Como funciona um sistema de prestação de contas de viagens?

Você já se perguntou como as empresas e organizações conseguem manter um controle rigoroso sobre as despesas de viagens de seus funcionários? Bem, a resposta está em um componente crucial da gestão financeira corporativa: o sistema de prestação de contas de viagens.

Imagine a seguinte situação: um funcionário de uma empresa viaja a negócios, e durante a jornada, ele precisa arcar com diversas despesas, como passagens, hospedagem, alimentação e transporte. Como a empresa garante que essas despesas são legítimas e estão alinhadas com as políticas da organização? A resposta está em um sistema bem elaborado de prestação de contas de viagens.

Neste artigo, vamos entender por que a prestação de contas é tão importante para as empresas. Boa leitura! 

O que é um Sistema de Prestação de Contas de Viagem?

Um sistema de prestação de contas de viagem é um conjunto organizado de processos e procedimentos que permite que os funcionários registrem e justifiquem todas as despesas incorridas durante viagens a serviço da empresa. Essas despesas podem incluir passagens aéreas, estadias em hotéis, refeições, táxis, e uma série de outros gastos relacionados à viagem de negócios.

Mas por que as empresas precisam de um sistema tão detalhado para rastrear as despesas de viagem? A resposta é simples: transparência, controle financeiro e conformidade. Um sistema eficaz de prestação de contas de viagens ajuda a empresa a garantir que:

• Despesas estejam alinhadas com as políticas da empresa: As organizações costumam ter políticas específicas sobre o que é permitido ou não em uma viagem. Isso pode incluir limites de gastos, escolha de fornecedores aprovados, entre outros. O sistema garante que as despesas estejam em conformidade com essas diretrizes.
• Orçamento seja controlado: Ao rastrear e aprovar despesas de viagem, as empresas podem manter um controle rigoroso sobre seu orçamento e evitar gastos excessivos.
• Reembolsos sejam feitos de maneira eficiente: Funcionários que pagam por despesas de viagem pessoalmente esperam reembolsos rápidos e precisos. Um sistema de prestação de contas bem projetado ajuda a facilitar esse processo.

Agora que compreendemos a importância de um sistema de prestação de contas de viagem, vamos explorar os detalhes de como ele funciona em nossa jornada por esse universo de gestão financeira e controle. 

Despesas Elegíveis: o que pode ser incluído na prestação de contas de viagem

É fundamental em um sistema de prestação de contas de viagem a definição das despesas elegíveis que podem ser incluídas no relatório. Essa etapa garantirá que os gastos estejam alinhados com as políticas da empresa e que apenas despesas legítimas sejam reembolsadas. 

Alguns exemplos que tipo de despesas podem ser integradas em um relatório. 

Passagens e Transporte

As despesas relacionadas a passagens aéreas, ônibus, táxis e outros meios de transporte necessários para a viagem geralmente estão entre as despesas elegíveis. É importante manter registros detalhados, como recibos e itinerários, para comprovar estes gastos.

Hospedagem

Os custos de hospedagem em hotéis ou outros tipos de acomodação também são normalmente incluídos. Certifique-se de registrar todas as noites de estadia e guardar os comprovantes.

Alimentação

As refeições durante a viagem podem ser reembolsadas, mas muitas empresas estabelecem limites diários ou têm políticas específicas sobre o que pode ser reivindicado. Por exemplo, colocar um valor máximo de almoço de R$ 120,00. 

Comunicação

Gastos com chamadas telefônicas, acesso à internet e outras despesas de comunicação necessárias para fins comerciais podem ser elegíveis. Certifique-se de documentar esses gastos com detalhes, incluindo a finalidade.

Material de Trabalho

Às vezes, a compra de materiais de trabalho específicos durante a viagem, como materiais de escritório ou equipamentos, pode ser considerada uma despesa elegível, desde que esteja diretamente relacionada ao objetivo da viagem.

Despesas Incidentais

Outras despesas menores que surgem durante a viagem, como gorjetas, lavanderia ou pequenas compras, podem ser incluídas, desde que estejam dentro dos limites estabelecidos pela empresa.

Manter um registro cuidadoso de todas as despesas elegíveis é uma parte essencial do processo de prestação de contas de viagem. Essa documentação não apenas garante o reembolso adequado, mas também contribui para a transparência financeira e a conformidade com as políticas da empresa. 

Relatórios de Despesas: Transformando Comprovantes em Registros Organizados

A etapa de elaboração de relatórios de despesas é onde a mágica acontece na prestação de contas de viagem. É aqui que você converte todos os comprovantes coletados em um registro organizado e detalhado.

Todo relatório deve incluir as datas e os locais específicos de cada despesa. Isso permite que a empresa saiba quando e onde ocorreram as transações, especificando o que foi adquirido ou pago. Se você teve uma refeição de negócios, por exemplo, indique os itens pedidos.

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Além disso, inclua o valor exato gasto em cada despesa e a moeda utilizada. Isso é crucial para o cálculo preciso de reembolsos. Não menos importante, anexe os comprovantes digitalizados ou fotografias dos recibos apropriados a cada despesa. Isso fornece evidências tangíveis de todas as transações.

Por fim, envie o relatório ao setor responsável pela aprovação dentro do prazo estabelecido. Não esqueça de guardar cópias dos relatórios de despesas e comprovantes arquivados de acordo com os prazos de retenção da empresa e regulamentações locais.

Aprovação da Prestação de Contas: Garantindo Conformidade e Controle

Uma vez que o viajante tenha elaborado seu relatório de despesas, o próximo passo é a aprovação da prestação de contas. Este é um ponto crítico no processo, onde a empresa verifica a conformidade com suas políticas e autoriza o reembolso das despesas de viagem. 

Fluxo de Aprovação das Despesas de Viagem

As empresas geralmente estabelecem uma hierarquia de aprovação que determina quem deve revisar e aprovar os relatórios de despesas. Isso pode incluir gerentes imediatos, supervisores, departamentos financeiros ou outras partes relevantes.

Cada relatório de despesas segue um roteiro de aprovação, passando por todos os níveis necessários. Isso garante que as despesas sejam revisadas por pessoas com autoridade para aprovar os gastos. Durante o processo de aprovação, os revisores podem fornecer feedback ou solicitar esclarecimentos sobre despesas específicas.

Níveis de Autorização 

A empresa pode definir nas políticas internas quais níveis de autorização são necessários para diferentes tipos de despesas. Por exemplo, despesas menores podem exigir apenas a aprovação de um supervisor, enquanto despesas significativas podem exigir aprovação de níveis mais altos de gestão.

Os limites de gastos também são definidos, especificando até que valor um gerente ou revisor pode aprovar sem a necessidade de autorização adicional.

Processo de Reembolso 

Uma vez que o relatório de despesas tenha passado pelo processo de aprovação, a empresa realiza uma verificação final para garantir que todas as despesas estejam em conformidade com suas políticas e procedimentos. Isso inclui a revisão de datas, locais, descrições das despesas e aprovações necessárias.

Após essa verificação, o reembolso é agendado para pagamento. O tempo de processamento pode variar de acordo com as regras da empresa e os métodos de pagamento escolhidos. 

Ferramentas para Gestão de Despesas Corporativas

Gerenciar as prestações de contas de viagens requer uma abordagem organizada e eficaz. Para simplificar esse processo, muitas empresas recorrem a ferramentas e software de gestão de despesas. 

Essas soluções abrangem uma variedade de recursos para facilitar o registro, acompanhamento e relatórios das despesas de viagem. Os sistemas de gestão de, muitas vezes integrados aos processos internos da empresa, fornecem uma plataforma centralizada para registrar despesas, criar relatórios detalhados e automatizar partes do fluxo de trabalho.

Isso inclui a capacidade de digitalizar recibos, o que torna a inclusão de comprovantes nos relatórios de despesas uma tarefa simples. Além disso, essas ferramentas podem automatizar partes do fluxo de trabalho, como aprovações automáticas para despesas dentro de limites predefinidos, economizando tempo e reduzindo erros.

Os aplicativos móveis específicos para gestão de despesas também se tornaram populares. Eles permitem que os viajantes registrem despesas em tempo real, mesmo enquanto estão em trânsito. Isso contribui para uma prestação de contas mais precisa e reduz a necessidade de manter pilhas de recibos físicos.

Por fim, a  integração com cartões corporativos é outra característica comum dessas ferramentas. Isso permite que as despesas feitas com esses cartões sejam automaticamente registradas nos relatórios de despesas, reduzindo ainda mais a necessidade de entrada manual de dados.

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