Como criar uma planilha de Despesas de Viagens Corporativas?

Para quem trabalha viajando é bem comum ter que registrar as despesas que teve no período para, quando voltar, entregar para a sua empresa reembolsar. Cada gasto com alimentação, deslocamento entre locais, hospedagem, enfim, tudo o que precisar ser reembolsado precisará ser registrado e comprovado. 

De posse dessa papelada, é hora de catalogar tudo. Você abre o Excel e não sabe por onde começar a criar uma planilha de despesas para registrar. Quando se dá conta, em meio a notinhas, cupons e planilhas, perdeu um dia inteiro. 

Ou ainda, pior do que isso, percebeu que alguns comprovantes sumiram e, devido à política de reembolsos da empresa, saberá que o reembolso não poderá ser feito.

É realmente bem chato guardar comprovantes e preencher essas planilhas, mas se faz necessário. O reembolso de viagens é uma prática comum e – para que ele possa ser feito – são necessárias as burocracias mencionadas acima.

Pensando nisso, criamos um passo a passo para você se organizar e criar uma planilha que facilite a sua vida e não seja um grande problema no futuro.

Como fazer uma planilha Despesas de Viagens Corporativas?

Guarde os seus comprovantes fiscais

Para conseguir o seu reembolso, provavelmente você terá que apresentar as famosas notinhas do que gastou. Uma dica é separar uma pasta ou envelope para guardar e não perder os comprovantes de pagamentos. 

Outro ponto, certifique-se de organizá-los por data, o que facilitará o processo de registro e comprovação. Além disso, mantenha essa pasta em um local seguro, protegida contra possíveis acidentes que possam comprometer seus documentos e, consequentemente, seu reembolso.

Crie campos para identificação do funcionário

Independentemente da política de reembolso de sua empresa, é recomendável criar uma planilha personalizada que inclui campos de identificação do funcionário. Geralmente, esses campos incluem:

• Cargo
• Departamento
• Nome do colaborador
• Dados bancários
• Outras informações relevantes que agilizem o processo de revisão financeira da empresa‍

Separe os gastos por categorias

Simplifique o processo de solicitação de reembolso categorizando seus gastos. Divida suas despesas em categorias como alimentação, transporte, hospedagem e outros. 

Além de tornar a revisão mais fácil, essa prática permite que você localize rapidamente os comprovantes no meio de toda a papelada. Etiquetas coloridas podem ser usadas para diferenciar visualmente as categorias, tornando o processo ainda mais eficiente.

Crie Campos para o Registro de Despesas

Em sua planilha de controle, crie campos específicos para o registro de cada despesa. Recomendamos incluir as seguintes colunas:

• Categoria (identificando o tipo de despesa)
• Data da despesa
• Descrição (por exemplo: almoço com o cliente X)
• Valor
• Total

Essas colunas são comuns em planilhas de registro de despesas e devem ser organizadas de forma lógica e clara.

Utilize Fórmulas para Facilitar os Cálculos

O Microsoft Excel oferece diversas fórmulas que podem agilizar seus cálculos. Mesmo que você não seja um expert em Excel, fórmulas básicas de soma e multiplicação podem simplificar o processo de cálculo e somar automaticamente os valores. 

Automatize o máximo possível, pois os computadores e softwares são excelentes para isso.

Capriche no visual

Uma planilha organizada e visualmente agradável é fundamental. Invista algum tempo personalizando cores e estilos para garantir que sua planilha tenha uma apresentação atraente. 

Lembre-se de que uma planilha bem projetada facilita a revisão das despesas, minimizando erros e atrasos no processo de reembolso.

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Para economizar tempo e simplificar ainda mais o processo, disponibilizamos um modelo de planilha de despesas de viagens corporativas. Sinta-se à vontade para personalizá-lo de acordo com as necessidades de sua empresa, mas já deixamos a estrutura pronta para uso imediato.

Agora, com essas dicas e nosso modelo de planilha, você estará mais preparado para enfrentar o desafio de registrar e controlar suas despesas de viagens corporativas. Simplifique esse processo burocrático e concentre-se no que realmente importa durante sua viagem a trabalho. O reembolso de despesas nunca foi tão fácil!

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Em resumo, adotar um sistema eficaz para o controle de despesas de viagens corporativas pode tornar sua vida muito mais simples, economizando tempo e evitando preocupações desnecessárias. Se você deseja experimentar a facilidade e eficiência de nosso sistema personalizado, não hesite em agendar uma demonstração gratuita.