[Case] Como o Espresso descomplicou a gestão de despesas corporativas da Eltman Engenharia?

Sabemos que gerenciar despesas corporativas pode ser uma tarefa complexa e demorada. Desde a reconciliação de recibos até a análise de relatórios de gastos, essa atividade exige um cuidado minucioso e consome recursos valiosos, tanto financeiros quanto de tempo.

No entanto, a Eltman Engenharia, uma empresa líder no setor de engenharia civil, encontrou uma solução eficiente para superar esses desafios. Neste artigo, exploraremos como o Espresso revolucionou a maneira que a Eltman gerencia seus gastos corporativos, trazendo maior transparência, agilidade e controle ao processo.

Os desafios do reembolso da a Eltman Engenharia

Antes da implantação do Espresso, a Eltman Engenharia enfrentava diversos desafios. Os reembolsos eram processados por meio de planilhas de Excel preenchidas pelos colaboradores, e a equipe responsável tinha que conferir manualmente cada lançamento, a fim de garantir a inclusão de todas as despesas.

Para complicar ainda mais, os colaboradores realizam viagens para atender projetos nacionais e internacionais. Ou seja, havia também a necessidade de reembolso em outras moedas.

(…) além de inserir em planilhas todas as despesas, antes desse procedimento, tínhamos de organizar todas por data, separar por obras, (…) e também corríamos o risco das notas serem perdidas. Perdíamos tempo também, pois ao final da inserção nas planilhas, tínhamos de escanear os lançamentos e todas as notas. Após esse procedimento, arquivávamos as despesas, o que gerava falta de espaço, desorganização no escritório e perda significativa de tempo, caso precisássemos consultar alguma despesa antiga já arquivada. Nicolas Capel, auxiliar administrativo da Eltman Engenharia

Outro ponto, era a variedade de notas fiscais físicas entregues pelos colaboradores, o que dificultava a organização e conferência, especialmente devido ao grande volume de recibos. Manter tudo em ordem era uma tarefa árdua, e despesas distintas muitas vezes se misturavam, resultando em um desgaste adicional ao lidar com despesas falsas ou incorretas.

Os resultados ao investir no Espresso

Segundo o gerente da área administrativa, Thiago Lopes, o processo de implantação do Espresso foi tranquilo, ágil e com poucas dificuldades. O Espresso ofereceu toda mentoria do sistema e materiais explicativos para a gestão da Eltman, que repassou para seus colaboradores e prestaram todo o suporte aos que tiveram dificuldades para se adaptar ao novo processo.

“Sempre estávamos dando suporte aos colaboradores que não conheciam e sempre enviávamos vídeos referentes à funcionalidade do aplicativo, o que auxilia até mesmo os colaboradores mais recentes. Certamente temos ocasiões em que surgem dúvidas por parte dos colaboradores, porém são sempre simples de sanar.” Thiago Lopes, gerente da área administrativa da Eltman Engenharia

Após a implantação do Espresso, a equipe da ELTMAN notou uma redução significativa de tempo na jornada de trabalho, permitindo que o reembolso seja prático, simples e executado sem dificuldades. Isso impactou diretamente na credibilidade da empresa frente aos clientes e na própria motivação da equipe.

(…) com o Espresso, minhas funções se tornaram ainda mais agradáveis de serem realizadas, a implantação do aplicativo contribuiu significativamente para minha motivação no trabalho. Além deste fato, posso realizar meu trabalho com perfeição devido aos relatórios serem revisáveis, desta forma, posso garantir que nenhuma despesa seja enviada a nossos clientes de forma incorreta. Thiago Lopes, gerente da área administrativa da Eltman Engenharia

A Eltman Engenharia é cliente do Espresso desde fevereiro de 2018, e esse relacionamento de longa data só é possível graças à união e parceria entre as empresas. Isto permitiu que todo esse processo acontecesse de maneira eficaz, e se tornasse uma experiência interessante e vantajosa para ambas as partes.

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