[Planilha Grátis] Como calcular o valor do KM rodado para reembolso?

No mercado é muito comum a prática de reembolso e adiantamentos para o pagamento de gastos de combustível. Principalmente, quando os funcionários utilizam os próprios carros para executar as atividades diárias. 

No entanto, a prática de reembolsar apenas o valor gasto em gasolina pode prejudicar os colaboradores, pois não leva em conta custos como manutenção, seguros, impostos e outros.  Pensando nisso, criamos este artigo para apresentar uma solução: uma planilha de custo de km rodado para reembolso de funcionários.

Com ela, você poderá fazer o cálculo de forma mais precisa e justa para a empresa e para o funcionário. Confira!

Como calcular o custo de km rodado para reembolso?

O cálculo de reembolso é baseado na distância percorrida pelo funcionário em seu veículo e no custo médio do combustível na região onde a empresa está localizada. Além disso, outras despesas relacionadas ao uso do veículo também devem ser contabilizadas. 

Entenda como as outras variáveis impactam na hora de fazer o cálculo na sua empresa.

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Padrão dos veículos

Uma consideração importante a ser feita é se a empresa possui algum padrão nos carros utilizados pelos funcionários. Se houver, é possível estabelecer um valor de reembolso por quilômetro específico para esses veículos, levando em conta os custos adicionais que podem ser associados a eles como: valor do automóvel, impostos e outras despesas relacionadas

Por outro lado, se a empresa não tiver um padrão para os carros utilizados, pode ser interessante estipular um valor médio de reembolso por quilômetro. Essa medida levará em conta os diferentes perfis de carros usados. 

Dessa forma, o cálculo se torna mais justo para todos os envolvidos, garantindo que os colaboradores sejam reembolsados pelos custos adicionais que incorrem ao utilizar seus próprios veículos. 

Quantidade de km/litro

Um ponto importante para se levar em consideração é a quantidade de quilômetros que o veículo consegue rodar utilizando 1 litro de combustível. Além disso, é necessário levar em conta o tipo de trajeto que será percorrido, se é em áreas urbanas ou em estradas/rodovias, já que isso influencia diretamente no rendimento do combustível e, consequentemente, no cálculo do reembolso. 

Dessa forma, é possível estabelecer um valor justo e adequado para o reembolso de despesas com combustível.

Valor do combustível

O preço do combustível sofre muitas variações com uma certa frequência. Além disso, algumas regiões possuem um valor muito mais elevado que outras. 

Por isso, é sempre bom revisar a pesquisa de custo para recalcular o valor que sua empresa reembolsa por km rodado. Não menos importante, o tipo de combustível utilizado interfere diretamente no cálculo. 

Por exemplo, o etanol é mais barato que a gasolina, mas só compensa em certas ocasiões. Para realizar o cálculo facilmente, basta fazer essa equação:

Valor da gasolina x 0,7 

Se o resultado obtido for maior que o valor do Etanol, abasteça com Etanol. Caso contrário, abasteça com gasolina.

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Custos de manutenção e seguro

O custo de manutenção deve ser levado em consideração na hora calcular o valor do KM rodado. Afinal, mesmo que um carro seja novo, quando utilizado com frequência, peças precisam ser substituídas e a manutenção se torna necessária, o que gera custos para o funcionário. Entre os principais itens que devem ser avaliados estão:

• Jogos de amortecedores
• Jogos de pneus
• Troca de óleo
• Manutenção do motor
• Pequenos reparos

É fundamental colocar os gastos na ponta do lápis e comparar modelos/marcas de veículos, pois, assim, dá para identificar qual é mais vantajoso em médio e longo prazo.

[Baixar grátis] Planilha para calcular o valor do reembolso

Após considerar todos esses fatores, existem algumas fórmulas para somar os custos em relação à média de quilômetros rodados por mês. Em vez de tentar explicar essa fórmula e fazer você perder tempo calculando e se preocupando com ela, optamos por resolver o problema de uma forma mais fácil.

Baixe agora a Planilha para calcular o valor do KM rodado para reembolso, em poucos minutos, você terá todo o custo de combustível da sua empresa em mãos.