Cartão corporativo: um guia completo para sua empresa

‍O cartão corporativo é um tipo de cartão de crédito ou débito emitido por uma empresa para seus funcionários ou representantes autorizados. Ele é usado para facilitar despesas relacionadas ao negócio, como viagens de negócios, aquisição de suprimentos, pagamento de contas, despesas de representação e outras despesas corporativas.‍

O cartão corporativo é uma ferramenta financeira que tem revolucionado a forma como as empresas gerenciam suas despesas, impulsionando a eficiência operacional e a transparência nas transações. Tanto que o uso desse meio de pagamento tem crescido bastante nos últimos anos.

De acordo com a Abecs, associação que representa o setor de meios eletrônicos de pagamento, os gastos com cartões corporativos em 2022 totalizaram R$ 240,2 bilhões no ano, considerando débito e crédito, representando um aumento de 30% em relação a 2021.

Apesar de ter se popularizado no setor público, o setor privado também tem se beneficiado dessa ferramenta, principalmente, no processo de reembolso. Neste artigo, vamos apresentar todas as funcionalidades e as vantagens de adotar um cartão corporativo para a sua empresa. 

O que é o cartão corporativo?

Um cartão corporativo é um tipo de cartão de crédito ou débito emitido por uma empresa para seus colaboradores. Ele é usado para facilitar despesas relacionadas ao negócio, como viagens, aquisição de suprimentos, pagamento de contas, entre outros. 

Além disso, permitem que os colaboradores façam compras e pagamentos em nome da empresa sem usar seu próprio dinheiro. Dessa forma, os gastos realizados com o cartão são pagos pela empresa, embora os funcionários possam ser responsáveis por comprovar as despesas e fornecer relatórios detalhados para fins de prestação de contas.

Os cartões corporativos geralmente têm limites de gastos definidos pela empresa e podem ser emitidos em nome específicos, departamentos ou projetos, o que ajuda a rastrear e controlar os gastos empresariais de forma mais eficiente.

Para pequenas empresas, como Microempreendedores Individuais (MEI) ou microempresas, a utilização do cartão corporativo pode ser uma solução para distinguir claramente as finanças pessoais das empresariais. Cerca de 50% dos empreendedores, misturam suas contas pessoais com as da empresa, o que pode prejudicar a declaração do imposto de renda e a organização financeira. 

Vantagens do cartão corporativo

As vantagens do cartão corporativo podem ser diversas, tanto para a empresa quanto para os funcionários que utilizam o cartão. Os principais benefícios incluem:

Controle e gestão de despesas

Os cartões corporativos permitem um controle mais eficiente das despesas da empresa, pois todas as transações são registradas e podem ser facilmente acompanhadas através de relatórios detalhados pela equipe do financeiro. 

Por exemplo, imagine que um colaborador usou o cartão corporativo para comprar um item sem relação com o trabalho. Com ele, fica fácil os gestores detectarem essa compra e garantir que o colaborador seja responsabilizado pela despesa.

Redução de burocracia

Com o uso do cartão corporativo, os funcionários não precisam utilizar recursos próprios para efetuar despesas de trabalho e, consequentemente, não precisam passar pelo processo de reembolso, o que reduz a burocracia interna.

Benefícios adicionais

Dependendo da empresa emissora do cartão, pode haver programas de recompensas, como acúmulo de milhas aéreas, cashback ou outros benefícios que podem ser usados para otimizar os gastos corporativos.

Segurança e controle de gastos

Os cartões corporativos podem ser configurados com limites de gastos, restrições de uso e podem ser protegidos por senhas, tornando-os mais seguros e controláveis em comparação com o uso de dinheiro em espécie.

Facilidade nas viagens a negócio

Para funcionários que viajam a trabalho com frequência, o cartão corporativo pode facilitar a gestão dos gastos, permitindo maior controle sobre as despesas relacionadas a hotéis, alimentação e transporte.

Relatórios financeiros detalhados

A maioria dos cartões corporativos oferece relatórios financeiros detalhados, que podem ser úteis para fins de prestação de contas, análise de despesas e planejamento financeiro.

Qual a diferença entre cartão corporativo e o cartão empresarial?

Embora os termos "Cartão Corporativo" e "Cartão Empresarial" sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles podem ter significados ligeiramente diferentes, dependendo do contexto. O ponto principal está no faturamento da empresa. 

O cartão empresarial funciona da mesma forma que o cartão corporativo, mas o corporativo é destinado às organizações que possuem um faturamento mensal maior do que as empresas que utilizam o cartão empresarial. Além disso, há ainda algumas diferenças sutis:

Cartão Corporativo

• É emitido em nome da própria empresa, sendo a empresa a responsável pelo pagamento das faturas.
• Geralmente, é destinado a funcionários específicos ou departamentos autorizados para despesas comerciais.
• Pode ser vinculado a um limite de crédito compartilhado pela empresa ou a limites individuais para funcionários.
• É frequentemente usado para despesas operacionais, viagens de negócios, compras de material e suprimentos, entre outros gastos empresariais.
• Os relatórios detalhados de gastos são fornecidos à empresa, permitindo um controle mais preciso das despesas comerciais.

Cartão Empresarial

• É emitido em nome de uma empresa ou empresário individual (proprietário único), mas a responsabilidade pelo pagamento das faturas pode recair sobre o titular do cartão ou a empresa, dependendo do contrato com a instituição financeira.
• É destinado a pequenos empresários, profissionais autônomos e empresas de menor porte.
• Pode ser usado tanto para despesas comerciais quanto pessoais, embora seja importante manter uma separação clara entre as duas categorias para fins contábeis e tributários.
• Pode oferecer vantagens semelhantes ao cartão corporativo, como controle de gastos, relatórios detalhados e benefícios adicionais.

Quando e como o cartão corporativo pode ser usado?

O que pode ou não ser comprado com o cartão corporativo depende das políticas e diretrizes estabelecidas pela emissora do cartão. Geralmente, essas políticas são elaboradas para garantir que o cartão seja utilizado somente para despesas relacionadas às atividades empresariais, como a compra de suprimentos de escritório ou eletrônicos. 

As empresas podem exigir que haja uma aprovação prévia antes de usar o cartão. Além disso, podem ter um  um sistema de controle de despesas que permite aos gerentes monitorar as compras feitas em tempo real.

Sendo assim, é importante que os funcionários estejam cientes das regras de uso e sigam cuidadosamente para evitar problemas. 

Quais produtos podem ser comprados?

Algumas compras e políticas são mais comuns no mundo corporativo, veja alguns gastos recorrentes realizados por essa plataforma de pagamento:

• Despesas operacionais: Tais como suprimentos e materiais de escritório, impressões, gastos de Correios, entre outros.;
• Viagens a negócios: Pagamento de passagens aéreas, hospedagem, locação de veículos e refeições durante viagens a trabalho;
• Treinamento e desenvolvimento: Inscrição em cursos, seminários ou treinamentos relacionados às atividades da empresa;
• Despesas de representação: Gastos com entretenimento, jantares ou eventos de relacionamento com clientes ou parceiros;
• Tecnologia: Aquisição de equipamentos, software ou serviços relacionados à tecnologia necessária para as atividades da empresa;
• Gastos com marketing e publicidade: Despesas relacionadas a campanhas publicitárias, promoções, brindes e eventos de marketing.

O que não pode ser comprado?

Essas compras também estão relacionadas às políticas da empresa e as restrições do emissor do cartão. Normalmente, não é permitido para despesas pessoais dos funcionários, tais como:

• Gastos pessoais: Compras para uso próprio dos funcionários, como roupas, eletrônicos pessoais, entre outros;
• Bens e serviços não relacionados ao trabalho: Qualquer item ou serviço que não tenha relação com as atividades comerciais da empresa;
• Transações ilegais ou antiéticas: Uso do cartão para atividades ilegais, compra de tabaco ou bebidas alcoólicas ou atividades consideradas antiéticas;
• Saques em dinheiro: Retiradas em caixas eletrônicos ou qualquer ação que converta o limite do cartão em dinheiro.

Sempre que houver dúvidas sobre o que pode ou não ser comprado com o cartão, o funcionário deve consultar o departamento financeiro ou a área responsável pelas políticas internas da empresa.

Como funciona o processo do cartão corporativo?

O funcionamento do cartão corporativo varia de acordo com as políticas e diretrizes estabelecidas pela empresa emissora do cartão. No entanto, de forma geral, o processo funciona da seguinte maneira:

1º Solicitação e emissão

Um funcionário ou departamento da empresa solicita o cartão corporativo. A empresa, então, avalia a solicitação com base em critérios pré-definidos, como cargo, responsabilidades e necessidades comerciais do solicitante.

2º Definição de limites

Após a aprovação, a empresa define o limite de gastos para o cartão corporativo, podendo estabelecer limites diferentes para cada funcionário ou departamento, conforme a política interna.

3º Uso do cartão

O colaborador autorizado pode usar o cartão para realizar compras, efetuar pagamentos ou cobrir despesas relacionadas ao trabalho. Essas despesas devem estar de acordo com as diretrizes e as categorias de gastos permitidos.

4º Registro das transações

Cada transação realizada com o cartão corporativo é registrada, armazenando informações detalhadas sobre a data, local, valor e descrição da compra. Em intervalos regulares (geralmente mensais), a empresa emissora do cartão envia uma fatura consolidada contendo todas as transações realizadas durante o período.

5º Revisão e aprovação

O titular do cartão corporativo ou um gestor responsável pela área financeira revisa a fatura e verifica se todas as despesas estão de acordo com as políticas estabelecidas. Qualquer gasto indevido ou não autorizado é identificado e tratado.

6º Pagamento da fatura

A empresa é responsável pelo pagamento integral da fatura do cartão corporativo. O valor total é geralmente descontado diretamente da conta bancária da empresa.

7º Relatórios e contabilidade

As informações detalhadas das transações realizadas com o cartão corporativo são utilizadas para gerar relatórios financeiros e contábeis, facilitando a gestão das despesas, prestação de contas e análises de orçamento.

É fundamental enfatizar que os gastos realizados com cartão corporativo ou empresarial não substituem a importância da prestação de contas. Ignorar esse procedimento pode expor a empresa aos chamados "gastos fantasmas", que podem  levar a problemas financeiros e prejudicar a reputação da empresa.

Como posso solicitar um cartão corporativo?

Quando se trata de solicitar um cartão corporativo, a escolha geralmente recai sobre pessoas autorizadas pelos proprietários da empresa, como procuradores, gestores financeiros, CEOs ou o próprio empresário. É importante notar que nem sempre é necessário possuir uma conta de pessoa jurídica (PJ) para obter um cartão empresarial.

Existem duas opções principais para solicitar um cartão corporativo:

• Instituições financeiras convencionais, como bancos físicos, digitais e corretoras;
• Empresas financeiras alternativas, como fintechs especializadas em gestão de despesas corporativas, como o Espresso.

Enquanto as primeiras opções normalmente exigem a abertura de uma conta PJ para emissão do cartão corporativo, as fintechs oferecem mais agilidade e facilidade nesse processo. Além disso, a segurança oferecida por essas empresas é igualmente confiável, não representando riscos para a empresa solicitante.

Outra vantagem do Espresso é a organização eficiente das prestações de contas da empresa. Através do sistema, é possível ter múltiplos cartões e usuários, além de controlar os gastos por categorias específicas. Essa flexibilidade também permite a alocação de um cartão dedicado para cada departamento, tornando a gestão financeira mais precisa e efetiva.

Quem pode usar o cartão corporativo?

Toda a equipe de colaboradores de uma empresa pode fazer uso do cartão corporativo, porém, essa permissão deve ser previamente estabelecida pela gestão financeira da empresa, seguida pelas decisões dos gestores de cada área.

Para evitar problemas relacionados a compras, é fundamental que cada cartão tenha um responsável designado, e que a posse do mesmo seja devidamente rastreável.

Uma abordagem eficiente para garantir o controle adequado é utilizar ferramentas modernas, como o Espresso gestão de despesas corporativas. Com essa solução, é possível atribuir um cartão corporativo a cada funcionário que necessite, ou até mesmo disponibilizar cartões específicos para cada setor da empresa.

O aspecto essencial dessa estratégia é a criação de um processo estruturado com regras e limites bem definidos para o uso dos cartões corporativos. Dessa forma, é possível garantir uma gestão eficiente e evitar gastos inadequados.

Quais tipos de cartão corporativo existem?

Os cartões corporativos podem ser divididos em duas categorias principais: cartão pré-pago e cartão pós-pago. Cada tipo possui características distintas que atendem a diferentes necessidades das empresas.

O que é o cartão pré-pago corporativo?

O cartão pré-pago corporativo é carregado com um valor definido previamente pela empresa. Antes de utilizá-lo, é necessário depositar fundos na conta associada ao cartão. 

Dessa forma, os funcionários podem realizar compras até que o saldo seja totalmente utilizado. Esse tipo de cartão oferece algumas vantagens:

• Controle rigoroso dos gastos: Como o valor é definido antecipadamente, a empresa tem total controle sobre os limites de despesas para cada funcionário, evitando gastos excessivos;
• Segurança: Como não está vinculado a uma linha de crédito, o cartão pré-pago não apresenta riscos de endividamento ou de impactar negativamente a situação financeira da empresa;
• Praticidade: O processo de recarga do cartão pode ser feito de forma ágil e online, possibilitando uma gestão mais eficiente dos recursos.

Como funciona o cartão pré-pago?

O cartão pré-pago é uma opção prática e conveniente para as empresas que desejam controlar de forma mais efetiva os gastos de seus funcionários sem a necessidade de uma conta PJ. Seu funcionamento é descomplicado, tornando uma alternativa acessível para diversos perfis empresariais.

Para adquirir um cartão pré-pago, basta realizar a solicitação junto à instituição financeira ou empresa emissora, seguindo um processo similar ao de cartões de crédito tradicionais. Após receber o cartão, é necessário desbloqueá-lo, procedimento padrão em qualquer cartão bancário.

A principal característica do cartão pré-pago é a possibilidade de carregá-lo com um valor específico antes de utilizá-lo. Essa recarga pode ser feita de maneiras diversas, proporcionando uma grande flexibilidade aos gestores financeiros. Alguns dos métodos disponíveis para recarga são:

• Saldo em conta;
• Transferência para a conta vinculada ao cartão;
• Boleto bancário;
• Débito online;
  Depósito em conta.

Com o saldo carregado, o cartão pré-pago pode ser utilizado para realizar compras online em lojas virtuais, bem como em estabelecimentos físicos que aceitem cartões de débito. Além disso, ele também permite que os funcionários realizem saques em dinheiro em caixas eletrônicos da rede Banco24Horas.

Essa versatilidade torna o cartão pré-pago uma ferramenta conveniente para o controle de despesas de viagens de negócios ou para uso em projetos específicos. Por não estar vinculado a uma conta PJ, o cartão pré-pago é uma opção atrativa para empresas que buscam praticidade e maior segurança financeira em suas operações. Através do uso inteligente do cartão pré-pago, as empresas podem manter um controle eficiente dos gastos, garantindo uma gestão financeira mais transparente e eficaz.

Como escolher um cartão pré-pago corporativo para minha empresa?

Para escolher o melhor cartão pré-pago corporativo para sua empresa requer uma análise cuidadosa das necessidades e objetivos do negócio, bem como uma avaliação criteriosa das opções disponíveis no mercado. 

Antes de buscar opções de cartão pré-pago corporativo, considere o número de funcionários que precisam do cartão, os tipos de despesas que serão realizadas e os limites de gastos desejados.

Não deixe de pesquisar os diferentes fornecedores, compare as taxas, custos e benefícios oferecidos por cada um, e verifique a reputação das empresas no mercado. Além disso, avalie quais são as funcionalidades oferecidas por cada cartão pré-pago corporativo. 

Alguns oferecem recursos adicionais, como relatórios detalhados de gastos, categorização de despesas, controle individual de limites por funcionário, entre outros. Escolha um que atenda às necessidades específicas da sua empresa.

Além disso, não deixe de verificar todas as taxas associadas, como: emissão, recarga, saque, e eventuais tarifas mensais. Certifique-se de entender completamente os custos envolvidos antes de tomar uma decisão.

Não menos importante, escolha um cartão que ofereça flexibilidade na recarga, permitindo diferentes formas de adicionar saldo ao cartão. A flexibilidade facilita a gestão financeira e torna o uso do cartão mais conveniente para os funcionários.

Ao seguir esses passos e realizar uma pesquisa detalhada, você estará mais preparado para escolher o melhor cartão pré-pago corporativo, proporcionando uma gestão eficiente das despesas e maior controle financeiro.

O que é o cartão pós-pago corporativo?

O cartão pós-pago corporativo funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito convencional. Os funcionários podem realizar compras e transações, e, no final do período determinado pela empresa emissora do cartão, é enviada uma fatura com o detalhamento das despesas.

Algumas das vantagens desse tipo de cartão são:

• Conveniência: Os funcionários podem fazer compras sem se preocupar com a disponibilidade de fundos, pois o pagamento é realizado posteriormente;
• Melhor fluxo de caixa: O cartão pós-pago permite que a empresa tenha maior flexibilidade no gerenciamento do caixa, pois as despesas são pagas em uma data futura, possibilitando a antecipação de receitas e o controle do ciclo financeiro;
• Benefícios e recompensas: Dependendo do acordo com a instituição financeira, o cartão pós-pago pode oferecer programas de recompensas, como acúmulo de pontos, milhas aéreas ou cashback.

‍Como funciona o cartão pós-pago?

O cartão pós-pago funciona como um cartão de crédito tradicional. Os funcionários podem realizar compras e transações sem a necessidade de ter saldo prévio disponível no cartão. 

As despesas são acumuladas em uma fatura mensal, que é enviada ao titular do cartão para pagamento. É uma opção conveniente para gastos empresariais, mas é importante gerenciá-lo com responsabilidade, evitando atrasos no pagamento para evitar encargos adicionais.

Como escolher um cartão pré-pago corporativo para minha empresa?

Para escolher o melhor cartão pós-pago corporativo para sua empresa, considere os seguintes passos:

• Pesquise opções no mercado e compare taxas, benefícios e funcionalidades oferecidas por diferentes fornecedores;
• Verifique a qualidade do suporte ao cliente e a segurança das transações;
• Analise as taxas e custos associados ao cartão;
• Escolha um cartão que ofereça flexibilidade de pagamento e atenda às necessidades específicas da sua empresa;
• Verifique a reputação da empresa emissora do cartão.

Se possível, teste a plataforma antes de contratar ou solicite uma demonstração. Ao seguir essas orientações, você poderá tomar uma decisão informada e escolher o cartão pós-pago que melhor se adapte às necessidades financeiras da sua empresa.

Qual é o limite de um cartão de crédito corporativo?

O limite de um cartão de crédito corporativo, seja pré-pago ou pós-pago, pode variar amplamente com base em diversos fatores, tais como: o perfil da empresa, a política de crédito do emissor do cartão, a análise de crédito realizada e as negociações específicas com a instituição financeira.

Cartão Pré-pago

O limite é determinado pelo valor que é carregado previamente na conta vinculada ao cartão. Esse valor é definido pela própria empresa, e cada funcionário recebe um cartão com um limite correspondente ao montante carregado naquele cartão específico. 

O limite é, portanto, flexível e pode ser ajustado conforme necessário, por meio de recargas adicionais.

Cartão Pós-pago

Neste caso, o  limite é definido pela instituição financeira com base na análise de crédito da empresa solicitante. O limite é o valor máximo que a empresa pode gastar em um determinado período, normalmente mensal. 

Esse limite é compartilhado entre os funcionários que possuem o cartão e está sujeito a ajustes e revisões periódicas de acordo com o relacionamento da empresa com a instituição financeira e o desempenho financeiro.

Em resumo, o limite dos cartões de crédito corporativos, tanto pré-pagos como pós-pagos, depende do porte e da saúde financeira da empresa. É importante ressaltar que, independentemente do tipo de cartão, o limite deve ser utilizado de forma responsável, evitando gastos excessivos e garantindo o cumprimento das políticas de despesas.

Cartão corporativo pré-pago ou pós-pago: as principais diferenças

Os cartões pré-pagos e pós-pagos são duas modalidades com características distintas e que atendem a diferentes necessidades das empresas.

O cartão pré-pago funciona como um cartão de débito, onde é necessário carregar previamente um valor determinado antes de utilizá-lo. Dessa forma, os funcionários só podem gastar o montante disponível no cartão, não podendo realizar compras que excedam o saldo pré-carregado. 

Esse tipo de cartão oferece um controle mais rígido sobre as despesas, permitindo à empresa estabelecer limites precisos para cada funcionário e manter um controle detalhado dos gastos.

Por sua vez, o cartão pós-pago opera como um cartão de crédito tradicional. Os funcionários podem realizar compras e transações sem a necessidade de ter fundos prévios, já que as despesas são pagas posteriormente, geralmente em um determinado período, como mensalmente. 

Essa conveniência permite aos colaboradores efetuarem compras mesmo que não tenham saldo disponível no momento da transação. No entanto, o cartão pós-pago pode afetar o fluxo de caixa da empresa, uma vez que as despesas não são pagas imediatamente, exigindo um gerenciamento mais cuidadoso das finanças.

Outra diferença importante entre os dois tipos de cartão é o processo de emissão. Enquanto o cartão pré-pago não exige análise de crédito, o cartão pós-pago pode requerer essa análise para determinar o limite de gastos do funcionário.

A escolha entre o cartão pré-pago e o cartão pós-pago dependerá das necessidades específicas de cada processo financeiro. Cabe à empresa avaliar suas políticas de gastos, fluxo de caixa e necessidades operacionais para selecionar o tipo de cartão mais adequado às suas demandas e objetivos corporativos.

Quais as principais bandeiras de cartões corporativos?

As principais bandeiras de cartão corporativo são as mesmas das bandeiras de cartões de crédito tradicionais, uma vez que muitas instituições financeiras emitem tanto cartões de crédito para pessoas físicas quanto para empresas. As principais bandeiras incluem:

• Visa: Uma das bandeiras mais amplamente aceitas globalmente, oferecendo cobertura em milhões de estabelecimentos em diversos países;
• Mastercard: Outra bandeira de alcance global, também aceita em uma vasta rede de estabelecimentos comerciais e caixas eletrônicos em todo o mundo;
• American Express (Amex): Conhecida por seu foco em serviços premium, é aceita em diversos estabelecimentos, com foco em viagens e negócios;
• Elo: Uma bandeira brasileira, com forte presença no mercado nacional e parcerias com diversas instituições financeiras;
• Hipercard: Outra bandeira brasileira, aceita em muitos estabelecimentos no país.

A disponibilidade das bandeiras de cartão corporativo pode variar de acordo com a instituição financeira emissora e as parcerias que ela mantém. Antes de escolher, é recomendável verificar com a instituição quais bandeiras são oferecidas e a cobertura em estabelecimentos comerciais e caixas eletrônicos relevantes para as necessidades da empresa.

O Espresso utiliza a bandeira Mastercard para seus cartões corporativos, oferecendo ampla aceitação em estabelecimentos comerciais e caixas eletrônicos em todo o mundo. Isso proporciona aos usuários uma solução completa e segura para o controle de despesas corporativas. Conheça os benefícios do nosso cartão corporativo. 

Como criar uma política de uso do cartão corporativo?

A política de despesas para o cartão corporativo é um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas pela empresa para regular o uso adequado do cartão por parte dos funcionários. Essas regras são criadas para garantir o controle financeiro, transparência e responsabilidade nas despesas corporativas. 

Cada empresa pode ter sua própria política de despesas, mas geralmente ela inclui alguns aspectos comuns. Vamos apresentar a seguir essas práticas. 

Categorias de despesas permitidas

O primeiro passo é definir quais tipos de despesas são autorizadas a serem realizadas com o cartão corporativo, como: viagens de negócios, hospedagem, alimentação, transporte, material de escritório, entre outros.

Limites de gastos

Estabelece os limites máximos permitidos para cada funcionário ou para cada categoria de despesa. Isso evita gastos excessivos e ajuda a manter o controle financeiro.

Procedimento de aprovação

Define os procedimentos para aprovação das despesas realizadas com o cartão, como a necessidade de obter autorização prévia para determinadas compras ou reembolsos.

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Prestação de contas

Estipule o processo para a prestação de contas das despesas realizadas, incluindo prazos para a apresentação de comprovantes e a documentação necessária para justificar os gastos.

Uso pessoal do cartão

Define se o cartão corporativo pode ser usado para despesas pessoais e, se permitido, quais são as condições e limites para esse tipo de uso.

Consequências do não cumprimento

Especifica as consequências para funcionários que não seguem a política de despesas, como advertências, suspensões ou outras medidas disciplinares.

Auditoria e controle

Detalhe como será realizada a auditoria e o controle das despesas efetuadas com o cartão corporativo para garantir a conformidade com a política estabelecida.

A implementação da política de despesas é importante para assegurar que os recursos da empresa sejam utilizados de forma responsável e alinhada aos interesses do negócio. Ela deve ser comunicada de forma clara a todos os funcionários e revisada periodicamente para garantir que esteja atualizada e adequada às necessidades da empresa.

A importância da conciliação de faturas para o cartão corporativo

A conciliação de faturas para o cartão corporativo é um processo de verificação e alinhamento entre as transações efetuadas com o cartão e as informações presentes na fatura emitida pela instituição financeira emissora. Esse procedimento é essencial para garantir a precisão das despesas registradas, identificar possíveis erros ou inconsistências e assegurar que os gastos estejam de acordo com a política de despesas estabelecida pela empresa.

Durante a conciliação de faturas, os responsáveis pela gestão financeira da empresa devem revisar cuidadosamente os lançamentos de despesas presentes na fatura do cartão corporativo. Eles conferem cada transação, verificando se as informações estão corretas e se os valores são compatíveis com o que foi registrado pelos funcionários ao realizar as compras. Além disso, o processo de conciliação também envolve a conferência dos comprovantes de pagamento e documentos relacionados com as despesas. 

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A conciliação de faturas é uma prática fundamental para o controle financeiro da empresa, pois ajuda a evitar erros, duplicações de lançamentos e fraudes, além de auxiliar na identificação de possíveis oportunidades de otimização de gastos. 

Por que usar o cartão corporativo nas viagens da empresa?

O cartão corporativo é uma escolha cada vez mais vantajosa para viagens corporativas, oferecendo uma série de benefícios para empresas e colaboradores. A sua utilização simplifica e aprimora a gestão de despesas durante as viagens de negócios, tornando o processo mais eficiente e transparente.

Um dos principais pontos positivos é o controle de despesas. Com todas as transações registradas em uma única fatura, é possível acompanhar em tempo real os gastos efetuados durante a viagem, garantindo maior transparência e facilidade na prestação de contas posteriormente. Isso reduz a burocracia e agiliza o processo, tornando-o menos oneroso tanto para os colaboradores quanto para o departamento financeiro da empresa.

Além disso, a segurança é outra vantagem significativa do cartão corporativo em viagens. Carregar grandes quantias em dinheiro durante deslocamentos pode ser arriscado, sujeito a perdas ou furtos. Com o cartão, esse problema é mitigado, pois ele é mais seguro e oferece proteção contra fraudes e seguro de viagem em alguns casos.

A ampla aceitação do cartão corporativo em estabelecimentos comerciais e caixas eletrônicos ao redor do mundo é outro fator que contribui para a sua popularidade nas viagens. Os colaboradores têm a facilidade de realizar pagamentos em diferentes moedas, sem a necessidade de efetuar trocas de dinheiro previamente.

A flexibilidade de gastos também é uma vantagem notável. Com limites definidos pela empresa, os colaboradores podem ter a liberdade de realizar compras e pagamentos de acordo com as necessidades da viagem, desde que estejam dentro das diretrizes estabelecidas.

Outro aspecto interessante são os relatórios detalhados de gastos fornecidos pelos cartões corporativos, permitindo que a empresa analise os custos da viagem e identifique oportunidades de economia ou melhoria no processo de gestão de despesas.

Neste contexto, o cartão corporativo é uma solução prática, segura e vantajosa para viagens corporativas, tornando a experiência mais tranquila e eficiente tanto para os colaboradores quanto para a empresa. 

9 Dicas para gerenciar o cartão corporativo na empresa

Gerenciar o cartão corporativo requer atenção e organização para garantir o uso adequado dos recursos financeiros. Veja algumas dicas úteis para uma gestão eficiente:

1- Política de despesas

Como mencionado no tópico anterior, estabeleça uma política de despesas detalhada, informando quais gastos são permitidos e os limites de cada funcionário. Comunique essa política a todos os colaboradores para evitar mal-entendidos.

2- Cartões individuais

Atribua cartões individuais para cada colaborador. Isso facilita o rastreamento dos gastos e evita conflitos de despesas.

3- Limites de gastos

Defina limites de gastos para cada cartão, levando em conta as necessidades e responsabilidades de cada colaborador. Isso evita gastos excessivos e ajuda no controle financeiro.

4- Acompanhamento em tempo real

Utilize plataformas ou aplicativos que permitam o acompanhamento em tempo real das transações efetuadas com o cartão, como o Espresso. Isso ajuda a identificar rapidamente qualquer uso indevido ou despesas fora da política estabelecida.

5 - Prestação de contas

Estabeleça um procedimento para a prestação de contas das despesas. Exija a apresentação de comprovantes e justificativas para cada gasto realizado.

6- Revisão periódica

Faça revisões periódicas das despesas efetuadas com o cartão. Analise os relatórios e identifique possíveis áreas de economia ou melhorias no processo.

7- Treinamento e conscientização

Ofereça treinamento aos funcionários sobre o uso adequado do cartão corporativo e a importância do cumprimento da política de despesas.

8- Controle de fraudes

Implemente medidas de segurança para evitar fraudes ou uso indevido do cartão. Bloqueie imediatamente cartões perdidos ou roubados.

9- Relatórios de despesas

Utilize relatórios de despesas para analisar os gastos e identificar tendências ou padrões que possam ajudar na tomada de decisões financeiras. Ao seguir essas dicas, você poderá gerenciar o cartão corporativo de forma mais eficiente, garantindo uma gestão financeira transparente e responsável na empresa.

Espresso: gestão de despesas e cartão corporativo

O Espresso é uma plataforma de gestão de despesas corporativas que oferece soluções eficientes para o controle e gerenciamento dos gastos de viagem em conjunto com o cartão corporativo. Combinando tecnologia avançada e praticidade, o Espresso torna o processo mais transparente, organizado e econômico para as empresas.

Uma das principais vantagens é a integração com o cartão corporativo, permitindo que todas as transações realizadas com ele sejam automaticamente registradas na plataforma. Dessa forma, os gastos da viagem são rastreados em tempo real, evitando atrasos na prestação de contas e facilitando a conciliação das faturas.

A plataforma oferece relatórios detalhados e personalizáveis, fornecendo uma visão abrangente. Os gestores podem analisar as despesas por categoria, período ou colaborador, identificando tendências e oportunidades de economia. Essa análise de dados ajuda a empresa a tomar decisões mais informadas e a implementar políticas de despesas mais eficientes.

Além disso, o Espresso oferece recursos para o controle de gastos. Os gestores podem estabelecer limites para cada funcionário ou equipe, garantindo que as despesas estejam em conformidade com a política da empresa. Caso seja necessário, os limites podem ser ajustados de acordo com as necessidades específicas de cada viagem.

Outra vantagem é a facilidade de prestação de contas. Os colaboradores podem facilmente digitalizar e enviar os comprovantes de despesas diretamente pela plataforma. Isso agiliza o processo de reembolso e reduz a papelada, proporcionando mais praticidade tanto para os funcionários quanto para o departamento financeiro.

Com a combinação do cartão corporativo e a plataforma Espresso, as empresas ganham maior controle financeiro, redução de custos administrativos e mais transparência nos gastos de viagem. Agende agora mesmo uma demonstração da nossa plataforma.