Viagem a trabalho: conheça seus direitos e deveres

Em termos gerais, podemos definir as viagens a trabalho como qualquer situação em que um funcionário precise se deslocar em nome da empresa. Independentemente da finalidade desse deslocamento, que pode abranger desde visitas a clientes, participação em treinamentos e feiras, consultorias até a visitação de filiais, o que importa é que o funcionário esteja desempenhando uma atividade relacionada à empresa. Isso inclui até mesmo situações em que o trabalho ocorra na mesma cidade.

Com o advento da pandemia, muitas empresas se viram obrigadas a substituir suas atividades externas por reuniões virtuais, adaptando-se a uma nova realidade de distanciamento social para conter a propagação do vírus. No entanto, as viagens nunca cessaram por completo e, agora, mais do que nunca, estão voltando com vigor ao cenário corporativo.

Dado que as viagens frequentemente se mostram essenciais e fazem parte do cotidiano de profissionais de diversas áreas, é fundamental que aqueles envolvidos nessas deslocações estejam cientes de seus direitos. De fato, existem leis e regulamentos específicos criados para proteger os direitos dos trabalhadores que precisam viajar a serviço, como, por exemplo, a garantia de pagamento de diárias de viagem ou o reembolso de despesas. Neste artigo, compilamos as informações mais relevantes a esse respeito. Portanto, continue a leitura até o final para ficar bem informado.

O que é considerado uma despesas de viagem a trabalho?

É de se esperar que uma viagem a trabalho demande gastos. Sejam eles de combustível, transporte, hospedagem ou alimentação, o que poderá ser gasto pelo trabalhador em nome da empresa varia de acordo com a política interna.

As formas mais comuns de realizar este pagamento são as diárias de viagem, adiantamento e reembolso de despesas.

• Diárias de viagem: conforme a lei trabalhista estabelece, se trata de um valor dado ao funcionário para custear a viagem, é um pagamento regular quando o contrato de trabalho prevê viagens constantes;
• Adiantamento: possui a mesma finalidade das diárias de viagem, mas não são constantes, o empregador disponibiliza ao funcionário um adiantamento para arcar com as despesas da viagem;
• Reembolso de despesas: se trata de uma forma diferente de custear tais viagens, neste caso o próprio funcionário faz a viagem e arca com todas as despesas com seu próprio dinheiro em primeiro momento. Somente após realizada a viagem, o funcionário apresenta à empresa as notas fiscais comprovando seus gastos e então recebe uma indenização por eles, ou seja, seu reembolso.

O reembolso de despesas é uma opção bastante eficiente para as empresas, garantindo mais segurança financeira, prevenindo irregularidades e eliminando a morosidade do processo. No entanto, esse processo, quando feito de forma manual, pode ser oneroso para a empresa. Algumas soluções, como o Espresso, já oferecem alternativas que automatizam, otimizam e tornam esse processo livre de fraudes.

Independente de qual for a modalidade escolhida para custear as despesas da viagem, é importante ressaltar que tais despesas são de responsabilidade da empresa, elas podem ser passagens aéreas, rodoviárias ou ferroviárias, translado, gasto de quilometragem (caso a viagem seja realizada em carro próprio), ingressos e entradas em eventos corporativos, gastos com alimentação, hotéis, transportes públicos, etc.

Tal determinação tem sua base no art. 2º da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), ele estabelece que “cabe ao empregador assumir os riscos econômicos do negócio”, sendo assim a empresa não pode repassar para seus funcionários a responsabilidade de custear suas ferramentas de trabalho com seu próprio dinheiro, já que tais ferramentas têm como finalidade o benefício final do empregador e de sua empresa

Todos estes gastos são de responsabilidade da empresa, mesmo que em primeiro momento o funcionário pague todas elas com seu próprio dinheiro, a empresa está obrigada por lei a arcar com quaisquer despesas necessárias para que o funcionário possa exercer a atividade para a qual foi designado. Caberá à empresa escolher qual será a melhor forma de realizar tais pagamentos de acordo com suas políticas internas.

Por se tratar de uma verba indenizatória, ou de ressarcimento, tais valores não integram o salário do funcionário e não pode haver qualquer desconto fiscal sobre eles.

Em caso de despesas pessoais, como compras de presentes ou bens de benefício próprio independentes do exercício da atividade realizada, elas serão consideradas despesas não reembolsáveis ainda que realizadas durante a viagem de negócio.

Horas Extras

Outra importante dúvida que pode surgir diz respeito ao pagamento de horas extras, e neste caso não existe uma resposta clara de como elas deverão ser contabilizadas por que o pagamento irá depender do contrato de trabalho específico de cada funcionário.

De acordo com a CLT, o pagamento das horas extras é um direito de todo trabalhador, mas não existe nenhuma previsão clara quanto ao pagamento e contabilização dessas horas para funcionários que estão viajando à trabalho.

Existem duas situações principais que irão nortear a forma de lidar com as horas extras em casos de viagem a trabalho, elas são, o controle de horas trabalhadas e o tempo gasto à disposição da empresa.

O controle de horas trabalhadas

‍Nos casos em que o funcionário não possuir uma jornada fixa de trabalho, não poderemos falar em contabilizar horas extras durante a viagem corporativa, independente do período da viagem; porém nos casos em que o funcionário possui uma jornada fixa de trabalho o registro ou não das horas extras vai depender da quantidade de horas trabalhadas.

Caso o trabalhador cumpra com sua jornada de trabalho mesmo em viagem, não há de se falar em horas extras, porém se ele extrapolar tal jornada diária ou semanal em virtude da viagem, estará configurada a necessidade de se pagarem tais horas extras. Para realizar tal cálculo é importante levar em consideração que o pernoite e deslocamento não contam como horas trabalhadas, mas podem ser consideradas como tempo à disposição da empresa como veremos a seguir.

Tempo à disposição da empresa

‍Outra questão a ser levada em consideração, diz respeito ao tempo à disposição da empresa. Nos casos em que o funcionário tem suas atividades restringidas fora do horário de trabalho, ou seja, ele pode receber ordens da empresa a qualquer momento, isso significa que ele está à disposição da empresa.

Neste caso as horas extras devem ser contabilizadas mesmo que não se esteja exercendo nenhuma atividade direta, por que se a qualquer momento o funcionário pode ser acionado pela empresa ele de fato está vinculado a ela, não podendo realizar outras atividades e devendo receber por este período.

Acidentes de Trabalho

Caso ocorra algum acidente em viagens à trabalho, eles serão equiparados a acidentes de trabalho, e como em todo acidente de trabalho convencional o empregador está obrigado a comunicar o acidente junto ao INSS. Os primeiros 15 dias de afastamento são considerados como interrupção contratual e seu pagamento ficará a cargo do empregador, após esse período tais pagamentos serão de responsabilidade do INSS.

A fim de resguardar seus trabalhadores é possível que a empresa contrate uma apólice de seguro de viagem à trabalho, apesar de não ser muito comum devido à sua não obrigatoriedade em território nacional, porém em casos de viagens internacionais a contratação de um seguro neste sentido é obrigatória.

Adicional de Periculosidade

Além das horas extras, muito se questiona quanto a periculosidade envolvida nessas viagens e seu respectivo adicional, porém neste caso a CLT e a CF (Constituição Federal) são claras em estabelecer que o profissional que viaja a trabalho não tem direito ao adicional de periculosidade.

Conforme estabelecido no art. 7, inciso XXII da CF, e art. 193 da CLT, apenas trabalhadores que exercem “atividades penosas, insalubres ou perigosas” tem direito ao adicional de periculosidade, são exemplos de tais atividades, as que tem contato permanente com inflamáveis, explosivos ou condições de risco acentuados, atividades perigosas com risco de morte, como as atividades relacionadas a energia elétrica, explosivos, substâncias inflamáveis, radiação ionizante e substâncias radioativas.

Profissionais como frentistas de posto de combustível, operadores de distribuidoras de gás, funcionários no setor de energia elétrica, se enquadram nos casos estabelecidos pela lei e recebem o adicional de periculosidade, porém os trabalhadores que viajam a trabalho mesmo que regularmente não se encaixam em tal categoria, não possuindo direito de receber o adicional de periculosidade.

Afinal, por que é importante conhecer os direitos e deveres de quem viaja a trabalho?

Por fim, observamos que as viagens à trabalho possuem características específicas e importantes, cabendo tanto ao funcionário quanto a empresa entenderem de forma clara todos os direitos e deveres envolvidos neste processo.

Para que tudo ocorra da melhor forma possível é preciso que a empresa respeite os direitos estabelecidos na lei e os explique aos seus funcionários, e caberá aos funcionários não ir além de tais direitos, sendo justo e honesto com seus gastos, repassando todas as etapas da viagem em detalhes para a empresa, para que assim ela possa assumir todos os riscos e gastos envolvidos na viagem sem nenhum ônus ao trabalhador, além de garantir seu acolhimento em caso de acidentes.

O melhor caminho para que ambas as partes se sintam respeitadas é um bom diálogo e uma boa organização empresarial interna, estabelecendo os objetivos da viagem e quais serão as ferramentas utilizadas para sua realização, para que a viagem possa ocorrer de uma forma segura, planejada, justa e que beneficie tanto o funcionário quanto a empresa.