Gestão de Despesas Corporativas: o que é e como funciona o processo?

Em um cenário empresarial dinâmico e competitivo, a gestão das despesas corporativas se torna uma peça-chave para o sucesso financeiro de uma organização. Entender o universo da gestão de despesas, explorando suas estratégias, tecnologias e melhores práticas que não simplificam apenas processos, mas também impulsionam a eficiência operacional e garantem a transparência nas finanças. 

Da automação de processos à integração de sistemas e à gestão inteligente de cartões corporativos, mergulharemos em um conjunto abrangente de ferramentas e técnicas projetadas para transformar a maneira como as empresas encaram e administram seus gastos. 

Prepare-se para descobrir insights valiosos que não apenas otimizarão as práticas de gestão financeira, mas também fortalecerão a saúde financeira da sua empresa. Afinal, uma gestão de despesas corporativas eficiente é a base para uma tomada de decisões estratégicas e sustentáveis. Boa leitura! 

‍O que é gestão de despesas corporativas?

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A gestão de despesas corporativas é o conjunto de estratégias, políticas e processos implementados por uma empresa para controlar, monitorar e otimizar seus gastos. Esses gastos podem abranger uma variedade de áreas, desde viagens de negócios até a compra de materiais para escritório. 

O principal objetivo é garantir que os recursos financeiros sejam alocados de maneira eficiente, maximizando o retorno sobre o investimento e minimizando desperdícios. A gestão de despesas não é apenas uma prática contábil; ela representa uma abordagem holística para o uso dos recursos financeiros da empresa. 

Isso vai da criação e a implementação de políticas claras, procedimentos operacionais eficientes e a utilização de ferramentas tecnológicas para simplificar e aprimorar os processos relacionados às despesas.

A importância de ter uma gestão de despesas eficiente

A gestão de despesas visa aprimorar a eficiência financeira das empresas. Ao estabelecer objetivos claros, as organizações podem alcançar benefícios significativos. A seguir, estão alguns dos  benefícios desse processo. 

Redução de Custos

Um dos principais objetivos da gestão de despesas corporativas é a identificação e eliminação de desperdícios desnecessários. Isso pode incluir despesas não autorizadas, gastos excessivos ou processos ineficientes que resultam em custos adicionais.

Outro ponto, quando é realizada uma análise regular das despesas, isso permite que as empresas identifiquem oportunidades de negociação com fornecedores, por exemplo. Favorecendo a busca por condições mais favoráveis e a seleção de parceiros que ofereçam melhores custos são elementos essenciais para a redução global de recursos financeiros. 

Otimização de Recursos

Uma outra vantagem é com relação a alocação de recursos, garantindo que cada investimento contribua para os objetivos estratégicos da empresa. Isso pode envolver a redistribuição de verba para áreas de maior impacto ou a eliminação de investimentos pouco eficazes.

Ao acompanhar de perto o desempenho de cada área em relação aos gastos, as empresas podem identificar oportunidades para otimização. Isso inclui a análise de retornos sobre investimentos (ROI) e a realocação de recursos para maximizar resultados.

Controle Financeiro

Ter um processo de despesas envolve a definição de orçamentos realistas para cada departamento ou projeto. O controle financeiro é fortalecido quando os gastos são monitorados em relação a esses orçamentos, permitindo correções e ajustes quando necessário.

Além disso, o controle financeiro ajuda a prevenir desvios significativos nos gastos. Isso é importante para manter a estabilidade financeira e assegurar que os recursos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

Ao buscar a redução de custos, otimização de recursos e controle financeiro, as empresas podem não apenas enfrentar desafios econômicos com maior resiliência, mas também posicionar-se para o crescimento sustentável a longo prazo. O que representa uma vantagem competitiva no mercado. 

Adiantamentos e Reembolsos

A gestão de despesas corporativas abrange uma variedade de operações, mas uma das mais utilizadas pela empresa são os processos de adiantamento e reembolso. Ambas desempenham um papel importante na fluidez operacional e no bem-estar financeiro das organizações. 

Vamos explorar como esses processos são fundamentais dentro do contexto da gestão de despesas:

Gestão de Adiantamentos

Os adiantamentos nada mais são do que valores fornecidos antecipadamente aos colaboradores para cobrir despesas futuras, como viagens de negócios. O principal objetivo é garantir que os funcionários tenham fundos suficientes para cobrir despesas imediatas sem afetar suas finanças pessoais.

Algumas práticas são bem comuns para ter um maior controle sobre os adiantamentos, entre elas a implementação de políticas de despesas claras. Isso inclui limites de adiantamentos, procedimentos de solicitação e aprovação, bem como controles rigorosos para garantir o uso adequado desses fundos.

Além disso, é importante que os funcionários forneçam relatórios detalhados de despesas para justificar os adiantamentos recebidos. A transparência nesse processo é essencial para manter a integridade e a confiança no sistema.

Gestão de Reembolsos

A gestão de reembolsos é o processo de administrar e controlar as despesas incorridas por funcionários ou clientes em nome da empresa. Isso envolve o acompanhamento, verificação e reembolso de despesas elegíveis, garantindo conformidade com as políticas internas.

Os reembolsos geralmente estão relacionados a despesas comerciais, como viagens a trabalho, hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas relacionadas ao desempenho de funções profissionais. 

Os principais passos nos reembolsos incluem a apresentação de comprovantes de despesas pelos funcionários, a revisão e aprovação dessas notas fiscais pela equipe responsável, e, finalmente, o pagamento dos reembolsos apropriados. 

Muitas empresas utilizam sistemas de gestão de despesas para automatizar e agilizar esse processo, reduzindo o risco de erros e facilitando a obter um maior controle com as políticas estabelecidas.

Principais processos na Gestão de Despesas Corporativas

A gestão de despesas é um conjunto de práticas e processos destinados a controlar, otimizar e monitorar os gastos corporativos. Conheça os principais processos envolvidos desta área.

Fluxo de Aprovação

O fluxo de aprovação é uma estrutura que a empresa utiliza para aprovar e gerenciar os gastos dos funcionários. Esse workflow é projetado para garantir que as despesas estejam em conformidade com as políticas da empresa e que os recursos financeiros sejam alocados de maneira eficiente e eficaz.

Basicamente, o processo segue etapas específicas, incluindo:

• Registro de Despesas: Os funcionários registram suas despesas por meio de um sistema ou formulário. 
• Verificação de Conformidade: As despesas são revisadas de acordo com a política estabelecida, isso pode incluir a verificação de recibos, categorização correta e aderência a limites de gastos estabelecidos.
• Roteamento para Aprovação: Após a verificação de conformidade, as despesas são encaminhadas automaticamente ou manualmente para os responsáveis pela aprovação. Isso geralmente envolve gerentes ou outros membros da equipe responsáveis pelo orçamento.
• Aprovação ou Rejeição: Os responsáveis pela aprovação revisam as despesas e decidem se devem ser aprovadas, rejeitadas ou se mais informações são necessárias.
• Processamento de Pagamento: Uma vez aprovadas, as despesas são processadas para pagamento.

A vantagem de criar um fluxo de aprovação é a rastreabilidade ao longo do processo, maior controle dos gastos e a prevenção de fraudes. Além disso, o formato desse fluxo pode variar de empresa para empresa, dependendo de suas políticas internas e necessidades específicas.

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Classificação de Despesas

A classificação de despesas é o processo de organizar os gastos da empresa em categorias específicas. Essa prática ajuda a  entender e controlar os diferentes tipos de despesas incorridas. Ao atribuir categorias a cada despesa, as empresas podem analisar, monitorar e relatar os custos de maneira mais eficaz.

Alguns exemplos comuns de categorias de despesas incluem:

• Viagens: Gastos relacionados a passagens aéreas, hospedagem, transporte, refeições durante viagens de negócios, entre outros.
• Alimentação: Despesas com refeições e alimentação, seja em eventos corporativos, reuniões ou durante o expediente regular.
• Transporte: Combustível, aluguel de veículos, táxis ou transporte público.
• Material de Escritório: Compras de suprimentos de escritório, como papel, canetas, computadores, entre outros.
• Assinaturas: Pagamento de softwares, infraestrutura ou plataformas de anúncios de marketing digital. 
• Treinamento e Desenvolvimento: Investimentos em programas de treinamento, cursos e desenvolvimento profissional.

A classificação de despesas facilita a análise financeira, a elaboração de relatórios e o controle de custos. Permitindo que se identifiquem áreas de oportunidade para otimização de gastos, a tomada de decisões informadas sobre orçamento e garanta o cumprimento das políticas internas de gestão financeira. 

Muitas vezes, as ferramentas de software de gestão de despesas oferecem recursos para facilitar a categorização automática com base em regras predefinidas, simplificando ainda mais o processo.

Centro de Custos

Quando se trata da gestão de despesas corporativas, a estrutura de centros de custos pode ser particularmente útil para entender e controlar os gastos em diferentes áreas ou departamentos da organização. 

Um ponto é a atribuição de despesas, cada centro de custos pode ser responsável por suas próprias despesas, por exemplo. Isso facilita a distribuição dos custos incorridos em viagens, material de escritório, treinamento, entre outros, a áreas específicas da empresa.

Além disso, é possível analisar detalhadamente como os recursos financeiros estão sendo utilizados em cada área. Isso é crucial para identificar padrões de gastos, áreas de economia e oportunidades de otimização.

Outro ponto é que o centro de custos pode ser associado a um responsável, o que promove maior responsabilidade e prestação de contas sobre os gastos. Isso pode incentivar uma gestão mais consciente dos recursos financeiros em níveis individuais.

Não menos importante, essa estrutura facilita a criação de relatórios personalizados que destacam os custos em cada área da organização, promovendo a transparência e facilitando a comunicação sobre o desempenho financeiro de diferentes setores.

Gestão de KM

O controle de KM (quilometragem) é o acompanhamento e registro da distância percorrida por veículos da empresa ou por funcionários em carro próprio, realizando algum deslocamento relacionado ao seu trabalho. 

Este controle é essencial para calcular adequadamente os custos associados ao uso de veículos, como reembolso dos custos de combustível e manutenção.

É importante ter com precisão a quilometragem percorrida, facilitando o processo de reembolso de despesas. Outro benefício é integrar o controle KM às políticas de viagens da empresa, isso contribui para estabelecer diretrizes de uso eficiente e responsável dos veículos corporativos ou pessoais.

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Não menos importante, o controle de KM também contribui para evitar fraudes, pois fornece uma maneira objetiva de verificar as alegações de despesas de viagem, garantindo que os reembolsos sejam concedidos com base em informações precisas e com maior transparência. 

Antifraude e Compliance 

"Antifraude" e "Compliance" são termos que estão relacionados à segurança e conformidade nas práticas de gestão de despesas corporativas. 

Basicamente, o processo de antifraude são medidas e práticas adotadas para prevenir, detectar e combater atividades fraudulentas relacionadas às despesas corporativas. O principal objetivo é proteger a organização contra práticas de falsificação de recibos, relatórios de despesas inflados, duplicação de reembolsos, entre outras formas de fraude. 

Isso inclui a implementação de controles rigorosos, revisões regulares de relatórios de despesas, uso de tecnologias como inteligência artificial para identificar padrões suspeitos e a promoção de uma cultura organizacional que desencoraje atividades fraudulentas.

Já a compliance refere-se ao cumprimento de leis, regulamentações internas e externas, políticas e padrões éticos relacionados à gestão de despesas corporativas.

Sua finalidade é garantir que a empresa opere de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis, assegurando transparência, ética e responsabilidade. Uma das medidas de compliance inclui a elaboração e comunicação de políticas claras de despesas, treinamento de funcionários sobre as políticas, implementação de controles internos e a realização de auditorias regulares para avaliar a aderência às normas estabelecidas.

Política de Despesas

A política de despesas é um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas pela empresa para orientar e regulamentar os gastos realizados por seus funcionários em nome da organização. 

Essa política é elaborada para garantir que os gastos sejam feitos de maneira eficiente, ética, transparente e de acordo com os objetivos financeiros e estratégicos da empresa. 

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Para ter uma política bem estruturada, alguns aspectos são fundamentais na hora de criar uma para sua empresa, sendo eles:

• Define quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso ou cobertas pela empresa. Isso pode incluir viagens, alimentação, hospedagem, transporte, material de escritório, entre outras.
• Estabeleça limites específicos para diferentes categorias de despesas, garantindo que os gastos estejam alinhados com o orçamento da empresa e evitando excessos.
• Especifique os procedimentos para a aprovação de despesas, incluindo quem tem autoridade para aprovar, os níveis de aprovação necessários e os prazos para submissão de relatórios de despesas.
• Se a empresa tem viagens de negócios, a política pode conter diretrizes específicas para reservas de passagens, escolha de acomodações, políticas de refeições, entre outros.
• Detalhe como os funcionários devem apresentar suas despesas para reembolso, incluindo a documentação necessária, prazos e métodos de submissão.
• Garanta que as despesas estejam em conformidade com leis e regulamentações fiscais aplicáveis, evitando riscos legais para a empresa.
• Estabeleça procedimentos para auditorias regulares e monitoramento contínuo para verificar o cumprimento das políticas e identificar áreas de melhoria.

Ao criar uma política de despesas eficiente, é importante equilibrar a necessidade de controle rigoroso com a praticidade para os funcionários. A transparência, a comunicação clara e o comprometimento com a conformidade ética são fundamentais para o sucesso.

Lançamento Automático de Despesas

O lançamento automático na gestão de despesas corporativas refere-se à automatização do processo de registro e lançamento de gastos em softwares específicos. Isso envolve a utilização de tecnologia para capturar, classificar e inserir automaticamente as informações de despesas, tornando o processo mais eficiente e preciso.

Neste contexto, a tecnologia é uma grande aliada, ela pode ser usada para capturar automaticamente dados relevantes de despesas , como recibos digitalizados, informações de cartões de crédito corporativos ou dados de transações.

Além disso, os sistemas podem ser configurados para validar automaticamente se as despesas estão em conformidade com as políticas internas da empresa, verificando limites de gastos, políticas de aprovação, entre outros. 

Outra vantagem é que as despesas são lançadas instantaneamente no sistema, proporcionando uma visão em tempo real dos gastos corporativos. Isso é valioso para o monitoramento contínuo e a tomada de decisões informadas.

E não menos importante, a automação elimina a necessidade de lançamentos manuais repetitivos, economizando tempo para os funcionários e aumentando a eficiência operacional.

‍Desafios comuns na Gestão de Despesas‍

A gestão de despesas, apesar de seus benefícios evidentes, enfrenta desafios específicos que podem impactar negativamente a eficácia dos processos. Existem três desafios bastante comuns na gestão de despesas, vamos falar mais sobre eles a seguir.

Fraudes e Desvios

A identificação de fraudes e desvios pode ser um desafio, pois muitas vezes essas atividades são habilmente dissimuladas. Os fraudadores podem explorar brechas nos processos, como a falta de validações rigorosas ou a ausência de controles eficazes.

Uma das práticas mais comuns é a falsificação de recibos, na maioria das vezes cria um recibo falso ou infla os valores dos recibos legítimos para reembolso. Também é bem comum a duplicidade de despesas, por exemplo, um funcionário apresenta uma nota fiscal de combustível várias vezes, esperando ser reembolsado por cada submissão.

Uma forma de combater esse tipo de fraude é realizar análises regulares para identificar  padrões de gastos, revisão minuciosa de relatórios e a utilização de ferramentas antifraude, como o Espresso que utiliza a inteligência artificial para esses casos. 

Falta de Conformidade nos processos

A falta de conformidade muitas vezes está relacionada à falta de compreensão ou conhecimento das políticas de despesas. É essencial estabelecer políticas claras, comunicá-las eficientemente e oferecer treinamento regular para garantir que todos os colaboradores estejam cientes e compreendam as diretrizes.

Além disso, a realização de auditorias internas regulares é uma prática fundamental para verificar a conformidade. Isso inclui a revisão de despesas, a validação de documentos de suporte e a identificação de possíveis desvios das políticas estabelecidas.

Resistência à Adoção de Novas Práticas

A resistência à adoção de novas práticas muitas vezes surge da falta de comunicação sobre os benefícios e a necessidade de mudanças. Uma comunicação eficaz é crucial para explicar as razões por trás das novas práticas e destacar como elas contribuirão para a eficiência e transparência.

Um ponto é oferecer treinamento adequado para garantir que os colaboradores compreendam as novas práticas e se sintam confortáveis em adotá-las. 

Superar esses desafios requer uma abordagem abrangente, que inclui a implementação de tecnologias antifraude, o fortalecimento das políticas internas, a realização de auditorias regulares e uma abordagem proativa para a comunicação e treinamento. 

Gestão de pagamentos nos gastos corporativas

A evolução das tecnologias de pagamento é crucial na modernização e eficiência da gestão de despesas. As opções variadas proporcionam maior controle, automação e transparência nos processos financeiros das organizações. 

Isso porque a adoção dessas tecnologias simplifica a coleta e o registro de despesas, permitindo uma gestão mais integrada. Além de reduzir o tempo gasto em processos manuais, liberando recursos para atividades mais estratégicas.

Uma das formas mais utilizadas é a adoção de cartões corporativos que são emitidos pela empresa para seus funcionários, permitindo que realizem transações comerciais. 

Eles podem ser vinculados a um limite específico e configurados com restrições, como categorias de gastos permitidos. Além de aumentar a capacidade de monitorar transações em tempo real, facilitando o rastreamento de gastos e eliminando a necessidade de adiantamentos em dinheiro. Conheça o cartão corporativo do Espresso. 

Outro meio são os pagamentos eletrônicos envolvendo transferências de fundos por meio de plataformas online, como serviços bancários eletrônicos, transferências eletrônicas de fundos (TEF) ou carteiras digitais.

Essa abordagem reduz a necessidade de manipulação de dinheiro físico, minimiza erros e oferece registros digitais que simplificam a reconciliação e auditoria de despesas.

Auditorias regulares: mantendo a gestão financeira em dia

A auditoria e o monitoramento garante a conformidade com políticas estabelecidas, identificando possíveis irregularidades e proporcionando uma visão abrangente das operações financeiras. 

O primeiro ponto é olhar a operação da empresa, por isso a importância das auditorias internas. Afinal, esse processo avalia a eficácia dos controles internos e verifica a conformidade com políticas e regulamentos.

Isso inclui a revisão de políticas de despesas, análise de relatórios de despesas, verificação de documentos de suporte (como recibos e faturas) e a avaliação da eficácia dos controles implementados.

A análise de relatórios de despesas é outra ferramenta usada para identificar padrões, tendências e possíveis irregularidades. Relatórios gerados por sistemas de gestão de despesas oferecem insights detalhados sobre gastos, permitindo uma análise minuciosa.

Quando a auditoria ou a análise de relatórios revela não conformidades, é crucial identificar a origem do problema. Pode ser uma violação de políticas, falhas nos controles internos ou até mesmo fraudes.

Com base nas descobertas, ações corretivas e preventivas devem ser implementadas. Isso pode incluir atualizações nas políticas, fortalecimento de controles, treinamento adicional para colaboradores e, quando necessário, medidas disciplinares.

Não apenas os regulamentos internos, mas cumprir normas fiscais é essencial para evitar penalidades e garantir uma gestão financeira ética. Isso inclui a correta classificação e dedução de despesas de acordo com as leis tributárias locais e nacionais.

Manter registros precisos de todas as transações é crucial para atender às normas fiscais. Isso envolve a coleta e arquivamento adequado de recibos, faturas e outros documentos comprobatórios.

Ao integrar eficientemente a auditoria interna e se atentar a regulamentação fiscal, ter um monitoramento contínuo por meio de relatórios, as empresas podem garantir uma gestão de despesas robusta, transparente e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.

Tecnologia para a Gestão de Despesas

A implementação de um sistema dedicado traz inúmeros benefícios que contribuem para a eficiência operacional e o cumprimento de padrões éticos e legais.

A automação de processos é uma característica chave desses sistemas, eliminando tarefas manuais propensas a erros e proporcionando uma entrada de dados mais precisa. Além disso, a classificação automática de despesas e o cálculo automático de reembolsos ajudam a simplificar e acelerar o processo.

O rastreamento em tempo real proporciona uma visão instantânea e abrangente dos gastos corporativos, permitindo que os gestores tomem decisões informadas de maneira mais rápida. A capacidade de estabelecer limites e alertas de orçamento ajuda a garantir que as despesas estejam alinhadas com as metas financeiras. 

A aprovação automatizada de despesas, com fluxos de trabalho configuráveis, não apenas agiliza o processo, mas também proporciona maior transparência e facilita o monitoramento. Essa automatização estende-se à geração de relatórios detalhados, fornecendo insights valiosos para análise, planejamento e otimização contínua de custos.

Além disso, a integração desses sistemas com outras áreas da empresa, como contabilidade e recursos humanos, fortalece a coesão e a eficácia dos processos globais. Isso, por sua vez, contribui para uma melhor experiência do usuário, pois esses sistemas frequentemente apresentam interfaces intuitivas e acessíveis.

A mobilidade e o acesso remoto proporcionados pelos sistemas baseados em nuvem oferecem flexibilidade aos funcionários, permitindo que registrem e acessem despesas de qualquer lugar, especialmente valioso para aqueles em constante mobilidade.

Em conjunto, todas essas vantagens fazem dos sistemas de gestão de despesas uma ferramenta essencial para aprimorar a eficiência operacional e promover práticas financeiras sólidas e transparentes nas empresas.

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