Como funciona a Nota de Débito e Tributação de Reembolsos?

Muito comum no dia a dia de consultorias e empresas que trabalham no formato de projetos para clientes, o reembolso de despesas pelo cliente final é um assunto ainda polêmico e que divide opiniões.

Alguns questionamentos são bem comuns como:  “Devo emitir nota fiscal e pagar os tributos em cima desses valores?”,  “Eles são despesas administrativas que viabilizem o serviço ou são custos do serviço?”, “As famosas Notas de débito são suficientes para conseguir receber do meu cliente?”.

Neste texto, vamos esclarecer pontos importantes que você precisa saber sobre notas de débitos.

Conceitos básicos para a Nota de Débito

Antes de começarmos, vamos revisar rapidamente os conceitos básicos de Receitas, Despesas e Custos. Eu sei que pode parecer básico, mas é sempre bom lembrar, principalmente quando estamos lidando com a prática do dia a dia, onde esses termos podem acabar se misturando. Vamos lá?

Receitas

De maneira formal, a definição de receita está relacionada ao patrimônio da pessoa. Receber receita significa obter um valor que afeta o patrimônio ou riqueza.

A palavra receita vem do latim “recepta“, que se refere a valores recebidos. O termo “receita” significa o conjunto ou soma que entram no patrimônio de uma pessoa, física ou jurídica, pública ou privada, sem quaisquer reservas ou condições. Esses valores acrescentam ao patrimônio como um elemento novo e positivo.

É importante destacar a relação entre receita e patrimônio. A receita é um ingresso de valores para a empresa por meio da venda de produtos ou prestação de serviços, por exemplo. Esses valores constituem um incremento no patrimônio da empresa.

Despesas

As despesas são todos os gastos que não estão diretamente relacionados com a atividade principal da empresa. Alguns exemplos incluem despesas administrativas, folha de pagamento, custos fixos como aluguel, água e energia, e despesas com vendas e marketing. Geralmente, esses tipos de gastos não estão diretamente vinculados à atividade fim do negócio.

Custos

Estes sim são os gastos ligados diretamente à atividade principal da empresa. No caso de um produto, a matéria-prima utilizada para a produção de um item é considerada um custo e não uma despesa.

No entanto, no caso de prestação de serviços, como em consultorias, a definição de custo e despesa pode não ser tão clara. Um exemplo de custo em uma consultoria seria a hora do consultor, que deve ser contabilizada em uma nota fiscal com todos os tributos devidos.

Mas e os gastos que o consultor teve para prestar o serviço? Seriam custos ou despesas? Vamos explorar essa questão com mais detalhes no próximo tópico para você aprender tudo sobre a nota de débito.

Reembolso de despesas

Quando se trata do gerenciamento de despesas corporativas, é essencial que as empresas tenham processos claros e eficientes para garantir que seus funcionários possam ser reembolsados de maneira justa e rápida pelos gastos realizados em nome da empresa. É nesse contexto que soluções como o Espresso se tornam cada vez mais populares.

Com a nossa plataforma, os funcionários podem facilmente enviar fotos dos recibos pelo aplicativo, e o processo de aprovação e reembolso é feito de maneira totalmente digital, eliminando a necessidade de relatórios em planilhas e comprovantes físicos.

Do outro lado, surge a dúvida se quando a empresa cobra o seu clientes por esses gastos que seu colaborador executa, configura-se um custo inerente ao serviço ou apenas um reembolso de despesas. Você sabe a resposta? Infelizmente, é depende.

Custo inerente ao serviço ou apenas um reembolso de despesas?

No nosso entendimento, reembolsos de despesas caracterizam-se por valores que efetivamente foram pagos pela contratada/empregado. No caso, consultoria e consultor, mas que correspondem às despesas ou custos da contratante/empregadora (cliente final), não constituindo acréscimo patrimonial (lembra do acréscimo patrimonial??).

Por esse motivo, a empresa não precisa contabilizar pelo seu serviço. Nesse caso, é necessário apenas ressarcir o colaborador daquele gasto, pois esses gastos específicos não constituem parte do serviço e, por esse motivo, não precisam ser tributados. Aqui temos um caso onde é possível cobrar o seu cliente através de nota de débito.

Vale ressaltar que os valores decorrentes do preço do serviço devem ser justificados por meio de Nota Fiscal e recolher toda a tributação decorrente corretamente. Em alguns casos, empresas buscam desqualificar os recebimentos de receita tributável para reembolso de despesas na tentativa de diminuir a base de cálculo dos tributos, o que não constitui prática correta.

Nesse tipo de fraude ou erro, este procedimento pode acarretar penalidades em uma eventual fiscalização. Logo, as despesas de viagem, alimentação, descolamento que viabilizam a execução de um projeto fora do local que fisicamente está a empresa ou consultoria são consideradas reembolso por não realizar acréscimo ao patrimônio da empresa.

O que a legislação fala sobre o assunto?

Assim, poderão ser cobrados através de uma nota de débito e não deve gerar tributos. Veja a definição do STJ:

“TRIBUTÁRIO. IMPOSTO SOBRE SERVIÇOS DE QUALQUER NATUREZA. BASE DE CÁLCULO. REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM, ALIMENTAÇÃO E ESTADA DE EMPREGADOS QUANDO DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EM OUTRA LOCALIDADE. NÃO INCIDÊNCIA DO ISSQN.

1. A base de cálculo do ISS é o preço do serviço, consoante disposto no art. 9º, caput, do Decreto-Lei no 406/68.
2. Destarte, o preços do serviço é a contraprestação que o tomador ou usuário do serviço deve pagar diretamente ao prestador, vale dizer, o valor a que o prestador faz jus, pelos serviços que presta.
3. Consectariamente, as despesas realizadas com viagens, alimentação e estada de funcionários, para prestação do serviço em localidade diversa do estabelecimento do prestador, ostentam natureza indenizatória em virtude do repasse ao contratante para posterior reembolso, não integrando a remuneração pelo serviço prestado, porquanto não realizadas em favor de quem as efetuou. (…)”

Como se prevenir de (muita) dor de cabeça com a Nota de Débito?

Algumas empresas, para garantir que não serão autuadas em um evento de fiscalização, acabam por colocar esses valores dentro da Nota Fiscal. Simples né? Nem tanto.

Alguém tem que pagar a conta, e geralmente é o cliente final. Quando uma empresa paga tributos por esse tipo de despesa, ela acaba repassando esse valor para o cliente, aumentando o valor do preço do seu serviço. Para o cliente isso é ruim (óbvio), pois vai pagar mais pelo mesmo e para a consultoria isso também não vem sem consequências, dado que com um preço mais alto você pode perder competitividade e eventualmente, o próprio cliente.

Mas então como se prevenir e permitir que eu possa usar notas de débito e não ser tributado por essas despesas? Temos algumas dicas práticas para você:

1. O reembolso das despesas deve estar expressamente previsto nos contratos assinados entre o contratante/empregadora e contratado/empregado;
2. As despesas devem referir-se a gastos necessários, usuais e devidamente comprovados por meio de recebidos e/ou notas fiscais;
3. As despesas não devem tentar disfarçar efetivos custos da prestação de serviços do contratante/empregador, mas sim se limitarem a valores necessários à conclusão dos serviços e que carecem de reembolso;
4. O valor reembolsado para os colaboradores deve ser idêntico ao cobrado dos clientes. Não ganhe dinheiro com isso! Essa prática constitui acréscimo de patrimônio e pode te colocar em maus lençóis com a receita;
5. E por último, mas não menos importante, controle suas despesas com uma ferramenta que facilite a prestação de contas e o reembolso.

Não podemos deixar de ressaltar o último ponto. Para que haja legalidade na realização de reembolsos, é imprescindível que se comprove a origem das despesas, assim como realize a guarda dos recibos, notas ficais e outros documentos demonstrativos dos gastos despendidos.

Espresso: controle de gestão de despesas corporativas

Ter controle das despesas corporativas é fundamental para qualquer empresa que busca eficiência financeira e compliance tributário. Contudo, gerenciar esses gastos pode ser uma tarefa complicada, especialmente quando envolve o reembolso de despesas de colaboradores e a emissão de notas de débito para clientes. Felizmente, existem ferramentas como o Espresso que tornam esse processo simples e seguro.

Com o Espresso, é possível controlar e acompanhar os gastos corporativos de forma automatizada e segura, desde a prestação de contas até a criação de notas de débito. Dessa forma, evita-se erros e fraudes, além de garantir que todos os impostos sejam recolhidos corretamente. E o melhor: tudo isso sem a necessidade de papéis e planilhas complexas!

Se você quer conhecer mais sobre a ferramenta e ainda receber um parecer jurídico gratuito sobre o assunto, solicite uma demonstração grátis da plataforma do Espresso. Sua empresa merece ter o controle das despesas corporativas nas mãos!