[Infográfico] Como montar um workflow de aprovação para suas despesas corporativas

Muitas organizações enfrentam desafios com fluxos de trabalho burocráticos e demorados. Quando esses processos são entroncados, o resultado é a paralisação de documentos, como nas solicitações de reembolso de viagens corporativas, o que afeta tanto os colaboradores quanto os gestores. É aí que entra o workflow de aprovação de despesas.

Neste artigo, vamos explorar o conceito de workflow e como ele pode superar os obstáculos enfrentados pelas empresas. Você entenderá como esse processo pode agilizar a aprovação, eliminar a papelada e garantir maior eficiência na gestão financeira.

Prepare-se para descobrir como promover um fluxo contínuo de aprovação. Vamos começar!

Como funciona um workflow de aprovação de despesas?

O workflow de aprovação é um processo estruturado que define as etapas e as pessoas responsáveis pela análise e validação de solicitações de despesas corporativas. Ele engloba desde a submissão inicial da solicitação até a aprovação final, garantindo que todas as despesas sejam devidamente avaliadas e autorizadas antes do reembolso.

Esse workflow geralmente inclui a criação de um formulário de solicitação, onde os colaboradores preenchem informações como: o motivo da despesa, o valor, as datas e os comprovantes. A solicitação é então encaminhada para o responsável pelo processo de aprovação, que pode ser um gestor, um departamento financeiro ou um comitê designado.

Durante o processo de aprovação, podem ser definidos diferentes níveis de autorização, de acordo com o valor da despesa ou a hierarquia da empresa. Cada nível de aprovação pode exigir uma análise minuciosa dos detalhes da despesa, incluindo a conformidade com as políticas internas e a disponibilidade de orçamento.

O objetivo principal do workflow de aprovação de despesas é promover a transparência, o controle e a eficiência na gestão financeira da empresa.

Ao estabelecer um processo claro e bem definido, assegura-se que todas as despesas sejam adequadamente revisadas, reduzindo o risco de fraudes, erros ou gastos desnecessários.

Tipos de workflow

Existem diferentes tipos de fluxos de trabalho, variando em níveis de complexidade. Vamos abordar três dos 21 tipos mencionados em um artigo da IBM Corporation, sendo:

• Sequencial: as atividades são realizadas de forma linear, onde uma etapa deve ser concluída antes que a próxima possa começar.
• Paralelo: várias atividades ocorrem simultaneamente, sem a necessidade de uma etapa ser concluída para que outra comece.
• Escolha única: há direcionamentos aleatórios para as próximas etapas do processo, dependendo de condições específicas. O fluxo pode voltar ou seguir adiante com base em determinados critérios.

Passo a passo para criar um workflow de aprovação de despesas corporativas

Para garantir procedimentos eficientes, é necessário ter ferramentas que facilitem as diferentes etapas do workflow, pois elas auxiliam na gestão das demandas e no controle das atividades e responsabilidades.

É crucial que os procedimentos sejam claros e tenham informações bem definidas sobre o que, como, quando, porquê e quem deve realizá-los. Para isso, é necessário identificar as diferentes etapas do fluxo, quem é responsável por cada uma e quem deve monitorá-las.

Quando se trata de um fluxo de aprovação, o processo envolve a solicitação de reembolso, a análise em vários níveis e a aprovação ou negação. Com o Espresso, é possível automatizar partes desse processo.

Uma funcionalidade importante é definir a política de despesas, que envia mensagens aos colaboradores sempre que uma regra é infligida. Isso não apenas ajuda a garantir conformidade, mas também otimiza o fluxo de aprovação, evitando solicitações desnecessárias.

Para te ajudar a construir um processo de aprovações eficiente, criamos esse infográfico com dicas para você montar um workflow para suas despesas corporativas. Baixe agora gratuitamente!

Benefícios de um fluxo de aprovação eficiente

Um workflow de aprovações automatizado traz uma série de vantagens tanto para os viajantes quanto para os gestores. Conheça abaixo alguns dos benefícios que um fluxo de trabalho bem estruturado pode proporcionar:

Eficiência operacional: Um fluxo de aprovação bem estruturado e automatizado reduz a necessidade de tarefas manuais e repetitivas, resultando em maior eficiência operacional.

Controle e conformidade: Um workflow de aprovação eficiente permite um maior controle sobre as despesas corporativas, garantindo que todas as transações estejam de acordo com as políticas e diretrizes estabelecidas. Isso ajuda a evitar gastos desnecessários e reduzir o risco de fraudes.

Tomada de decisões mais assertivas: Com um fluxo estruturado, é possível ter acesso a informações detalhadas sobre as despesas, permitindo uma análise mais precisa e uma tomada de decisões mais embasada. Isso contribui para uma gestão financeira mais efetiva e estratégica.

Transparência e visibilidade: Um workflow de aprovação bem definido oferece transparência em todas as etapas do processo. Os colaboradores têm visibilidade sobre o status de suas solicitações e os gestores podem acompanhar o fluxo de aprovação de forma clara e organizada. Isso promove a confiança e a comunicação entre as partes envolvidas.

Melhoria da experiência do usuário: Um workflow de aprovação eficiente proporciona uma experiência mais positiva para os colaboradores, tornando o processo de solicitação e aprovação de despesas mais rápido, fácil e intuitivo. Isso resulta em maior satisfação e engajamento por parte dos usuários.

Qual plataforma ou aplicativo posso criar um fluxo de aprovação de despesas corporativas?

Sem dúvidas, um processo de aprovação automatizado promove maior autonomia e agilidade para a operação. Assim, não é necessário perder horas e horas conferindo planilhas ou correndo atrás de solicitação de aprovação.

Por isso, vamos te apresentar a nossa plataforma. O Espresso permite criar multiníveis de aprovação, onde a responsabilidade de validação dos relatórios de despesas é dividida entre os gestores dando velocidade e maior compliance ao processo.

Além disso, a nossa solução é web e mobile, o que permite que as despesas sejam acessadas em qualquer lugar e a qualquer momento. Assim que um relatório está disponível para análise, os aprovadores estipulados para aquele fluxo recebem uma notificação e podem fazer a aprovação imediatamente.

Isso proporciona maior flexibilidade e conveniência, eliminando a dependência de processos manuais e burocráticos. E tem mais, o funcionário consegue acompanhar em qual etapa do fluxo de aprovação está o seu relatório de despesas e os seus adiantamentos de viagem, quem falta aprovar e todo o histórico de aprovação direto do seu próprio app.

Você elimina a necessidade de impressões e aprovações presenciais, deixando todo esse processo de aprovação de relatório de despesas funcionando de forma 100% digital. Não perca mais tempo, agende agora mesmo uma demonstração gratuita com o nosso time de especialistas!