Indústrias: como fazer uma gestão de despesas e gastos?

A gestão de despesas corporativas na indústria envolve o controle e otimização de todos os gastos relacionados às operações industriais. Isso inclui despesas com matéria-prima, mão de obra, manutenção de equipamentos, logística, entre outros. 

Uma abordagem efetiva requer uma compreensão profunda das despesas, identificando áreas de desperdício e oportunidades de economia. Seja do segmento de alimentos, farmacêutica, alimentícia, saúde ou vestuários, entenda qual é a melhor forma de gerir os gastos da empresa. 

O que é gestão de custos na indústria?

Na indústria, a gestão de custos é uma prática fundamental que envolve o controle e a otimização de todos os custos associados à produção de bens ou serviços. Que vão desde a identificação e análise dos diferentes tipos de custos até o desenvolvimento e implementação de estratégias para gerenciá-los. 

Antes de gerenciar os gastos, é essencial identificá-los e categorizá-los corretamente. Os custos no segmento da  indústria podem ser classificados em duas categorias principais:

Custos Diretos

Esses  estão associados a produção de bens ou serviços. Eles incluem o custo da matéria-prima, mão de obra direta (salários dos trabalhadores envolvidos na produção) e quaisquer outras despesas atribuíveis à produção.

Custos Indiretos

Também conhecidos como custos gerais, administrativos ou de overhead, esses são os custos que não podem ser diretamente atribuídos a um produto ou linha de produção específica. 

Eles incluem despesas como aluguel de instalações, custos de manutenção, despesas de escritório, custos de energia, entre outros.

Analisando a gestão das despesas 

Após a identificação dos custos, é importante realizar uma análise detalhada para entender melhor sua natureza e comportamento. Por exemplo, avaliar como os custos variam em relação ao volume de produção, identificar áreas de ineficiência e identificar oportunidades para redução de custos. 

A análise também pode envolver a comparação dos custos atuais com os padrões de custo previamente estabelecidos para determinar desvios e áreas de preocupação.

A partir disso, as empresas de indústria poderão implementar medidas de controle para garantir que os recursos sejam utilizados de forma mais  produtiva. Isso pode incluir a negociação com fornecedores para obter melhores preços de matéria-prima ou implementação de tecnologias para aumentar a produção, entre outras estratégias.

Por fim, a gestão de custos é um processo contínuo que requer monitoramento e deve ser ajustado conforme necessário.

Estratégias para redução de gastos na indústria

A redução de gastos é uma preocupação constante para empresas industriais que buscam otimizar seus processos e maximizar a eficiência operacional. Algumas estratégias podem ajudar para reduzir desperdícios, veja a seguir:

• Implementação de Lean Manufacturing: A metodologia Lean enfoca a eliminação de desperdícios em todos os aspectos da produção, incluindo estoques excessivos, transporte desnecessário, tempos de espera e defeitos. 
• Uso de tecnologias: Investir em sensores e sistemas de monitoramento em tempo real, pode ajudar as empresas a identificar áreas de desperdício e ineficiência em suas operações.
• Treinamentos: Proporcionar treinamento para os colaboradores para incentivá-los a contribuir com ideias para melhorias pode levar a uma cultura organizacional focada na redução de desperdícios.
• Cadeia de suprimentos: Envolve a seleção cuidadosa de fornecedores confiáveis, o gerenciamento eficaz de estoques e a implementação de práticas de logística inteligentes para minimizar o transporte e os tempos de espera.

Processo de adiantamento e reembolso

Na indústria moderna, o gerenciamento de adiantamentos e reembolsos tornou-se uma prioridade. Afinal, é necessário fornecer aos funcionários recursos para conduzir suas atividades, além de garantir que os gastos sejam controlados e monitorados.

Entenda como organizar os processos contribuindo para um setor financeiro mais organizado e produtivo. 

Adiantamentos

Os adiantamentos são valores concedidos aos funcionários para cobrir despesas relacionadas ao trabalho antes que essas despesas aconteçam de fato. Por exemplo, ele vai viajar e recebe uma quantidade em dinheiro como ajuda de custo. 

Na indústria, os adiantamentos podem ser utilizados para diversas finalidades, como viagens, compras de suprimentos ou despesas de representação. Esses adiantamentos são concedidos com base em estimativas e são geralmente reembolsáveis mediante a apresentação de comprovantes. 

Reembolsos

Após incorrerem em despesas relacionadas ao trabalho, os funcionários têm a responsabilidade de apresentar comprovantes e relatórios de despesas para solicitar reembolso. Esses comprovantes podem incluir recibos, faturas ou outros documentos que comprovem o gasto e sua relação com as atividades comerciais da empresa. 

Os reembolsos são processados de acordo com as políticas internas da empresa e podem incluir revisão e aprovação por parte dos supervisores ou do departamento financeiro.

Vantagens do processo

O processo de adiantamentos e reembolsos desempenha um papel fundamental na gestão eficiente das despesas na indústria por várias razões:

• Controle de Gastos: Ao fornecer adiantamentos, as empresas podem controlar melhor os gastos de seus funcionários, evitando o excesso de gastos não autorizados.
• Facilidade de Planejamento Financeiro: Os adiantamentos permitem que os funcionários tenham acesso a fundos antecipadamente, facilitando o planejamento de viagens ou projetos que exigem gastos imediatos.
• Flexibilidade e Agilidade: O processo de adiantamentos permite aos colaboradores realizar despesas necessárias para suas atividades comerciais sem atrasos ou obstáculos burocráticos.
• Transparência e Conformidade: A solicitação de reembolsos requer a apresentação de comprovantes adequados, o que promove a transparência e a conformidade com as políticas de despesas da empresa e regulamentações fiscais.
• Satisfação do Funcionário: Ao fornecer adiantamentos e processar reembolsos de forma rápida e eficiente, as empresas demonstram preocupação com o bem-estar de seus funcionários, aumentando a satisfação e o engajamento no trabalho.

Criando as políticas de despesas corporativas

O desenvolvimento de políticas de reembolso para as indústrias asseguram o controle e a conformidade com os gastos da empresa. Para criar uma política de despesas existem algumas práticas recomendadas. 

Baixar Grátis: Passo a passo para elaborar uma política de despesas corporativas

Primeiramente, é essencial definir diretrizes claras. As políticas de reembolsos devem estabelecer de forma precisa quais despesas são permitidas, os limites de gastos aplicáveis e os procedimentos para solicitação e aprovação. 

Além disso, é necessário comunicar as regras e fornecer treinamento adequado sobre as para garantir que todos os colaboradores estejam cientes das expectativas da empresa em relação aos gastos.

Outro aspecto importante é o monitoramento e cumprimento das políticas. Por isso é importante fazer auditorias regulares para verificar a conformidade, revisões periódicas das despesas e a aplicação de medidas disciplinares em caso de violações das políticas.

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Para as empresas, isso se traduz em maior controle sobre os custos, redução de desperdícios e melhor tomada de decisões estratégicas. Com o Espresso, as empresas industriais podem impulsionar a eficiência, garantir conformidade com as políticas internas e regulamentações externas, e alcançar o sucesso sustentável em um mercado competitivo.

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