Construção civil e engenharia: como controlar e fazer a gestão de despesas?

A gestão de custos é uma das atividades mais complexas em qualquer projeto, seja ele de construção ou revitalização. Sem um controle adequado dos gastos, é fácil perder a noção do orçamento e acabar com problemas financeiros que podem comprometer a viabilidade do projeto. 

Neste artigo, vamos explorar a importância do controle de custos em obras, além de fornecer dicas práticas sobre como fazer a gestão de despesas que envolvem processos como as viagens corporativas, adiantamentos, reembolsos e gestão de compras com fornecedores. 

Por que fazer o controle de custos?

Manter o controle dos custos ajuda a evitar que o projeto ultrapasse o orçamento estabelecido. Isso é importante para garantir que os recursos financeiros sejam suficientes para completar a obra sem surpresas desagradáveis. 

Uma boa gestão de custos proporciona dados precisos e atualizados sobre o andamento do empreendimento. Essas informações são essenciais, pois permitem ajustes no planejamento e na execução da obra conforme necessário. 

Além disso, monitorar os gastos ajuda a identificar áreas onde é possível reduzir despesas. Como por exemplo, a  otimização do uso de materiais ou a escolha de fornecedores com preço mais acessíveis. 

Não menos importante, projetos de construção envolvem diversos riscos financeiros, como flutuações no preço dos materiais e mudanças nas condições de mercado. O controle de custos ajuda a mitigar esses riscos, permitindo ajustes rápidos e eficazes.

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Como controlar os gastos de um empreendimento?

Controlar os gastos de uma obra é uma tarefa complexa que requer planejamento, monitoramento e ajustes constantes. Sem uma gestão financeira adequada, os custos podem facilmente sair de controle, comprometendo a viabilidade do projeto. 

A seguir, vamos dar algumas dicas para garantir que os recursos sejam utilizados de maneira eficiente.

Planejamento financeiro 

Antes de iniciar a obra, é essencial elaborar um planejamento. Isso inclui a estimativa de todos os custos envolvidos, desde a aquisição de terrenos e materiais até o pagamento de mão-de-obra e serviços especializados. Utilizar um software de gestão de projetos pode ser útil para criar um orçamento mais realista.

Monitoramento 

Uma vez iniciado o projeto, é importante acompanhar os gastos de forma contínua. Uma dica é comparar regularmente os custos previstos e os custos reais, identificando desvios e tomando ações corretivas quando necessário. 

Controle de estoque e materiais

Gerenciar o estoque de materiais é uma forma de controlar os custos. Manter um registro do que foi comprado, utilizado e o que ainda está disponível evita desperdícios e compras desnecessárias.

Negociação com fornecedores

A escolha dos fornecedores e a negociação de preços são fatores determinantes para a gestão de custos. Pesquisar diferentes fornecedores, negociar condições mais favoráveis e estabelecer contratos bem definidos ajudam a manter os gastos sob controle.

Gestão de mão-de-obra

A mão-de-obra é um dos maiores componentes de custo em uma obra. Gerenciar a equipe, evitando horas extras desnecessárias e garantindo a produtividade, contribui para a redução de gastos. Programas de treinamento e capacitação também podem aumentar a eficiência dos trabalhadores.

Análise de relatórios

Elaborar relatórios é importante para ter maior visibilidade do projeto, uma dica é incluir informações detalhadas sobre todas as despesas, comparando com o orçamento inicial e destacando qualquer variação significativa. Análises regulares permitem ajustar estratégias e corrigir desvios.

Gestão de despesas corporativas para a construção civil e engenharia

A gestão de despesas corporativas na construção civil e engenharia é fundamental para o controle dos gastos com os empreendimentos, além da gestão de recursos dos engenheiros e demais colaboradores.

O adiantamento de despesas, por exemplo, agiliza as operações no campo, permitindo o acesso rápido a recursos para a compra de materiais e serviços. Já o reembolso mantém a transparência financeira, assegurando que os gastos sejam devidamente registrados e justificados. 

A seguir, vamos explicar como cada processo funciona e como pode ser aplicado no seu financeiro. 

Controle de adiantamentos

O adiantamento é uma prática comum nas empresas, pois oferecem acesso imediato a recursos financeiros para despesas como a compra de materiais ou custos relacionados a viagens corporativas. Esses valores antecipados devem ser devidamente justificados por meio de notas fiscais e apresentados ao departamento financeiro, garantindo uma prestação de contas precisa e em conformidade com as normas contábeis.

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Para que a gestão de adiantamentos seja eficiente, adotar algumas práticas garante um maior controle financeiro. Em primeiro lugar, deve-se criar políticas de reembolso para a empresa. 

Isso envolve especificar quem tem autoridade para solicitar adiantamentos, para quais finalidades podem ser utilizados e quais são os limites permitidos. Por exemplo, os adiantamentos podem ser usados para despesas operacionais da obra, como compra de materiais ou para os colaboradores, como cobrir despesas de viagem ou aquisição de equipamentos de proteção individual.

Além disso, a implementação de um fluxo de aprovação estruturado é crucial. Esse sistema deve envolver múltiplos níveis hierárquicos, desde supervisores diretos até a alta administração, dependendo do valor do adiantamento solicitado. 

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As solicitações devem ser acompanhadas de documentação adequada que justifique a necessidade do adiantamento e como ele será utilizado, tanto para as despesas da obra quanto para as necessidades dos colaboradores.

Gestão de reembolsos

O reembolso é quando o colaborador gasta do seu próprio dinheiro para cobrir despesas relacionadas ao trabalho. Para receber de volta o valor, normalmente, as empresas solicitam os comprovantes dos gastos. 

Posteriormente, o financeiro revisa essas notas fiscais e, se estiverem em conformidade com suas políticas de despesas, reembolsa o valor gasto. Para que não haja problemas com os reembolsos, algumas boas práticas podem ser adotadas. 

A primeira delas é estabelecer as políticas de reembolso, por exemplo, isso inclui especificar quais despesas são elegíveis para reembolso, os documentos necessários para comprovar os gastos e os prazos para solicitação.

Outro ponto é realizar auditorias dos pedidos de reembolso para garantir a conformidade com as políticas estabelecidas e detectar possíveis fraudes. Essas auditorias podem incluir a revisão de documentos comprobatórios, como recibos e faturas, e a verificação dos limites gastos e prazos estabelecidos. 

Espresso: gestão de despesas para obras e construção civil

O sistema do Espresso simplifica a classificação de despesas e o controle de custos de projetos. Com recursos automatizados, os colaboradores podem categorizar facilmente suas despesas, enquanto os gestores monitoram os gastos em tempo real. 

Isso garante que todas as despesas estejam alinhadas com os orçamentos dos projetos e políticas da empresa. Com essa abordagem, o Espresso otimiza a gestão de despesas, reduzindo o tempo gasto em processos manuais e garantindo a conformidade com os requisitos internos e externos.

Além disso, a mobilidade e flexibilidade do Espresso são especialmente vantajosas para empresas de engenharia e construção civil, onde muitos funcionários estão frequentemente em campo. 

O sistema é acessível em dispositivos móveis, permitindo que os colaboradores registrem suas despesas em tempo real, com internet ou sem. Isso garante que os processos não sejam interrompidos e que todas as despesas sejam devidamente registradas e acompanhadas.

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