Como o cartão corporativo facilita a gestão de despesas durante as viagens?

Em um mundo cada vez mais voltado para a agilidade e eficiência nos negócios, a gestão de despesas corporativas tornou-se um desafio crucial para empresas de todos os tamanhos.

Uma solução que tem ganhado destaque nesse cenário é o cartão corporativo, uma ferramenta financeira que não apenas simplifica o processo de gastos empresariais, mas também oferece uma série de benefícios significativos para a administração financeira das organizações.

O que é um Cartão Corporativo?

O cartão corporativo é uma forma de pagamento destinada a empresas e instituições governamentais. Ele funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito pessoal, mas com algumas características essenciais para atender às necessidades específicas do mundo corporativo.

Uma das principais funcionalidades desses cartões é a centralização de despesas. Com eles, as empresas podem reunir todos os gastos em um único local, o que torna mais fácil acompanhar e controlar as saídas de recursos financeiros.

Além disso, os cartões corporativos oferecem um detalhamento minucioso das transações. Isso inclui informações sobre o estabelecimento onde a compra foi realizada, a data e o valor da transação. Essa riqueza de detalhes facilita enormemente a reconciliação de despesas, tornando-a uma tarefa muito mais eficiente e menos suscetível a erros.

Benefícios do cartão corporativos para as viagens de negócios

Uma das maiores preocupações das empresas em relação às viagens corporativas é o controle de despesas. Como garantir que os funcionários gastem de maneira responsável e que todas as despesas estejam de acordo com as políticas da empresa?

Aqui está como o cartão corporativo desempenha um papel crucial na manutenção de um controle eficiente das despesas de viagem.

Configuração de limites de gastos

Uma das características mais vantajosas dos cartões corporativos é a capacidade de definir limites de gastos para cada funcionário. Isso permite que as empresas tenham um controle rigoroso sobre quanto seus colaboradores podem gastar durante suas viagens.

Os limites podem ser personalizados com base nas necessidades individuais e no nível de hierarquia. Além disso, esses limites podem ser ajustados conforme necessário, por exemplo, aumentando o limite para funcionários de alta gestão que precisam gastar mais em suas viagens.

Isso não apenas garante que os gastos estejam alinhados com o orçamento da empresa, mas também ajuda a evitar gastos excessivos e não autorizados.

Categorização automática de despesas

Os sistemas de cartões corporativos geralmente possuem recursos que identificam automaticamente o tipo de gasto com base na transação realizada. Por exemplo, uma transação em um hotel será categorizada automaticamente como uma despesa de hospedagem.

Isso economiza tempo e recursos administrativos, uma vez que os funcionários não precisam mais manualmente categorizar cada despesa em um relatório. Além disso, facilita a análise posterior das despesas, permitindo que as empresas identifiquem áreas em que podem economizar ou otimizar gastos.

Visibilidade em tempo real

Os cartões corporativos também oferecem às empresas visibilidade em tempo real das despesas de viagem. Os gestores financeiros podem acessar painéis de controle online para monitorar todas as transações feitas com os cartões corporativos.

Isso permite que eles acompanhem o gasto acumulado, identifiquem qualquer despesa não autorizada e tomem medidas imediatas, se necessário.

Além disso, a visibilidade em tempo real ajuda as empresas a antecipar os custos das viagens e a planejar com mais precisão seu orçamento, o que é especialmente importante para empresas que realizam viagens de negócios frequentes.

Redução de fraudes

Uma das maneiras pelas quais os cartões corporativos contribuem para a redução de fraudes é por meio de tecnologia de monitoramento avançada. Cada transação feita pode ser registrada e monitorada em tempo real.

Isso significa que, se uma transação suspeita ocorrer, os gestores financeiros podem ser alertados imediatamente. Essa capacidade de monitoramento permite identificar atividades incomuns, como transações duplicadas, gastos fora do padrão ou compras não autorizadas.

Além disso, muitos sistemas permitem que os cartões se integrem com a política de despesas da empresa. No caso de uma transação que foge às regras, gera-se um aviso automaticamente.

Despedida dos relatórios manuais de despesas

No mundo agitado dos negócios, onde a eficiência e a produtividade são essenciais, o tempo é um recurso precioso. Para funcionários que frequentemente viajam a trabalho, lidar com relatórios de despesas manuais e reembolsos demorados pode ser uma tarefa exaustiva e consumidora de tempo.

Antes da era dos cartões corporativos, os funcionários que faziam viagens de negócios tinham que coletar, guardar e categorizar cada recibo de despesa, desde refeições até transporte e hospedagem. Depois, esses recibos tinham que ser compilados em relatórios de despesas complexos e demorados.

Com os cartões corporativos, essa rotina desgastante faz parte do passado. Cada transação é automaticamente registrada e categorizada, eliminando a necessidade de coletar e organizar pilhas de recibos. Isso libera um tempo precioso que os funcionários agora podem dedicar a tarefas mais estratégicas e produtivas.

Elimine as necessidades de reembolso

Além de acabar com a tarefa de preencher planilhas e gerar relatórios manuais, os cartões corporativos eliminam a necessidade de reembolso.

As empresas podem depositar um saldo nesse cartão, em caso do valor não ser o suficiente, o colaborador pode solicitar e a recarga ser feita imediatamente. Eliminando a necessidade de aguardar muito tempo o dinheiro, além de trazer mais segurança por não ficar transitando com dinheiro durante a viagem.

Cartão Corporativo Espresso

O Espresso é uma solução abrangente que oferece um conjunto de ferramentas integradas, juntamente com seu cartão corporativo, para simplificar e aprimorar a gestão de despesas corporativas.

O nosso cartão é projetado especificamente para atender às necessidades das empresas e seus funcionários durante as viagens de negócios. Ele oferece uma série de vantagens, incluindo:

• Emita múltiplos cartões: Tenha cartões individuais para um maior controle e rastreabilidade das despesas;
• Limites inteligentes: Defina limites de gastos por cartão e de acordo com a política da sua empresa;
• Políticas de gastos integrada: Regras de gastos aplicadas automaticamente durante o uso do cartão;
• Controle de saldos: Gerencie os saldos do cartão e faça transferências entre os colaboradores;
• Controle por centro de custos: Faça a gestão de despesas por categorias, projetos ou pessoas;
• Anti-fraude com IA: A inteligência artificial identifica, notifica padrões e comportamentos fraudulentos.

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