10 motivos para ter um app na contabilização de gastos corporativos

Pensando na rotina financeira, executar tarefas manuais é uma atividade que demanda tempo, além de ser bastante complexa. Afinal, são diversos detalhes que precisam ser observados e validados corretamente. Qualquer deslize pode acarretar prejuízos financeiros e até mesmo questões passíveis de processos judiciais.

Por isso, hoje vamos mostrar os 10 benefícios para ter um app na contabilização de gastos corporativos pode oferecer às empresas. Desde a automatização de tarefas manuais até a melhoria na transparência e segurança dos dados financeiros.

Você descobrirá como um aplicativo pode revolucionar a forma como sua empresa lida com as despesas. Continue a leitura!

O que é gestão dos gastos corporativos?

Antes de começar, é necessário ter em mente o que contempla a gestão desses gastos.

Os gastos corporativos são despesas relacionadas às atividades e operações de uma empresa. Eles englobam uma variedade de categorias, desde despesas de viagem e hospedagem até compras de suprimentos e serviços necessários para a empresa funcionar adequadamente.

Alguns exemplos comuns de gastos corporativos incluem:

• Despesas de viagem: Isso inclui passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre, alimentação e outras despesas relacionadas a viagens de negócios.
• Despesas de entretenimento: Incluem eventos corporativos, presentes e atividades de entretenimento destinadas a clientes, parceiros de negócios ou funcionários.
• Despesas de escritório: Essas despesas envolvem a compra de material de escritório, equipamentos de informática, mobiliário, manutenção do escritório e outros itens necessários para o funcionamento diário do ambiente de trabalho.
• Despesas de telecomunicações: Incluem gastos com telefonia fixa, telefonia móvel, internet, serviços de teleconferência e comunicação em geral.

Grande parte das empresas organiza seus gastos por meio de centros de custo. Algumas despesas são consideradas fixas, como os pagamentos de contas de água, luz e energia elétrica. No entanto, gastos relacionados a despesas e alimentação, por exemplo, variam de acordo com o setor ou segmento de atuação.

Um fato é que, quanto mais diversificados forem os gastos e mais pessoas necessitarem dessa flexibilidade, mais complexo se torna o processo. Por isso, nos próximos tópicos, apresentaremos os benefícios de contar com a tecnologia na gestão de despesas corporativas.

10 vantagens de usar um app na contabilização de gastos corporativos

Utilizar um aplicativo para contabilizar os gastos corporativos traz diversos benefícios. Essa tecnologia permite uma gestão mais eficiente e precisa das despesas, simplificando o processo de registro, acompanhamento e análise dos gastos da empresa.

Com essa solução tecnológica, as empresas podem otimizar a gestão financeira, reduzir erros, aumentar a transparência e ter acesso a informações financeiras atualizadas de forma rápida e segura.

Conheça mais benefícios!

#1 Automatização de processos

Contar com um app na contabilização de gastos corporativos irá trazer automação para tarefas manuais e repetitivas, economizando tempo e esforço. Veja como a tecnologia pode trazer benefícios significativos:

Economia de tempo

Ao automatizar tarefas, os colaboradores podem direcionar seu tempo para atividades mais estratégicas e de maior valor agregado. A inserção automática de dados, a categorização de despesas e a geração de relatórios são apenas algumas ações que podem ser realizadas automaticamente.

Redução de erros

As informações são inseridas de forma precisa e consistente, minimizando erros de digitação ou cálculos equivocados. Isso não melhora  apenas a precisão dos registros financeiros, mas também reduz a necessidade de correções e retrabalho posteriormente.

Fluxo de trabalho otimizado

O app pode oferecer recursos que facilitam a gestão e o acompanhamento das despesas. Isso inclui recursos como lembretes de prazos, notificações de aprovação e integração com sistemas contábeis existentes.

Maior controle e visibilidade

A automatização permite que as despesas sejam registradas em tempo real, possibilitando um acompanhamento atualizado do orçamento e uma visão clara dos gastos. Além disso, relatórios detalhados podem ser gerados facilmente, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões financeiras.

#2 Melhor rastreamento de despesas

Com essa solução, o acompanhamento e a categorização das despesas se tornam mais precisos e eficientes, proporcionando uma contabilização mais assertiva e com uma geração de relatórios financeiros mais completos. Vejamos como um app pode auxiliar nesse processo:

Adeus notinhas de papel

A tecnologia elimina a necessidade de guardar recibos e notas fiscais e permite que as informações sejam inseridas imediatamente no sistema. Dessa forma, as despesas são rastreadas de forma mais precisa e evita-se a perda de comprovantes.

Categorização automática

Viagem ou transporte? Esqueça ficar decorando qual centro de custo o gasto pertence.

Um app classifica automaticamente as despesas corretamente de acordo com as categorias financeiras da empresa, como viagens, alimentação, transporte, entre outras. Isso agiliza o processo de contabilização e evita erros na classificação manual.

Integração com cartões e contas bancárias

O Espresso, por exemplo, permite a integração com cartões de crédito e contas bancárias. Isso facilita o rastreamento das despesas, uma vez que os dados das transações são automaticamente importados para o app.

Com essa integração, o processo de reconciliação de despesas torna-se mais ágil e preciso.

Acesso móvel e em nuvem

Os aplicativos oferecem acesso móvel e armazenamento em nuvem. Isso significa que os colaboradores podem registrar e acompanhar suas despesas em qualquer lugar, a qualquer momento, utilizando seu celular.

#3 Maior precisão e redução de erros

Os aplicativos podem desempenhar um papel fundamental na minimização de erros de digitação e cálculos, garantindo uma contabilização mais precisa das despesas. Conheça algumas vantagens!

Cálculos automáticos

Por exemplo, ao inserir os valores das despesas, o app pode automaticamente calcular o total, aplicar impostos ou descontos, e realizar outras operações matemáticas necessárias. Isso garante a precisão e consistentes.

Validações e alertas

Ajudam a identificar possíveis erros antes que as despesas sejam registradas. Por exemplo, o app pode verificar se um valor inserido é muito alto ou baixo em relação às despesas típicas, ou alertar sobre categorias inconsistentes ou inválidas.

Reconciliação automática

Alguns apps possuem funcionalidades de reconciliação automática que comparam as despesas registradas com extratos bancários ou informações de cartões de crédito. Isso ajuda a identificar discrepâncias e inconsistências, permitindo a correção de erros de lançamento ou detecção de possíveis fraudes.

#4 Agilidade no processo de reembolso

Para gerir melhor o processo, os aplicativos permitem que os colaboradores submetam suas despesas de forma rápida e eficiente, acelerando todo o processo de reembolso. A seguir, vamos explorar como um app pode promover essa agilidade:

Submissão imediata de despesas

Basta abrir o aplicativo no dispositivo móvel e inserir os detalhes da despesa, como valor, categoria e descrição. Isso elimina a necessidade de preencher formulários em papel ou esperar até retornar ao escritório para enviar as informações, proporcionando uma submissão rápida e sem atrasos.

Captura fácil de recibos

Muitos apps oferecem recursos de escaneamento de recibos, permitindo que as imagens sejam capturadas com a câmera ou façam upload de imagens já existentes. Simplificando o processo de anexar comprovantes de despesas, eliminando a necessidade de guardar recibos físicos e facilitando a auditoria posterior.

Fluxo de aprovação ágil

Isso significa que, uma vez que as despesas são submetidas pelos colaboradores, elas podem ser automaticamente encaminhadas para os responsáveis pela aprovação, agilizando todo o processo. Os gestores podem revisar e aprovar as despesas de forma rápida e eficiente, sem a necessidade de passar por fluxos de papel ou encaminhamentos manuais.

Processamento rápido de reembolsos

Os dados das despesas são registrados eletronicamente, permitindo que os responsáveis pela contabilidade tenham acesso imediato às informações necessárias. Agilizando a verificação, o cálculo e a liberação dos reembolsos, resultando em um processo mais eficiente e reduzindo o tempo de espera dos colaboradores.

#5 Acesso fácil a informações financeiras

Os apps para contabilizar gastos corporativos oferecem uma plataforma centralizada onde os usuários podem acessar instantaneamente dados financeiros relevantes, facilitando a tomada de decisões informadas. A seguir, vamos explorar os benefícios desse acesso fácil a informações financeiras:

Painel de controle intuitivo: o painel oferece uma visão geral das despesas corporativas, incluindo gráficos, métricas e resumos que permitem aos usuários ter uma compreensão rápida e visual do estado financeiro da empresa.

Dados em tempo real: Isso significa que as informações financeiras são atualizadas instantaneamente à medida que as despesas são registradas e processadas. Os usuários têm acesso imediato aos dados, permitindo que acompanhem de perto as finanças da empresa e tomem decisões com base em informações recentes e precisas.

Relatórios personalizados: Os usuários podem selecionar os parâmetros desejados, como período de tempo, categorias de despesas ou projetos específicos, e gerar relatórios detalhados que apresentam informações financeiras específicas. Isso permite uma análise mais aprofundada e uma compreensão mais precisa dos gastos corporativos.

#6 Maior transparência

Com a possibilidade de acompanhar as despesas em tempo real, os gestores têm acesso imediato aos dados atualizados, identificando rapidamente qualquer discrepância ou gasto incomum.

Além disso, o histórico de transações registrados possibilita auditorias internas e identificação de irregularidades, enquanto os relatórios e análises fornecem uma visão clara e abrangente das despesas, permitindo identificar padrões e áreas que requerem atenção especial.

Em resumo, um processo tecnológico oferece recursos que facilitam o acompanhamento, controle e análise das informações financeiras da empresa.

#7 Integração com sistemas contábeis

Imagina ter que alimentar diversos sistemas ao mesmo tempo? A integração é uma mão na roda para gerir e agilizar as atividades cotidianas.

No caso do app de gastos corporativos, ele contribui para um fluxo de dados mais simplificado. Isso significa que as informações sobre as despesas registradas no aplicativo são transferidas diretamente para o sistema contábil, eliminando a necessidade de inserção manual ou transferência de arquivos.

Além disso, a integração com sistemas contábeis ajuda a garantir a consistência e conformidade das informações. Por exemplo, ela facilita o cumprimento de regulamentações contábeis e fiscais, pois os dados são transferidos de acordo com as regras e formatos exigidos pelos órgãos reguladores.

#8 Segurança dos dados

O sigilo dos dados tem sido debatido fortemente nos últimos anos, tanto que houve a criação e implementação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Pensando nos gastos corporativos, existe um grande fluxo de informações que dizem respeito não somente a empresa, mas também aos colaboradores.

O lado bom dos sistemas é que possuem um grau maior de segurança. Um exemplo é a criptografia que converte as informações em códigos indecifráveis durante a transferência e o armazenamento, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam acessá-las.

Outro ponto é a autenticação e controle de acessos, um app implementa mecanismos robustos de autenticação e controle de acesso para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar as informações financeiras e os dados dos colaboradores. Isso pode incluir o uso de senhas seguras, autenticação de dois fatores ou até mesmo a integração com sistemas de gerenciamento de identidade corporativa.

O que complementa essa ação são o gerenciamento de permissões, concedendo aos administradores atribuição em diferentes níveis de permissões aos usuários, controlando quem pode visualizar, editar ou aprovar as informações financeiras e os dados dos colaboradores.

Por se tratar de uma plataforma web, o armazenamento em nuvem garante o acesso de qualquer lugar e um backup dos dados. Por isso, é essencial escolher provedores confiáveis que adotem práticas de segurança robustas, como criptografia de dados em repouso, firewalls e medidas de proteção contra acesso não autorizado.

Não menos importante, a segurança dos dados é uma responsabilidade contínua. Portanto, deve haver atualizações regulares para corrigir vulnerabilidades de segurança, implementar novos recursos de proteção e garantir a conformidade com as melhores práticas de segurança da informação.

#9 Melhoria na conformidade regulatória

Como mencionado em tópicos anteriores, a segurança e conformidade dos dados deve ser uma preocupação na gestão de despesas. Afinal, esses processos exigem diversas regulamentações que precisam ser cumpridas.

O lado bom de ter um sistema é que ele permite que os colaboradores registrem as despesas de forma precisa e organizada. Por exemplo, é possível lançar os gastos de acordo com o centro de custo correto, isso contribui para cumprir com as regulamentações e relatar informações financeiras de forma precisa.

#10 Controle do orçamento

Um sistema é valioso para ajudar as empresas a estabelecerem e monitorarem suas metas de gastos. Isso porque é possível definir os valores mensais, trimestrais ou anuais, essa personalização contribui para criar alertas e prioridades específicas para o setor financeiro.

Além de ajudar no controle diário, bloqueando ou notificando quando o usuário excede um limite pré-estabelecido ou quando o orçamento estiver próximo de ser atingido. Em contrapartida, também há o monitoramento em tempo real, onde o financeiro pode ter uma visão atualizada do orçamento e tomar medidas corretivas imediatamente, quando necessário.

Outro ponto é o armazenamento do histórico de gastos, permitindo uma comparação com períodos anteriores. Isso possibilita identificar se os gastos estão aumentando ou diminuindo ao longo do tempo, as sazonalidades e a partir disso desenhar estratégias para ajustar o orçamento.

O Espresso oferece diversas ferramentas capazes de ajudar gestores e colaboradores, da digitalização e emissão de notas à integração contábil e reembolso por quilometragem.

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