Despesas administrativas: o que é e a melhor forma de controlar?

As despesas administrativas compreendem uma variedade  de gastos necessários para o funcionamento diário da empresa, desde a manutenção de instalações e equipamentos até a contratação de pessoal e a implementação de sistemas de tecnologia. Embora muitas vezes possam passar despercebidas em meio aos grandes investimentos e despesas operacionais, sua gestão pode ter um impacto significativo nos resultados financeiros da organização.

Neste artigo, vamos falar desde sua definição e classificação até estratégias práticas para sua redução e controle. Além disso, examinaremos os desafios comuns enfrentados pelas empresas na gestão desses custos e destacamos as oportunidades para otimização e melhoria dos processos administrativos.

Boa leitura!

O que são despesas administrativas?

As despesas administrativas são os gastos feitos pela empresa para garantir que as operações diárias aconteçam. Estas despesas abrangem uma variedade de custos associados à gestão geral, como salários de funcionários administrativos, aluguel de escritórios, despesas de escritório, suprimentos, contabilidade, despesas legais, seguro, entre outros.

Além disso, as despesas administrativas são vitais para a tomada de decisões. A coleta, análise e interpretação de dados financeiros e operacionais são partes integrantes dessas despesas. Essas informações permitem que os gestores avaliem o desempenho da empresa, identifiquem áreas de melhoria e tomem decisões fundamentadas sobre alocação de recursos e estratégias futuras.

Tipos de despesas administrativas

Em qualquer organização, as despesas administrativas representam uma parcela significativa dos gastos operacionais. Esses custos, essenciais para manter o ambiente de trabalho funcionando de maneira eficiente, abrangem uma variedade de áreas. 

Tem custos que são quase comuns em todas as empresas, a seguir vamos apresentar alguns deles.

Custos com pessoal administrativo

Isso inclui salários, benefícios, treinamento e outras despesas relacionadas aos funcionários. Gerenciar esses custos envolvem otimizar a estrutura organizacional, garantir a produtividade da equipe e explorar opções como terceirização e contratação temporária, quando apropriado.

Custos com instalações e equipamentos

Outro componente importante são os custos relacionados às instalações físicas e aos equipamentos de escritório. Isso inclui o aluguel ou a manutenção de espaços de escritório, despesas de utilities (como eletricidade, água e internet), mobiliário, equipamentos de escritório (como computadores, impressoras e telefones) e suprimentos de escritório. 

Para gerenciar esses custos de forma eficaz, as empresas podem procurar opções de espaço de escritório mais econômicas, implementar políticas de conservação de energia e adotar uma abordagem estratégica para aquisição e manutenção de equipamentos.

Tecnologia e software 

Com o avanço da tecnologia, os gastos com software de gerenciamento tornaram-se uma parte significativa das despesas administrativas de muitas empresas. Isso inclui sistemas de gerenciamento de documentos, software de contabilidade, ferramentas de comunicação e colaboração, soluções de CRM e muito mais. 

Para otimizar esses custos, as empresas devem avaliar regularmente suas necessidades de tecnologia, buscar soluções que ofereçam o melhor retorno sobre o investimento e garantir que os sistemas sejam devidamente integrados e utilizados por toda a organização.

Serviços profissionais e consultoria

Por fim, as despesas administrativas também podem incluir gastos com serviços profissionais e consultoria, como jurídicos, contábeis, de recursos humanos e de consultoria empresarial. Embora esses serviços possam ser essenciais para o funcionamento eficaz de uma organização, é importante gerenciá-los de forma inteligente para evitar custos excessivos.

Classificação e contabilização das despesas

No contexto do balanço patrimonial, as despesas administrativas são classificadas como parte dos custos operacionais ou despesas operacionais da empresa. Essas despesas são normalmente agrupadas juntamente com outras despesas operacionais, como de vendas e marketing, pesquisa e desenvolvimento, entre outras. 

A classificação das despesas permite que os usuários das demonstrações financeiras compreendam melhor os custos associados à gestão e administração da empresa.

Quanto à contabilização e registro das despesas, geralmente são tratados através do método de competência (ou regime de competência), que reconhece as despesas quando são incorridas, independentemente do momento em que o pagamento é efetuado. Isso significa que os custos são registrados no período contábil em que foram geradas, refletindo assim o consumo dos recursos administrativos durante esse período.

Para contabilizar as despesas administrativas, são utilizadas contas específicas no livro razão, como "Despesas Administrativas", "Salários e Encargos Sociais", "Aluguel", "Material de Escritório", entre outras, dependendo da natureza da despesa. Essas contas são debitadas no momento em que as despesas são incorridas, aumentando assim os custos operacionais da empresa.

Por exemplo, se uma empresa pagar o salário dos funcionários do departamento administrativo, a conta "Salários e Encargos Sociais" será debitada e a conta correspondente ao caixa ou bancos será creditada. Similarmente, se a empresa pagar o aluguel do escritório, a conta "Aluguel" será debitada e a conta de caixa ou bancos será creditada.

Esses registros contábeis são essenciais para fornecer uma representação precisa dos custos associados à administração da empresa. Eles permitem que os gestores entendam melhor a estrutura de custos da empresa e tomem decisões fundamentadas com base nessa informação.‍

Impacto das despesas no orçamento empresarial

As despesas administrativas são fatores determinantes no orçamento geral da empresa. Se não forem controlados adequadamente, os gastos podem consumir uma parte desproporcional dos recursos financeiros da empresa, reduzindo assim a margem de lucro e a capacidade de investimento em outras áreas do negócio.

Mas para garantir a eficiência financeira e a sustentabilidade, é essencial implementar estratégias para controlar e reduzir os custos. 

O primeiro ponto é realizar uma análise detalhada dos gastos para identificar áreas de desperdício e oportunidades de economia. Isso pode envolver a revisão de contratos de fornecedores, a comparação de preços e a identificação de alternativas mais econômicas.

Outro ponto é identificar e eliminar processos redundantes ou ineficientes. Automatizar tarefas rotineiras, simplificar fluxos de trabalho e implementar melhores práticas de gestão podem resultar em economias significativas a longo prazo.

Negociar contratos com fornecedores, também pode ajudar a garantir condições mais favoráveis e reduzir os custos administrativos. Além disso, investir no treinamento ajuda a aumentar a produtividade e eficiência, reduzindo assim os custos operacionais. Funcionários bem treinados são mais capazes de desempenhar suas funções de forma eficaz, minimizando erros e maximizando o uso de recursos.

Análise de tendências financeiras

A análise de tendências das despesas administrativas ao longo do tempo é uma prática fundamental para entender a evolução dos custos relacionados à gestão e administração de uma organização. 

Uma maneira simples de acompanhar as tendências é comparar os valores ao longo de diferentes períodos de tempo, como trimestres ou anos. Isso permite identificar padrões de aumento ou diminuição nas despesas e entender melhor os fatores que contribuem para essas mudanças.

Além da comparação, é importante analisar as variações nas despesas administrativas em relação às receitas ou a outros indicadores financeiros. Por exemplo, calcular a variação percentual das despesas administrativas em relação à receita total pode fornecer insights sobre a eficiência dos gastos administrativos em relação ao tamanho da empresa.

Outra abordagem útil é desagregar as despesas administrativas por categoria, como salários, aluguel, material de escritório, entre outros. Assim, é possível identificar áreas específicas de aumento de custos e tomar medidas corretivas direcionadas, se necessário.

Já a análise de regressão pode ser usada para entender a relação entre as despesas administrativas e outras variáveis, como o número de funcionários, o tamanho do escritório, ou o volume de transações. 

Implementação de políticas de controle de gastos

Estabelecer políticas de controle de gastos ajuda a garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de forma responsável. Isso pode incluir a definição de limites de gastos para diferentes departamentos ou funcionários, a aprovação prévia de despesas acima de determinado valor e o monitoramento regular dos gastos em relação ao orçamento estabelecido. 

Além disso, é importante promover uma cultura de conscientização sobre os custos dentro da organização, incentivando os funcionários a buscar alternativas mais econômicas e evitar desperdícios.

Ao implementar essas melhores práticas para redução de despesas administrativas, as empresas podem não apenas controlar os custos, mas também melhorar a eficiência operacional e aumentar a competitividade no mercado. Ao mesmo tempo, é importante lembrar que a redução de despesas não deve comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, nem prejudicar o bem-estar dos funcionários. 

Sistema de gestão para financeiro

A automação de processos é uma das maneiras mais eficazes de reduzir as despesas administrativas. Ao substituir tarefas manuais por sistemas automatizados, as empresas podem aumentar a eficiência, reduzir erros e liberar tempo para atividades de maior valor agregado. 

Isso pode incluir a automação de tarefas rotineiras, como processamento de dados, emissão de relatórios, gerenciamento de estoque e faturamento. Investir em sistemas de gestão integrados e software de automação pode trazer economias significativas a longo prazo.

‍