Política de reembolso: o que é e como elaborar para sua empresa

A política de reembolso estabelece diretrizes e regras claras para a realização de despesas, desde a solicitação até o pagamento, buscando garantir transparência, controle e conformidade com os objetivos organizacionais.

Neste guia completo, apresentaremos um passo a passo para a  criação da política de despesas, abordando desde a definição dos objetivos até a comunicação, treinamento e controle das despesas. 

Ao seguir esses passos, você poderá criar uma política eficiente e alinhada com as necessidades da sua empresa, promovendo uma gestão financeira sólida e eficaz. 

O que é a política de reembolso?

A política de reembolso é um conjunto de regras estabelecidas pelas empresas para guiar e controlar os gastos dos funcionários em áreas como viagens, refeições e suprimentos. Ela define limites de gastos, procedimentos de aprovação e tipos de despesas reembolsáveis, garantindo que os gastos estejam alinhados com os objetivos e valores da empresa.

Ao elaborar uma política os objetivos podem variar de acordo com cada empresas, mas a alguns exemplos comuns incluem:

• Controlar os gastos: Estabelecer limites e critérios para as despesas corporativas, evitando gastos desnecessários ou excessivos.
• Garantir a conformidade: Assegurar que as despesas estejam em conformidade com as leis, regulamentos e políticas internas, reduzindo riscos legais e fiscais.
• Promover a transparência: Estabelecer diretrizes claras para os colaboradores, garantindo que eles compreendam os critérios e procedimentos para as despesas corporativas.
• Otimizar o uso dos recursos: Direcionar os recursos disponíveis para as áreas mais estratégicas, identificando oportunidades de economia e eficiência.
• Facilitar o planejamento financeiro: Fornecer informações precisas e atualizadas sobre as despesas, permitindo um melhor planejamento e alocação de recursos.

Quais despesas devem ser incluídas na política de despesas?

Ao definir o escopo da política de reembolso, é importante considerar os diferentes tipos de despesas que serão abrangidos. Isso pode incluir despesas relacionadas a viagens, alimentação, hospedagem, eventos corporativos, treinamentos, aquisição de materiais, entre outros.

Além disso, é necessário determinar a aplicabilidade da política, ou seja, a quais funcionários e departamentos ela se aplica. Pode ser que a política se estenda a todos os colaboradores da empresa, independentemente do cargo ou nível hierárquico, ou pode ser segmentada para determinados setores ou cargos específicos.

Dica!

Ao elaborar a política de despesas corporativas, é fundamental envolver as partes interessadas relevantes. Isso pode incluir os seguintes grupos:

Alta administração: O envolvimento é essencial para definir os objetivos estratégicos da política, fornecer direcionamento e aprovar a sua implementação.

Departamento financeiro: Desempenha um papel crucial na definição dos limites de gastos, no controle e na análise das despesas, garantindo que estejam em conformidade com o orçamento e as políticas financeiras.

Recursos Humanos: Pode contribuir na definição das políticas relacionadas a reembolso de despesas, benefícios e incentivos, bem como na comunicação e treinamento dos colaboradores.

Gestores e colaboradores: Devem ser consultados para fornecer insights sobre as necessidades e desafios relacionados às despesas corporativas, bem como para garantir que a política seja clara e aplicável à realidade. 

Definindo a equipe responsável

A definição da equipe responsável pela política de reembolso é essencial para garantir uma gestão eficiente e contínua. A composição desse time pode variar de acordo com o tamanho e a estrutura da empresa, mas algumas funções chave são comuns. 

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Papéis e responsabilidades dos envolvidos

Gerente de Finanças ou Controller 

Este cargo, geralmente, desempenha um papel central na equipe responsável pela política de despesas corporativas. Suas responsabilidades podem incluir a definição dos limites de gastos, o estabelecimento de diretrizes e controles financeiros, a análise e o monitoramento das despesas, bem como a garantia de conformidade com as políticas internas e regulamentações externas.

Recursos Humanos

Este departamento pode desempenhar um papel importante na definição e implementação da política de despesas corporativas. Suas responsabilidades podem incluir a comunicação com os colaboradores, o treinamento em relação às diretrizes e procedimentos, a gestão dos benefícios relacionados a despesas corporativas, como planos de viagem e programas de reembolso, e a resolução de dúvidas ou questões relacionadas às despesas.

Gestores de departamento

Eles devem entender e comunicar as diretrizes aos colaboradores, aprovar as solicitações de despesas dentro de seus limites de autoridade e monitorar o cumprimento das políticas em sua equipe.

Colaboradores

Os colaboradores também têm um papel importante na política de despesas corporativas. Eles devem compreender e aderir às diretrizes estabelecidas, realizar solicitações de despesas de acordo com os procedimentos definidos, fornecer documentação adequada e cumprir as políticas e limites estabelecidos para garantir a conformidade e a transparência.

Comitê de despesas corporativas (se aplicável)

Em algumas organizações, pode ser benéfico estabelecer um comitê de despesas para auxiliar na definição, revisão e implementação da política. Esse comitê pode ser composto por representantes dos principais departamentos envolvidos, como Finanças, Recursos Humanos e gestores de diferentes áreas. As responsabilidades desse comitê podem incluir:

• Definir e revisar a política de despesas corporativas, levando em consideração as necessidades e especificidades de cada área;
• Estabelecer limites de gastos e critérios para diferentes categorias de despesas;
• Analisar e aprovar exceções ou solicitações especiais que estão fora dos limites estabelecidos;
• Monitorar o cumprimento da política e revisar regularmente para garantir sua eficácia e relevância contínuas.

A criação do comitê proporciona uma abordagem colaborativa e pode ajudar a garantir que a política seja equilibrada, justa e adequada às necessidades e realidades da empresa.

Como criar categorias de despesas para a política?

Cada categoria agrupa despesas semelhantes e permite uma melhor análise e monitoramento. Ao criar uma política de reembolso, é importante identificar os principais grupo de despesas relevantes para a sua organização.

Identificando as principais categorias

As categorias de despesas podem variar de acordo com a natureza do negócio, mas algumas são bem comuns e incluem:

Viagens: Engloba despesas relacionadas a passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre, locação de veículos, taxas de visto, entre outros.

Alimentação: Inclui despesas com refeições durante viagens a trabalho, refeições de negócios, eventos corporativos e alimentação em escritórios ou filiais.

Entretenimento: Compreende despesas relacionadas a entretenimento de clientes, fornecedores ou funcionários, como ingressos para eventos esportivos, shows, jantares de negócios, brindes corporativos, entre outros.

Material de escritório: Engloba despesas com aquisição de materiais de escritório, como papel, canetas, impressoras, cartuchos de tinta, equipamentos de informática, software, entre outros.

Telecomunicações: Inclui despesas relacionadas a serviços de telefone fixo, celular, internet, planos de dados, teleconferências, entre outros.

Treinamento e desenvolvimento: Compreende despesas relacionadas a treinamentos, cursos, workshops, seminários, material educacional, assinaturas de revistas especializadas, entre outros.

Marketing e publicidade: Despesas com atividades de marketing, como anúncios impressos, campanhas publicitárias, marketing digital, eventos promocionais, brindes publicitários, entre outros.

Seguros: Compreende despesas relacionadas a seguros empresariais, como seguro de saúde, seguro de vida, seguro de responsabilidade civil, entre outros.

Subcategorias e limites de gastos para cada categoria

Dentro de cada categoria de despesas, é útil estabelecer subcategorias específicas e limites de gastos correspondentes. Por exemplo:

Categoria: Alimentação

Definir limites razoáveis para cada subcategoria, levando em consideração fatores como a posição hierárquica do colaborador e a natureza da viagem. Por exemplo, no dia a dia o colaborador pode ter liberado R$40,00 para almoço, mas numa viagem por se tratar de um local mais caro, a empresa pode definir o gasto de R$60,00.

Categoria: Viagens

Inclua exemplos de despesas aceitáveis, como passagens econômicas em voos domésticos, hotéis de categoria padrão, refeições dentro de limites pré-estabelecidos.

Orientações: Explique as políticas relacionadas a prazos de reserva, políticas de reembolso, restrições específicas para destinos internacionais, entre outros.

Processo de aprovação dos gastos

O processo de aprovação envolve um fluxo de trabalho claro e definido para a solicitação, análise e aprovação das despesas realizadas pelos colaboradores da empresa. Além disso, ele pode variar de acordo com a estrutura e as políticas da empresa. No entanto, geralmente segue um padrão com algumas etapas demonstradas a seguir. 

Fluxo de aprovação

1 - Solicitação de despesas

O colaborador preenche um formulário ou utiliza um sistema específico para registrar as informações da despesa, como a categoria, o valor, a data e a justificativa. Esse formulário pode ser digital ou físico, dependendo dos processos adotados pela organização.

2 -Análise inicial

A equipe responsável pela política de despesas ou o gestor imediato do colaborador realiza uma análise das informações fornecidas na solicitação. Nessa etapa, verifica-se se a despesa está dentro dos limites estabelecidos, se a justificativa é adequada e se todos os documentos de suporte necessários foram anexados.

3- Aprovação

A solicitação é encaminhada para o próximo nível de autoridade, que pode ser um gestor de departamento ou um responsável financeiro. Esse responsável avalia a solicitação com base nos critérios estabelecidos e decide se aprova ou rejeita a despesa.

4- Revisão final

Em alguns casos, pode ser necessário um nível adicional de revisão ou aprovação, como um comitê de despesas corporativas. Essa etapa ocorre quando a despesa excede determinados limites ou envolve categorias específicas que exigem uma análise mais detalhada.

5 - Notificação ao colaborador

Após a aprovação, o colaborador é notificado sobre a decisão. Em caso de rejeição, são fornecidas as devidas justificativas e orientações para ajustes necessários.

Registro e processamento: As despesas aprovadas são registradas no sistema financeiro da empresa para fins de rastreamento e contabilização. O processo de reembolso, se aplicável, também é iniciado nessa etapa.

Criando a política de reembolso

O reembolso de despesas consiste no processo de ressarcimento dos colaboradores pelos gastos legítimos realizados em nome da empresa. Estabelecer uma política clara de reembolso e definir os procedimentos e documentação necessários é fundamental para garantir um processo eficiente e transparente.

O que não pode faltar na política de reembolso?

A política de reembolso de despesas é um documento que estabelece as diretrizes e os critérios para o reembolso dos gastos corporativos. Essa política deve abordar aspectos como:

Despesas elegíveis: Definir quais despesas são elegíveis para reembolso, com base nas categorias estabelecidas na política de despesas corporativas.

Limites de reembolso: Estabelecer limites máximos para o reembolso de cada categoria de despesas, levando em consideração fatores como a posição hierárquica do colaborador e a política de gastos da empresa.

Procedimentos de solicitação: Descrever os procedimentos que os colaboradores devem seguir para solicitar o reembolso de suas despesas, incluindo o preenchimento de formulários ou o uso de um sistema específico.

Prazos de solicitação: Definir prazos para a submissão das solicitações de reembolso, garantindo que sejam enviadas dentro de um período razoável após a realização das despesas.

Documentação necessária: Especificar a documentação que deve ser fornecida juntamente com a solicitação de reembolso, como recibos, notas fiscais, comprovantes de pagamento e relatórios detalhados das despesas.

Processo de revisão e aprovação: Explicar como as solicitações de reembolso serão revisadas e aprovadas, incluindo os níveis de autoridade responsáveis por essa tarefa.

Forma de pagamento: Indicar a forma de pagamento do reembolso, seja por meio de depósito bancário, transferência eletrônica ou outro método adotado pela empresa.

Quais documentos devo solicitar?

A documentação necessária para solicitar o reembolso de despesas pode variar, mas geralmente inclui:

• Recibos ou notas fiscais: Comprovam o pagamento da despesa e devem conter informações detalhadas, como o nome do estabelecimento, a data, a descrição dos itens adquiridos e o valor.
• Comprovantes de pagamento: Caso a despesa tenha sido paga com cartão de crédito ou débito, é necessário fornecer o comprovante dessa transação.
• Relatório detalhado de despesas: Em alguns casos, pode ser solicitado um relatório detalhado das despesas, descrevendo o propósito e a natureza dos gastos.

É importante enfatizar aos colaboradores a importância de manter a documentação correta e organizada, pois ela será fundamental para comprovar a legitimidade dos gastos e garantir um processo de reembolso eficiente e transparente.

Controle e monitoramento das despesas

O controle das despesas corporativas são essenciais para garantir que os gastos estejam alinhados com as políticas estabelecidas e que sejam realizados de forma adequada e eficiente. Esses processos permitem uma análise detalhada, identificando possíveis áreas de melhoria, redução de custos e garantindo a conformidade com as políticas internas.

Uso de sistemas para rastrear despesas

Essas soluções permitem o registro e rastreamento centralizado das despesas, proporcionando maior visibilidade e controle sobre os gastos realizados. Além disso, essas ferramentas podem ser integradas com cartões corporativos, permitindo o registro automático das transações. 

Outro ponto, um sistema ainda pode oferecer recursos como categorização de despesas, anexação de comprovantes e geração de relatórios detalhados.

Relatórios e análise de despesas

A geração de relatórios e a análise das despesas são etapas fundamentais para entender os padrões de gastos da empresa e identificar possíveis áreas de economia. Por meio desses relatórios, é possível visualizar as despesas por categoria, período de tempo ou centro de custo, permitindo a identificação de tendências, outliers e oportunidades de otimização.

Além disso, a análise das despesas possibilita uma melhor compreensão dos custos envolvidos em cada atividade ou projeto, auxiliando na tomada de decisões estratégicas relacionadas ao orçamento e alocação de recursos.

Auditoria e conformidade

A auditoria das despesas corporativas é um processo de revisão sistemática dos registros, documentos e procedimentos relacionados às despesas. Esse processo é conduzido para garantir a conformidade com as políticas estabelecidas, identificar possíveis fraudes ou erros e mitigar riscos financeiros.

A auditoria pode ser realizada internamente, por uma equipe de auditoria interna, ou externamente, por uma empresa independente. Ela envolve a revisão dos registros de despesas, a verificação da documentação de suporte, a análise dos processos de aprovação e reembolso, entre outros aspectos relevantes.

Tecnologia para aprovação da política de despesas 

Com o Espresso, é possível cadastrar suas políticas de despesas, permitindo a conferência automática dessas regras para que você não precise aprovar relatório por relatório. Com a nossa plataforma, você terá controle total sobre as políticas de despesas de viagens, podendo criar quantas regras diferentes desejar para cada tipo de despesa, como alimentação, transporte, hospedagem, quilometragem e outros.

Uma das vantagens do Espresso é a possibilidade de personalizar políticas de despesas diferentes para grupos de pessoas distintas, levando em consideração cargos, projetos, unidades e departamentos. Com regras de valor máximo por despesa e por diária de viagem, você terá um controle mais rigoroso sobre os gastos corporativos.

Além disso, a plataforma do Espresso facilita a auditoria dos relatórios de despesas corporativas, uma vez que as políticas estão bem definidas e são acompanhadas por alertas dentro da própria plataforma. Isso agiliza o processo de auditoria e ajuda a manter os colaboradores cientes das políticas de despesas, evitando erros e aprovações manuais.

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