trabalho os mesmos direitos garantidos aos demais funcionários. Isso porque, segundo o artigo 4 da CLT, sempre que o profissional estiver à disposição da empresa, ele está trabalhando. 

Embora o texto não fale nada específico sobre viagem, ele pode ser aplicado a viagens a trabalho neste contexto. O mesmo serve como base para o pagamento de horas extras durante as viagens. 

Caso o trabalhador permaneça à disposição da empresa por mais de oito horas diárias, ele tem direito ao pagamento de horas extras. Por outro lado, judicialmente entende-se que o deslocamento realizado em viagens de trabalho é considerado parte da jornada de trabalho.

Sendo assim, caso o deslocamento seja longo, o colaborador deve receber horas extras por isso.

Vale lembrar que a regulamentação das viagens corporativas também pode ser influenciada por acordos coletivos, convenções ou contratos individuais de trabalho.

Direitos do colaborador em viagens de trabalho

Os direitos do trabalhador que faz viagens são praticamente os mesmos daqueles garantidos aos demais funcionários. Afinal, conforme explica a CLT, sempre que o colaborador estiver à disposição da empresa, ele está trabalhando. 

Logo, mesmo que o profissional esteja fazendo uma viagem a trabalho, ele também deve ter seus direitos trabalhistas garantidos. 

Sendo assim, o funcionário em viagem tem o direito a intervalos, reembolso das despesas ou ajuda de custo para financiamento da viagem, bem como pagamento por hora extra e sobreaviso. 

Além disso, vale lembrar que o ideal é que a empresa invista em um seguro viagem para esse funcionário e garanta o auxílio necessário caso ocorra algum problema durante o período da viagem.

Espresso: gestão de viagens corporativas

A plataforma do Espresso permite que os colaboradores registrem suas despesas instantaneamente, seja tirando fotos de recibos ou inserindo informações diretamente no aplicativo. Isso elimina a necessidade de lidar com papelada e garante que todas as despesas sejam registradas com precisão e prontidão.

Além disso, o Espresso simplifica o processo de aprovação de despesas. Com base nas políticas da empresa, a plataforma pode aprovar automaticamente as despesas que estejam dentro dos limites estabelecidos, agilizando o processo e permitindo que os colaboradores se concentrem em suas tarefas principais. 

Despesas que requerem revisão são encaminhadas para a aprovação apropriada, garantindo a conformidade com as políticas de despesas. Outro recurso é a capacidade de gerar relatórios detalhados e personalizados. Esses relatórios são essenciais para a prestação de contas, reembolsos e auditorias internas. 

Além disso, o Espresso também oferece a possibilidade de integração com sistemas de gestão financeira, facilitando ainda mais o controle e a análise das despesas. Com a automatização de processos, é possível reduzir erros e fraudes, garantindo uma gestão mais eficiente e transparente.

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