GMO: O que é gestão da mudança e como implementar com sucesso

Mudar incomoda, pois exige que saiamos de nossa zona de conforto. No entanto, esse processo pode ser necessário por diversos motivos, como a implementação de uma nova tecnologia, a transição para uma nova estratégia ou uma mudança organizacional. A gestão da mudança surge para auxiliar que esse processo seja mais tranquilo.

Um processo de gestão de mudanças é um conjunto de estratégias que visa estabelecer uma transição positiva e uma adaptação saudável dentro de uma organização.

Um exemplo de gestão de mudanças organizacionais que todas as empresas viveram e ainda vivem é a introdução da tecnologia em seu dia a dia. Imagine quando os computadores e a internet começaram a fazer parte do dia a dia de todo o tipo de empresa?

A introdução de sistemas e softwares precisou de um período para ser realmente introduzida e inserida na rotina das organizações e de seus colaboradores. Essa transformação digital continua, mas nem só ela depende do processo de gestão de mudanças.

Sem um procedimento de gestão de mudanças para garantir o sucesso, podem ocorrer vários tipos de interrupções, diminuindo a produtividade e consumindo recursos valiosos para a empresa, que poderiam ser investidos em outras áreas.

Logo, implementar e seguir algumas etapas da gestão de mudança é fundamental para uma empresa sobreviver e se destacar, mesmo em um cenário desafiador de transição.

O que é GMO?

A gestão das mudanças organizacionais (GMO) envolve estratégias e práticas utilizadas para planejar, implementar e monitorar mudanças em uma organização, com o objetivo de melhorar a eficiência, a eficácia e a adaptação a novos desafios. A gestão de mudanças organizacionais abrange diversos aspectos, desde a comunicação eficaz com os colaboradores até a análise de impacto das mudanças nos processos e na cultura da empresa.

É uma disciplina importante para o sucesso de projetos de transformação nas organizações.

A importância do GMO nas empresas

De fato, como dissemos acima, a palavra mudança causa medo em muitas pessoas, mas é impossível viver sem ela. Aliás, em grande parte das vezes a mudança – mesmo trabalhosa e desconfortável – é necessária para fazer a empresa avançar e se manter competitiva e em crescimento.

Entretanto, se você já passou por alguma mudança corporativa, ou mesmo pessoal, sabe como a falta de organização e processos, pode causar muitos problemas. Para evitar que isso aconteça, entra o processo de gestão de mudanças, que tem o objetivo de tornar mais organizada as alterações organizacionais.

Prova disso é a lista de vantagens que a introdução de um processo de gestão de mudanças pode trazer para a organização:

• identifica problemas e gargalos nos processos da empresa,
• iniciar um trabalho de melhoria contínua na organização,
• reduz riscos de problemas e falhas,
• identifica oportunidades,
• contribui para a cultura de inovação da empresa
• aumenta a produtividade da equipe,
• contribui para o melhor uso dos recursos financeiros e humanos da empresa,
• gera mais lucratividade, ao reduzir custos e encontrar oportunidades de faturamento, e mais.

Para aplicar um procedimento de gestão de mudanças efetivo, é preciso realizar análises e estudar a organização como um todo. Para tanto, é crucial que o gestor e seu time respondam a importantes perguntas, como as descritas a seguir.

Essas perguntas podem ser compreendidas de fato como as etapas da gestão de mudança, que incluem:

1. Estabelecer onde estamos hoje
2. Definir uma plataforma de comunicação
3. Garantir que todas as mudanças foram aprovadas
4. Criar um processo de dimensionamento
5. Dimensionar o impacto provável da mudança em certas equipes e indivíduos
6. Prever onde queremos estar daqui a 6 ou 12 meses?
7. Distribuir os agentes que serão responsáveis por mais atividades?

Entenda mais sobre cada uma dessas etapas da gestão de mudanças organizacionais, a seguir.

Como identificar o momento da minha empresa?

Determine o estado atual da sua organização e o que você já tem à sua disposição. Entenda quais membros da equipe estão disponíveis para ajudar na transição.

Além disso, é preciso entender o que deve ser mudado e por que? Onde esse processo de mudança irá acontecer e qual é o seu objetivo?

Para responder a essas perguntas é fundamental olhar para dentro da empresa e entender o que precisa ser reorganizado. Qual processo precisa de melhorias?

Usar dados e ferramentas de business intelligence (BI) vai contribuir para que sua empresa priorize áreas e processos que devem ser otimizados. Além disso, por meio dessas informações, as decisões estratégicas são mais assertivas e é mais fácil identificar o que está causando determinado problema. Com essas informações em mãos, é mais fácil identificar uma mudança benéfica para a área.

Por isso, compreender o cenário atual da empresa é a primeira etapa da gestão de mudança. Ela direciona todas as demais e contribui para a definição do novo cenário desejado e o que deve ser feito para isso.

Como criar um processo de GMO?

Um processo de gestão de mudanças eficaz deve incluir uma estratégia de comunicação interna e externa (e não só manter as partes interessadas ou a equipe de liderança informada).

A gestão de mudanças organizacionais geralmente envolve toda a empresa, portanto, esteja preparado para comunicar atualizações antes, durante e depois da implementação.

Os canais de comunicação internos são exemplos de gestão de mudanças baseada em um modelo atual, que prioriza o alinhamento da empresa.

Mesmo que um ou outro setor sofra maior ou menor impacto com as mudanças, toda a empresa deve ser informada sobre as alterações em processos, afinal, a falta de comunicação na internet pode gerar diversos problemas, inclusive junto aos clientes.

Como aprovar mudanças?

Pense em todos os interessados como um conselho de consultoria de mudanças. É importante que as etapas da gestão de mudança sejam aceitas antes de avançar.

Se ele não for aprovado, entenda por que e trabalhe com as partes interessadas para ajustar o procedimento. Lembre-se: é muito mais fácil corrigir antes da implementação do que depois.

Qual é o processo de dimensionamento?

Qualquer procedimento de gestão de mudanças normal enfrentará alguns probleminhas. No entanto, você pode se preparar implementando um processo de dimensionamento antes de começar.

Qual é o impacto provável da mudança em certas equipes e indivíduos?

O processo de gestão de mudanças pode ser estressante, especialmente se a mudança for uma emergência. Tente ver as coisas do ponto de vista de cada equipe e indivíduo envolvido e imagine o quanto a mudança afeta o desempenho da equipe e a satisfação dos funcionários.

Onde queremos estar daqui a 6 ou 12 meses?

É impossível medir o sucesso do processo de gestão de mudanças se você não sabe ao certo qual é o resultado final desejado. E não só o resultado imediato após a implementação; imagine o resultado daqui a 6 ou 12 meses.

Os agentes serão responsáveis por mais atividades?

Após a implementação, a mudança geralmente pode afetar a experiência do cliente. Prepare-se para um aumento das solicitações de suporte.

Algumas alterações podem exigir atualizações da documentação, exibição de mensagens no produto etc.

Portanto, pode ser necessário que seus agentes gastem mais tempo do que o normal nessas atividades.

Dicas para aplicar um processo de gestão de mudanças de sucesso

Além das etapas da gestão de mudanças que listamos acima, para que a transição aconteça de forma planejada e saudável, é crucial seguir algumas dicas de como tornar esse gerenciamento mais eficaz.

1. Envolver as pessoas certas

Assegure-se de que todos os interessados e participantes no plano de gestão de mudanças organizacionais estejam cientes de tudo, especialmente suas funções. Listamos algumas dicas para a implementação fácil mesmo de grandes mudanças:

• Tente obter a aprovação de 50% da organização para impulsionar uma mudança em larga escala.
• Considere o uso de grupos piloto como uma maneira segura de fornecer prova de conceito.
• Recrute agentes de mudança de diferentes departamentos para garantir que todos sejam representados no processo.
• Forneça comunicações semanais que incluam as atualizações e próximas etapas.
• Use uma sala de projeto dedicada, assegurando que os interessados sempre tenham um espaço para reuniões. Ofereça reuniões de “almoço informativo”, onde você pode fazer apresentações sobre a mudança e responder a perguntas na hora.
• Use isso como uma oportunidade para quebrar barreiras tradicionais e colocar a empresa para funcionar como uma unidade coesa. Desafie as normas da cultura organizacional se elas forem obstáculos para o sucesso do processo de gestão de mudanças.

2. Certificar-se de que possui a infraestrutura certa

Aqui está outra pergunta importante a se fazer: temos a configuração necessária para fazer essas mudanças sem problemas?

À medida que sua organização cresce, as necessidades comerciais e os problemas dos clientes ficam mais complexos, portanto, seu software precisa se adaptar.

Quanto mais complexas as configurações e as alterações necessárias, maior o risco para o seu ambiente de produção, seus agentes e, no pior dos casos, seus clientes se essas alterações não forem implementadas corretamente.

Além de garantir que as pessoas certas estejam gerenciando a transição, use também ferramentas que ajudem você a implementar a mudança sem riscos.

3. Celebrar e abraçar as mudanças

Uma gestão de mudanças organizacionais bem-sucedida depende do trabalho duro de várias pessoas. Inclua uma celebração em sua proposta de mudança para destacar o lançamento da nova iniciativa, além das vitórias em longo e curto prazo.

As vitórias devem ser coletadas, categorizadas e comunicadas de maneira rápida e frequente para acompanhar o ritmo do progresso, energizar sua equipe e impulsionar a mudança.

Ao abraçar essa o processo de gestão de mudanças como caminho para estratégias para aumentar as vendas e alcançar outros resultados positivos, a sua empresa pode se tornar um exemplo de gestão de mudanças de sucesso.

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Se sua empresa quer, não apenas sobreviver, mas ser bem sucedida nos próximos anos, é hora de começar a pensar em mudanças. Como falamos ao longo do texto, é necessário entender bem o momento que a empresa está vivendo e revisar processos.

Relatórios de despesas de viagem, por exemplo, podem facilmente ser substituídos por um aplicativo que registra os gastos através de foto e envia diretamente para o aprovador. Você elimina a conferência individual de notinhas com uma tecnologia antifraude, descarta a impressão de relatórios e o armazenamento desses arquivos para fins fiscais. É um ótimo lugar para começar a aplicar as técnicas de GMO.

Agende uma demonstração e fale com um dos nossos consultores para saber como podemos transformar sua gestão de despesas.

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