Gestão de adiantamentos e reembolsos de viagens: saiba como funciona

A gestão eficiente de adiantamentos e reembolsos de viagens é essencial para as empresas, oferecendo controle financeiro e satisfação aos funcionários. Com um sistema bem estruturado, as organizações podem evitar problemas como fraudes, além de direcionar recursos de forma eficiente.

Quer saber mais sobre como esse processo pode fortalecer a saúde financeira e melhorar a experiência de viagem dos colaboradores? Continue lendo o artigo para descobrir dicas e melhores práticas para sua gestão de adiantamentos e reembolsos.

O que é gestão de viagens?

A gestão de viagens refere-se ao processo de planejar, coordenar e controlar todas as atividades relacionadas às viagens corporativas de uma empresa. Isso inclui desde a definição de políticas e diretrizes até a reserva de passagens, hospedagem, controle de despesas e prestação de contas.

O objetivo principal é garantir que os deslocamentos sejam realizados de forma eficiente, dentro do orçamento estabelecido e em conformidade com as políticas internas da empresa. Tudo isso, visa maximizar o retorno sobre o investimento e proporcionar uma experiência positiva para os colaboradores.

A seguir, vamos apresentar alguns tópicos importantes para compreender melhor a gestão de adiantamentos e reembolso.

Como funciona o processo de solicitação de adiantamento de viagem?

O processo de solicitação de adiantamento de uma viagem, consiste em antecipar o recebimento de dinheiro para cobrir as despesas durante o período. Para que tudo ocorra de forma correta e organizada, algumas medidas podem ser tomadas para melhorar sua gestão de adiantamentos.

Formalize as solicitações

Primeiramente, é essencial que os funcionários estejam cientes das políticas e diretrizes da empresa em relação aos adiantamentos. Isso inclui informações sobre os limites estabelecidos de gastos, as categorias de despesas cobertas e quaisquer restrições específicas.

Outra dica é criar um formulário para o preenchimento do solicitante do adiantamento. Neste documento, pode conter dados como o propósito da viagem, a duração, o destino e uma estimativa dos custos envolvidos. É importante que a solicitação seja feita com antecedência suficiente para que a empresa tenha tempo hábil para avaliar.

Para apoiar a solicitação, os funcionários devem fornecer a documentação adequada, que pode variar de acordo com as políticas da empresa. Geralmente, isso inclui comprovantes de reserva de passagens, hospedagem, transporte e outros itens relevantes. Além disso, pode ser necessário apresentar uma planilha de orçamento detalhada, descrevendo as despesas previstas e como o adiantamento será utilizado.

Os limites de adiantamentos são estabelecidos pela empresa para controlar os gastos e garantir a conformidade financeira. Esses limites podem variar com base no cargo, na finalidade da viagem ou no nível hierárquico do funcionário.

Análise das solicitações de adiantamento

Na gestão de adiantamentos, o papel dos gestores ou do departamento financeiro é crucial para garantir uma avaliação adequada. Afinal, eles devem avaliar se faz sentido ou não o pedido daquele funcionário.

Para isso, eles podem considerar diversos critérios, como a finalidade da viagem, a importância do evento ou reunião, a necessidade das despesas antecipadas e a disponibilidade de recursos financeiros da empresa. Além disso, é comum considerar a consistência das informações fornecidas e se os valores solicitados estão de acordo com as políticas internas.

A definição de prazos também é importante para manter o fluxo de trabalho adequado. Portanto, deve ser estabelecido um tempo para a análise das solicitações. Da mesma forma, deve ser estipulada uma data para comunicar a aprovação ou negação do adiantamento ao solicitante.

Métodos de pagamento para os adiantamentos

Existem métodos comuns de pagamento que proporcionam conveniência e segurança. Duas opções frequentemente utilizadas são as transferências bancárias e os cartões corporativos, veja qual é a melhor opção para a sua gestão de adiantamentos.

Transferências bancárias

Nas transferências bancárias, a empresa transfere diretamente o valor acordado para a conta do funcionário. Essa abordagem oferece praticidade, pois o dinheiro é obtido por meio de saques em caixas eletrônicos, pagamentos com cartão de débito ou transferências adicionais conforme necessário durante a viagem.

É importante garantir que as informações bancárias do funcionário sejam mantidas em sigilo e que os protocolos de segurança da empresa estejam em vigor para proteger as transações financeiras.

Além disso, é recomendado que os funcionários sejam conscientizados sobre os riscos de segurança associados ao transporte de dinheiro em espécie. Incentive o uso de meios eletrônicos de pagamento sempre que possível, como cartões de débito ou crédito, e forneça informações sobre precauções de segurança, como manter o dinheiro em local seguro, evitar exibições públicas de grandes quantias e utilizar cofres nos hotéis.

Cartão corporativo

Os cartões corporativos são emitidos pela empresa e destinados a despesas de viagem. Com eles, os funcionários podem fazer pagamentos em estabelecimentos, hotéis, aluguel de carros e outras necessidades relacionadas à viagem.

Esses cartões oferecem controle e rastreamento mais precisos dos gastos, além de facilitarem a prestação de contas após o retorno.

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Prestação de contas do adiantamento

A manutenção de registros contribui para um melhor controle financeiro e uma prestação de contas adequada. A seguir, algumas orientações para os funcionários manterem registros precisos de suas despesas durante as viagens corporativas.

Em primeiro lugar, é importante que os colaboradores guardem todos os recibos e comprovantes relacionados às despesas incorridas durante a viagem. Isso inclui os hotéis, passagens aéreas, transporte, refeições, entre outros. É recomendado criar um sistema de organização para arquivar esses documentos de forma segura e acessível.

Além disso, deve ser orientado que os registros sejam feitos de forma regular. Seja por meio de um diário de despesas, uma planilha ou um aplicativo específico para controle de despesas.

É importante que os registros sejam detalhados, incluindo informações como data, valor, categoria de despesa e finalidade. Isso facilitará a prestação de contas posteriormente.

Para facilitar a prestação de contas, existem vários softwares disponíveis, como o Espresso. Essas soluções automatizadas permitem que os funcionários registrem suas despesas de forma rápida e fácil, tirando fotos dos recibos e utilizando recursos como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para extrair automaticamente as informações relevantes. Essas ferramentas também ajudam a categorizar as despesas, gerar relatórios personalizados e até mesmo integrar-se aos sistemas de contabilidade.

Como funciona o processo de solicitação de reembolso de viagem?

Após a conclusão de uma viagem corporativa, os funcionários podem solicitar o reembolso das despesas incorridas durante o período. Para isso, é importante seguir os procedimentos adequados e garantir a análise e validação corretas das despesas.

Confira algumas dicas de como o processo de reembolso pode ser construído na sua empresa.  

Organizando os comprovantes de despesas

Após a viagem, os funcionários devem reunir todos os comprovantes das despesas realizadas. Os recibos devem conter informações detalhadas, como a data, o valor, a descrição da despesa e o método de pagamento.

Os funcionários devem seguir os procedimentos estabelecidos pela empresa para solicitar o reembolso. Geralmente, isso envolve preencher um formulário de reembolso ou utilizar um sistema específico para submeter as despesas.

A análise e validação das despesas normalmente são realizadas pelo departamento financeiro ou pela equipe responsável. Essa etapa envolve a verificação dos documentos e a comparação com as políticas internas da empresa.

É comum que as despesas sejam analisadas com base nas políticas de reembolso, incluindo limites estabelecidos e categorias de despesas autorizadas. Em alguns casos, pode ser necessário fornecer justificativas adicionais para determinadas despesas, especialmente aquelas que estão fora do escopo usual.

Métodos de pagamento para os reembolsos

No processo de reembolso, é essencial estabelecer prazos claros e definir as formas de pagamento adequadas para garantir uma experiência eficiente e transparente. Veja algumas considerações importantes sobre esse aspecto.

Definição de prazos

É recomendado que a empresa estabeleça uma política e comunique aos funcionários sobre o tempo necessário para a análise e processamento dos reembolsos. É válido definir um prazo razoável, que considere a quantidade de despesas e a complexidade das análises, isso contribui para  manter o fluxo de trabalho adequado.

Formas de pagamento

No que diz respeito às formas de pagamento, a empresa pode adotar diferentes opções, dependendo de sua estrutura. Uma forma comum é o pagamento direto na conta bancária, realizado por meio de transferência. Essa opção é conveniente e rápida, permitindo que o funcionário receba o reembolso diretamente em sua conta, sem a necessidade de cheques ou processos físicos.

Outra alternativa é o uso de cartões de reembolso pré-pagos ou cartões corporativos, onde o valor do reembolso é carregado no cartão para uso posterior. Esses cartões também são uma opção, pois podem ser usados para pagamentos em estabelecimentos comerciais ou saques em caixas eletrônicos.

Independentemente da forma de pagamento escolhida, é importante que a empresa informe sobre como o reembolso será realizado. Isso inclui fornecer instruções sobre a documentação necessária e os procedimentos a serem seguidos para garantir um processamento rápido e preciso do reembolso.

O que a lei diz a respeito de adiantamentos e reembolsos de viagem?

Neste contexto, é importante considerar as regras fiscais aplicáveis e as obrigações legais relacionadas à documentação e à retenção de comprovantes. Veja alguns pontos  relevantes sobre este aspecto:

Regras fiscais aplicáveis

Em muitos países, existem regras específicas sobre a tributação desses valores, considerando se os adiantamentos são isentos de impostos ou se há a necessidade de tributação dos reembolsos. É fundamental que a empresa esteja em conformidade com as leis locais e que forneça orientações claras aos funcionários sobre a declaração correta desses valores em suas obrigações fiscais individuais.

Obrigações legais da empresa

A empresa tem a responsabilidade de cumprir as obrigações legais em relação à documentação e retenção de comprovantes de despesas de viagem. Dependendo das regulamentações fiscais do país, pode ser necessário manter esses documentos por um determinado período de tempo, a fim de comprovar a legitimidade das despesas e garantir a conformidade fiscal.

A empresa deve ter um sistema adequado de arquivamento e controle desses comprovantes, assegurando sua disponibilidade para fins de auditoria ou verificação fiscal. Portanto, é recomendado que a empresa consulte profissionais especializados em contabilidade e assessoria fiscal para garantir o cumprimento das regulamentações específicas da sua região de atuação.

Dicas para criar um bom processo de adiantamento e reembolsos

A gestão eficiente de despesas de viagem pode trazer benefícios significativos para as empresas, melhorando a eficiência e reduzindo a burocracia. Aqui estão algumas dicas para otimizar o processo e torná-lo mais ágil:

Estabeleça políticas claras: Defina políticas claras e bem comunicadas,  incluindo limites de adiantamentos, categorias de despesas cobertas, prazos para solicitação e prestação de contas, entre outros aspectos. Essas diretrizes ajudarão a evitar ambiguidades e facilitarão o entendimento dos colaboradores sobre o processo.

Simplifique o fluxo de aprovação: Evite aprovações desnecessárias e estabeleça níveis de autorização adequados para diferentes tipos de despesas. Isso agiliza o processo, reduz a burocracia e permite uma tomada de decisão mais rápida.

Utilize ferramentas de automação: Existem softwares disponíveis que ajudam a gerenciar e controlar os pedidos, a prestação de contas e os relatórios financeiros. Essas soluções automatizadas agilizam a captura de despesas, reduzem erros e permitem uma análise mais eficiente.

Promova treinamentos: Forneça treinamentos regulares para esclarecer dúvidas, atualizar sobre novas práticas e garantir que todos estejam cientes das melhores práticas e conformidade com as políticas da empresa.

Espresso: plataforma para gestão de adiantamento e reembolso de viagens

O Espresso oferece funcionalidades que simplificam e agilizam a gestão de adiantamentos e reembolsos. Uma das principais características é a automatização dos fluxos de trabalho.

Por meio de um sistema intuitivo, os funcionários podem solicitar adiantamentos e registrar suas despesas de viagem de forma rápida e eficiente. Isso elimina a necessidade de preenchimento manual de formulários e reduz a possibilidade de erros.

Outra vantagem é a facilidade na prestação de contas. Os funcionários podem enviar suas despesas diretamente pela plataforma, anexando comprovantes digitalizados. Isso evita o acúmulo de papéis e simplifica o processo de validação das despesas.

Além disso, o sistema realiza a análise automática dos gastos, verificando se estão em conformidade com as políticas estabelecidas pela empresa.

Para o financeiro, contribui para um maior controle e a análise centralizada de todas as despesas. A plataforma oferece recursos para gerenciar políticas de adiantamentos, definir limites e categorias de despesas, e controlar os fluxos de aprovação.

Não menos importante, o Espresso gera relatórios detalhados e personalizáveis, que auxiliam a equipe financeira na análise das despesas e na geração de insights valiosos. Isso resulta em processos mais eficientes, redução de burocracia, maior precisão nas análises, além de proporcionar uma experiência mais satisfatória para os funcionários.

A integração do Espresso na rotina da empresa se torna um aliado valioso para a gestão financeira e aprimoramento dos processos relacionados a viagens corporativas. Não perca tempo e agende uma demonstração gratuita do nosso sistema. Eleve para outro patamar sua gestão de adiantamentos e reembolsos.