Controle de KM: como fazer a gestão e cálculo do valor de reembolso

O controle de quilometragem é fundamental na gestão de frotas das empresas, independente do porte ou segmento. Ele não apenas fornece uma visão clara e precisa das atividades de transporte, mas também desempenha um papel na tomada de decisões estratégicas e na otimização de recursos. 

Neste artigo, exploraremos a importância do controle de quilometragem para empresas e os benefícios de manter registros precisos nessa área.

Por que as empresas devem fazer o controle de KM?

Para empresas que dependem de veículos para operações comerciais, o controle de quilometragem é essencial por várias razões. Primeiro, ele oferece uma visão detalhada do uso dos veículos, permitindo aos gestores monitorar com precisão a utilização dos recursos e identificar áreas de ineficiência ou oportunidades de melhoria. 

Além disso, o controle de KM é importante para garantir a conformidade com regulamentações governamentais e fiscais relacionadas ao reembolso de despesas de viagem e deduções fiscais.

Outro aspecto é a capacidade de calcular com precisão os custos associados às operações de veículos, incluindo despesas com combustível, manutenção e depreciação. Essas informações são essenciais para a análise de rentabilidade e tomada de decisões financeiras informadas.

Benefícios de manter registros precisos de quilometragem

Manter registros precisos de KM traz uma série de benefícios tangíveis para as empresas. Em primeiro lugar, garante transparência e precisão nos relatórios financeiros e de impostos, reduzindo o risco de auditorias fiscais e multas por informações incorretas ou incompletas. 

Além disso, facilita o processo de reembolso de despesas de viagem para funcionários, garantindo que eles sejam compensados de forma justa e precisa. Outra vantagem é a capacidade de identificar padrões de uso de veículos ao longo do tempo, o que pode levar a melhorias na eficiência operacional e redução de custos. 

Por exemplo, ao analisar os dados de quilometragem, uma empresa pode identificar rotas mais eficientes, implementar políticas de condução mais econômicas e até mesmo determinar se é necessário adicionar ou reduzir o tamanho da frota.

Em resumo, a gestão de KM não é apenas uma prática recomendada, mas uma necessidade para empresas que desejam operar de forma eficiente, transparente e em conformidade com as regulamentações. 

Ferramentas e métodos de registro de KM

Controlar o KM rodado com papel e caneta não é muito recomendado, além de você poder anotar algo errado, as chances de esquecer em algum momento são grandes. 

Felizmente, existem várias ferramentas e métodos disponíveis para facilitar esse processo. Vamos explorar algumas das opções mais comuns!

Aplicativos de Gestão de KM

Os aplicativos de gestão de quilometragem são uma opção conveniente e eficaz para empresas que desejam automatizar o processo de registro de quilometragem. 

Esses aplicativos geralmente utilizam o GPS do celular para rastrear automaticamente as viagens dos veículos da empresa, registrando detalhes como distância percorrida, tempo de viagem e localização.

Um exemplo é o app do Espresso, ele faz toda gestão de KM via Maps ou GPS, você pode baixar ele gratuitamente, tanto para Android quanto IOS. 

Além disso, uma das vantagens dos app é a automatização do processo de registro, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e a precisão garantida pelo uso do GPS para rastreamento de localização.

Sem contar funcionalidades adicionais, como relatórios detalhados e integração com sistemas de gestão de despesas corporativas. 

Planilhas Eletrônicas

As planilhas são uma opção mais tradicional para o registro de KM, permitindo que os usuários mantenham uma anotação manual das viagens dos veículos da empresa. 

Geralmente, as planilhas possuem informações como como data, hora, origem e destino da viagem, e quilometragem percorrida. Além de fazerem os cálculos de forma automática por fórmulas pré-estabelecidas. 

Dispositivos GPS Integrados

Alguns veículos vêm equipados com dispositivos GPS integrados que podem ser usados para rastrear automaticamente a quilometragem percorrida. Esses dispositivos geralmente são conectados ao sistema de gestão de frota da empresa e registram informações como tempo de viagem, distância percorrida e velocidade média.

Como calcular o valor do KM para reembolso?

Ao calcular o valor para reembolso de KM, é essencial seguir um processo claro e transparente para garantir que os funcionários sejam compensados de forma justa e precisa pelas despesas de viagem incorridas em nome da empresa. 

Basicamente, existem duas formas de calcular o valor do KM rodado, uma mais básica e outra que leva em consideração diversas variáveis como a depreciação do veículo. Vamos detalhar cada método a seguir. 

Cálculo de Reembolso Simples

O reembolso geralmente é calculado multiplicando a distância percorrida pelo veículo e pelo valor da taxa de reembolso por quilômetro. A fórmula básica é a seguinte:

Valor para Reembolso =  KM percorrido ×Taxa de Reembolso por KM

O KM percorrido pode ser determinado usando qualquer método de registro mencionado anteriormente, como aplicativos de gestão, planilhas eletrônicas ou dispositivos GPS.

A taxa de reembolso pode variar de acordo com a empresa, mas é comum que seja baseada em um valor padrão estabelecido. 

Cálculo de Reembolso de KM com variáveis 

Além do método tradicional de cálculo da quilometragem, outros critérios também podem ser considerados para chegar em um valor mais abrangente e preciso. Esses critérios incluem o veículo utilizado, custos de combustível, seguro, IPVA e licenciamento, manutenção, limpeza e depreciação do veículo.

Entenda como realizar essa equação! 

‍

Veículo Utilizado

O tipo de veículo utilizado pode ter um impacto significativo nos custos associados a uma viagem de negócios. Alguns elementos devem entrar no cálculo, como o ano de fabricação, modelo e marca do veículo. 

Além de outros fatores que exercem influência, como consumo, impostos, manutenção e até depreciação. 

Um bom exemplo, são os veículos mais econômicos em termos de combustível, como carros híbridos ou elétricos, podem resultar em despesas mais baixas de combustível e manutenção.

Pensando nisso, é interessante que a empresa defina uma categoria padrão ou uma tabela fixa a ser utilizada pelos seus funcionários.

Combustível

O custo do combustível é um dos principais fatores a serem considerados no cálculo do reembolso. Os preços do combustível variam de acordo com o tipo de combustível (diesel, álcool, gasolina ou gás) e a região geográfica.

Fazer isso é relativamente simples: basta pesquisar a média de consumo do carro e o valor do combustível. Com esses dados em mãos, divida o preço pelo consumo.

Vamos a um exemplo! 

Se o valor do combustível é de R$6,00 por litro e o consumo é 10 km/L, a conta fica: 6,00 / 10 = 0,6. Ou seja, cada quilômetro custa R$ 0,6. 

‍Uma dica! É importante considerar uma revisão periódica desse valor por conta das oscilações de preço do combustível. 

Seguro

Os custos de seguro do veículo também podem ser incluídos no reembolso, especialmente se a empresa exigir que os funcionários utilizem seu próprio seguro e/ou veículo.

Para calcular o seguro, basta dividir o valor contratado pelo colaborador pelo número total de quilômetros rodados durante o ano. 

Então, se o seguro é de R$1.800,00 e os KM rodados a trabalho foram 25 mil, o total é de R$0,072 por km.

Normalmente, a empresa fica responsável por pagar 50% do valor do seguro, porque o colaborador também utiliza o veículo para questões pessoais.

IPVA e Licenciamento

Despesas anuais com imposto sobre propriedade de veículos automotores (IPVA) e licenciamento também podem ser distribuídas ao longo das viagens de negócios. A conta é feita do mesmo modo que a do seguro.

Somando o custo total desses impostos, é feita a divisão sobre os KM rodados anuais, ficando a empresa responsável por metade do valor ou pela distância percorrida a serviço.

Por exemplo, se os gastos totais somam R$1.500,00 e foram 25 mil KM rodados no ano, cada km rodado custa em R$0,06.

Manutenção e Limpeza

Os custos de manutenção do veículo, como troca de óleo, revisões e reparos, devem ser considerados ao calcular o reembolso da quilometragem.

No geral, os custos de manutenção são divididos meio a meio, uma vez que o carro também pode ser usado para compromissos particulares. Já a limpeza pode ser acordada entre colaborador e a empresa, se for incluído nos valores para reembolso. É sugerido o seguinte cálculo:

Se o carro é lavado uma vez ao mês por R$80,00, o valor anual é R$960,00. Como o carro percorreu 25 mil km nesse período, o custo por km é R$0,0384.

Depreciação do Veículo

A depreciação do veículo, ou seja, a redução do valor do veículo ao longo do tempo, também pode ser considerada ao calcular o reembolso. A referência do valor da depreciação pode ser feita com base na Tabela Fipe. 

Uma das formas é comparando os valores das tabelas Fipe anteriores. A partir da média de desvalorização que ocorreu de um ano para outro, tem-se o valor da depreciação.

Basicamente, o cálculo é dividir o resultado da depreciação pelos quilômetros rodados e consideram-se aqueles usados em serviço. Suponhamos que a desvalorização anual do veículo é de R$3 mil e o colaborador rodou o total de 25 mil km, sendo 20 mil em serviço.

Nesse exemplo, divide-se a depreciação pela quilometragem total, que resulta em R$0,12 por km.

Afinal, como é feito o valor para o reembolso?

Este cálculo abrangente fornece uma estimativa mais precisa dos custos associados às viagens de negócios e pode ajudar as empresas a determinar o valor adequado a ser reembolsado aos funcionários. 

Conforme os itens apresentados, vamos considerar o cálculo a seguir, com todos os quesitos multiplicados por 20 mil km rodados a serviço:

• Combustível: R$0,6 por km, multiplicado por 20 mil, é R$12.000;
• Seguro: R$0,072 por km, sendo o total de R$1.440;
• IPVA/licenciamento: R$0.06 por km, é R$1.200;
• Limpeza: R$0,0384 por km, sendo o total de R$768;
• Depreciação: R$0,12 por km, sendo o total de R$2.400;

Após a soma, o valor do reembolso anual será de R$17.808.

7 Dicas para manter registros precisos da quilometragem

Manter registros corretos é essencial para empresas que dependem de veículos para suas operações diárias. A precisão não garante apenas a conformidade com regulamentos fiscais e trabalhistas, mas também fornece uma visão clara do uso dos recursos da empresa e pode ajudar a identificar oportunidades de economia e eficiência. 

Aqui estão algumas boas práticas para serem implementadas. 

1. Registrar todas as viagens

É importante registrar todas as viagens feitas com os veículos da empresa, seja para fins comerciais ou pessoais. Mesmo viagens de curta distância devem ser documentadas para uma visão completa do uso do veículo.

2. Mantenha recibos e documentação adequada

Além de registrar os KM rodados, é importante manter recibos e documentação adequada para todas as despesas relacionadas ao veículo, como combustível, manutenção e reparos. 

Isso inclui guardar notas fiscais de pedágios, estacionamento e outras taxas relacionadas a viagens de negócios.

3. Utilize ferramentas de gestão de KM

Aplicativos de gestão de KM, planilhas eletrônicas e dispositivos GPS são ótimas ferramentas para registrar e acompanhar de forma eficiente. Escolha a opção que melhor se adapte às necessidades da sua empresa e que facilite a entrada e o acompanhamento dos dados.

4. Seja consistente

Mantenha uma abordagem consistente ao registrar a quilometragem, seguindo os mesmos procedimentos e critérios para todas as viagens. Isso ajuda a garantir a precisão e confiabilidade dos registros ao longo do tempo.

5. Organizar os registros de forma sistemática

Organize os registros de KM de forma sistemática, categorizando as viagens por data, finalidade (comercial ou pessoal) e veículo utilizado. Isso facilita a recuperação de informações quando necessário e ajuda na análise de padrões de uso do veículo.

6. Realize auditorias periódicas

Faça auditorias periódicas nos registros de Km para identificar quaisquer discrepâncias ou erros. Isso ajuda a corrigir problemas rapidamente e garante que as anotações estejam sempre precisas e atualizadas.

7. Treine seus colaboradores

Fale para seus funcionários a importância da precisão nos registros e forneça orientações claras sobre como anotar corretamente as viagens e manter a documentação adequada. 

Treinamentos regulares podem ajudar a garantir que todos os envolvidos entendam os procedimentos corretos.

Integração de tecnologias de rastreamento e gestão de frota

A integração de tecnologias de rastreamento e gestão de frota contribuiu para um controle eficaz da quilometragem e na promoção da economia de gasolina para empresas que dependem de uma frota de veículos. Essa integração oferece uma variedade de benefícios, desde o monitoramento em tempo real da localização dos veículos até a análise detalhada do desempenho de combustível.

Conheça outras vantagens ao adotar a tecnologia para a sua operação. 

Monitoramento preciso dos KM rodados

Os sistemas de rastreamento permitem o monitoramento preciso da quilometragem percorrida por cada veículo da frota. Isso elimina a necessidade de registros manuais e reduz o risco de erros ou fraudes nos registros de quilometragem.

Análise de rotas e eficiência de combustível

Com a integração de tecnologias de rastreamento, é possível analisar as rotas mais eficientes para reduzir a distância percorrida e otimizar o consumo de combustível. Os dados de rastreamento podem ser usados para identificar padrões de uso do veículo e implementar políticas de condução mais econômicas.

Manutenção Preventiva

Alguns sistemas de gestão de frota oferecem recursos de manutenção preventiva, alertando os gestores quando os veículos precisam de serviços de manutenção. Manter os veículos em boas condições mecânicas pode contribuir para a economia de combustível a longo prazo.

Gestão de Motoristas

A integração de tecnologias de rastreamento permite a monitoração do comportamento dos motoristas, como excesso de velocidade, frenagens bruscas e acelerações repentinas. Isso não só melhora a segurança nas estradas, mas também pode levar a uma condução mais eficiente em termos de combustível.

Em resumo, esses sistemas oferecem uma variedade de recursos e vantagens que ajudam as empresas a otimizar o uso de seus recursos e reduzir os custos operacionais relacionados à frota de veículos.

Espresso: gestão de KM para despesas corporativas

Para empresas que buscam uma solução completa e gratuita para controle de KM, o aplicativo do Espresso oferece uma excelente opção. No nosso app, os usuários podem rastrear facilmente a quilometragem de seus veículos por meio do GPS integrado, garantindo registros precisos e atualizados. 

Além disso, o Espresso oferece uma variedade de outras ferramentas de gestão de despesas, tornando-o uma escolha abrangente para empresas de todos os tamanhos.

Em resumo, há uma variedade de ferramentas e métodos disponíveis para empresas que desejam implementar um sistema eficaz de registro de quilometragem. A escolha da melhor opção dependerá das necessidades específicas da empresa, incluindo o tamanho da frota, orçamento e preferências de tecnologia. 

Ao avaliar as diferentes opções, é importante considerar fatores como precisão, conveniência e integração com outros sistemas de gestão.

‍

‍

‍