Adiantamentos: o que é, como fazer e riscos

É bastante comum na rotina das empresas a prática do adiantamento, seja para pagar despesas de uma viagem ou simplesmente realizar a compra de um material de escritório. 

Mais do que pagar uma conta, as empresas precisam ter uma boa gestão desse dinheiro que é concedido ao colaborador. Seja para manter o fluxo de caixa, verificar as notas fiscais ou validar se os gastos estão de acordo com as políticas da empresa. 

Mas afinal, o que é exatamente esse adiantamento? Como funciona? E, o mais importante, quando e como deve ser utilizado?

Neste texto, iremos abordar todos os aspectos relevantes do adiantamento de despesas, visando maximizar sua utilização dentro da empresa. Além disso, discutiremos alternativas para eliminar a necessidade de adiantamentos no futuro.

O que é adiantamento?

Os adiantamentos, também conhecidos como antecipações ou pré-pagamentos, referem-se à prática de receber fundos ou bens antes de sua entrega ou realização completa. Essa transação pode ocorrer de várias formas, incluindo clientes e fornecedores, por exemplo. 

Essa prática é bem comum nas viagens corporativas, onde o colaborador recebe uma quantia de dinheiro e não precisa pagar do próprio bolso as despesas. Neste outro caso, estamos falando do reembolso de despesas, que é uma alternativa ao adiantamento.

Tipos de adiantamento

Além dos adiantamentos para colaboradores, outras categorias podem ser acrescentadas nesta lista, veja a seguir:

• Antecipação de gastos (colaboradores): Alguns funcionários podem solicitar adiantamentos para ajudar a cobrir despesas planejadas, como despesas de viagem ou compras importantes.
• Adiantamento de clientes: Quando um cliente paga parte ou o total de um serviço ou produto antes de recebê-lo. Por exemplo, um cliente pode pagar adiantado por uma encomenda que será entregue mais tarde.
• Adiantamento a fornecedores: Quando uma empresa paga adiantado por materiais ou serviços que ainda serão entregues. Por exemplo, uma empresa pode pagar adiantado por uma grande quantidade de matéria-prima para garantir um preço mais baixo ou para assegurar a entrega em um determinado prazo.
• Adiantamento de salários: Em algumas situações, os funcionários podem receber adiantamentos de seus salários antes do dia de pagamento regular. Isso pode ser feito por necessidades pessoais ou emergências.

Esses adiantamentos são registrados nas contas contábeis como passivos (no caso de adiantamentos de clientes ou colaboradores) ou como ativos (no caso de adiantamentos a fornecedores), até que os serviços sejam prestados ou os bens sejam entregues. Quando isso acontece, os valores são transferidos para as contas apropriadas, como contas a receber ou inventário.

Como criar um processo de adiantamento?

Ter uma boa gestão de adiantamentos, não significa saber quanto dinheiro está fora do caixa. Mas é necessário criar um processo completo e organizado para realmente ter controle do dinheiro.

Além disso, a contabilização do adiantamento de despesas contribuiu para a sustentabilidade e ajuda a manter os registros contábeis. A seguir, vamos dar algumas dicas de como fazer a gestão desses adiantamentos: 

Pedido de adiantamento: O funcionário solicita um adiantamento ao seu empregador por meio de um formulário ou processo estabelecido pela empresa, indicando também se precisará de um reembolso.

Aprovação: O pedido é revisado pelo setor financeiro ou a gerência imediata do colaborador. Eles avaliam se o adiantamento é justificado e se está dentro das políticas da empresa, além de considerar a necessidade de reembolso.

Além disso, as empresas podem criar fluxos de aprovação para ajudar a gerir melhor esse processo e não ter problemas com o prazo.

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‍Valor do adiantamento: O valor é determinado com base na necessidade do funcionário e na política da empresa. Pode ser um percentual do salário mensal ou uma quantia fixa.Além disso, o colaborador também pode solicitar um valor adicional para despesas específicas que precisará reembolsar posteriormente, como na caso de viagens.

‍Documentação: Uma vez aprovado, o funcionário preenche e assina a documentação relacionada ao adiantamento, concordando com os termos e condições estabelecidos. Esta documentação pode incluir detalhes sobre o adiantamento e as condições de reembolso, como a entrega de notas fiscais relacionadas aos gastos. 

‍Deduções futuras: Na próxima folha de pagamento, o valor adiantado será deduzido do salário do funcionário, conforme acordado. 

Além disso, o funcionário deve iniciar o processo de reembolso das despesas que foram cobertas pelo adiantamento. Isso pode ser feito apresentando recibos ou outros documentos comprovativos das despesas incorridas. 

O processo de reembolso pode variar, mas geralmente envolve enviar os documentos para o  financeiro para revisão e processamento.

Registro contábil: Tanto o adiantamento quanto os reembolsos são registrados nos registros contábeis da empresa para garantir que todas as transações financeiras sejam devidamente documentadas e reconciliadas.

Este processo garante que o adiantamento seja devidamente controlado e que as despesas reembolsáveis sejam tratadas mais rápido e eficientemente. Novamente, as políticas e procedimentos específicos podem variar entre as empresas e podem ser influenciados por regulamentações legais ou acordos coletivos de trabalho.

Dicas para criar uma política de adiantamento 

1º Crie uma políticas de despesas

Defina políticas e procedimentos para a utilização de adiantamentos, garantindo a transparência e conformidade com as práticas financeiras da empresa. 

2º Documente o processo

Mantenha registros precisos e detalhados de todas as transações de adiantamento, incluindo contratos, acordos e comunicações relacionadas.

3º Estabeleça prazos

Defina prazos para a prestação de contas e reembolso dos adiantamentos, incentivando uma gestão financeira eficiente e transparente.

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4º Monitore o dinheiro de perto

Acompanhe de perto o uso dos fundos adiantados e tome medidas imediatas para abordar quaisquer desvios ou irregularidades.

‍5º Prestação de contas

Elabore um modelo de relatório onde os colaboradores poderão detalhar os gastos, anexar as notas fiscais, documentos ou outras informações pertinentes aos valores adiantados.

6º Relatório financeiro

Depois de validar a prestação de contas, a dica é criar um relatório financeiro onde poderão entender os tipos de gastos da empresa, isso ajudará a projetar um orçamento para futuras ações recorrentes, por exemplo. Além de contribuir para uma contabilidade mais segura e rápida. 

Essas boas práticas e adotar uma abordagem proativa para o processo de adiantamento, as empresas podem aumentar os benefícios dessa prática e reduzir os riscos associados, contribuindo para uma gestão financeira melhor. 

Adiantamento em viagens corporativas

Para criar um bom processo para as viagens corporativas, o primeiro passo é criar um planejamento. Inicialmente, é válido levantar um histórico das viagens e ver os padrões de gastos, qual é a média diária de alimentação ou hospedagem, por exemplo.

A partir disso, você conseguirá fazer uma projeção orçamentária, essa etapa é fundamental para garantir uma alocação adequada de recursos e evitar surpresas financeiras ao longo do caminho.

Em seguida, você pode criar  uma política de adiantamento que define o que é/ou quem é elegível para receber adiantamentos, os limites aplicáveis, os procedimentos de prestação de contas e os prazos para a reconciliação das despesas. 

Além disso, os funcionários que recebem adiantamentos são responsáveis por prestar contas de suas despesas, fornecendo recibos e relatórios para justificar o uso dos valores recebidos. Esse processo é fundamental para garantir transparência e responsabilidade no uso dos recursos da empresa.

Após o retorno da viagem, os funcionários devem reconciliar suas despesas com os adiantamentos recebidos, devolvendo qualquer valor não utilizado e reembolsando a empresa por despesas não autorizadas ou não relacionadas ao negócio. 

Essa etapa final é para garantir que todos os adiantamentos sejam devidamente registrados e que a empresa seja reembolsada por qualquer despesa não prevista.

Riscos dos adiantamentos em dinheiro

Embora os adiantamentos possam oferecer benefícios significativos, também existem riscos associados quando essa prática é feita de forma inadequada. Alguns exemplos do que podem acontecer quando não há uma boa gestão do processo:

Fraude e uso indevido

O risco de fraude ao adiantar valores para viagens corporativas é bem mais comum do que se imagina. Alguns funcionários podem tentar explorar o sistema, declarando despesas falsas ou infladas para benefícios indevidos. Isso resulta em perdas financeiras e implicações legais. 

Para reduzir esse problema, as empresas devem implementar políticas de despesas de revisão e auditoria, além de usar tecnologia para identificar esses problemas. Por exemplo, a inteligência artificial do Espresso, Barista IA, detecta fraudes e reduz em até 80% o tempo gasto do setor financeiro no controle das despesas.

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Dificuldades de controle e rastreamento

O fornecimento de dinheiro em espécie dificulta o controle e o rastreamento dos gastos. Isso pode levar à mistura de finanças pessoais e corporativas, por exemplo, tornando a reconciliação de despesas um desafio.

Risco de ação trabalhista

Adiantamentos podem resultar em litígios trabalhistas, já que os funcionários podem reivindicar que os valores adiantados fazem parte de seu salário, exigindo benefícios adicionais.

Os colaboradores podem exigir judicialmente direitos como 13º e férias em relação ao valor adiantado.

Conta do colaborador negativada

Quando a empresa realiza o depósito do adiantamento para despesas de viagens na conta corrente do colaborador e esta se encontra negativada, surge uma situação problemática. O montante depositado é imediatamente absorvido pelo banco para quitar débitos pendentes. 

Consequentemente, o colaborador fica sem fundos disponíveis para efetuar a viagem planejada, resultando em perda do valor adiantado para a empresa.

Afinal, como evitar os riscos?

A melhor maneira de evitar esses riscos é adotar soluções alternativas e mais seguras, como cartões pré-pagos corporativos ou cartões adiantamento. Com controle total do saldo, rastreamento em tempo real e segurança fiscal garantida, você pode garantir uma gestão financeira organizada e transparente.

Com o Cartão Espresso, seus colaboradores podem pagar despesas diversas, como viagens, transporte, alimentação e assinaturas de software, eliminando a necessidade de adiantamentos e proporcionando uma gestão financeira mais organizada.

Afinal, você vai ganhar mais controle, segurança e visibilidade das despesas corporativas. Ainda outras vantagens como:

• Controle total do saldo na conta;
• Facilidade na prestação de contas;
• Rastreamento em tempo real;
• Dinheiro sem vínculo ao CPF do usuário;
• Segurança fiscal em caso de auditorias;
• O colaborador não usa o próprio recurso.

Além disso, o cartão pode ser adotado por qualquer colaborador ou setor da empresa, resultando em economia significativa.

‍Sistema para gestão de adiantamentos

A implementação de ferramentas e sistemas especializados, contribuem para estabelecer políticas e procedimentos padronizados para a prestação de contas e reconciliação de adiantamentos. 

Essas soluções permitem uma supervisão mais próxima das despesas corporativas, facilitando o acompanhamento em tempo real do uso dos fundos adiantados.. Ao centralizar e automatizar o processo de gestão de despesas, as empresas podem reduzir significativamente os riscos de mau uso ou abuso de adiantamentos, ao mesmo tempo em que promovem uma cultura de transparência, responsabilidade e eficiência financeira.

O Espresso, por exemplo, não apenas facilita o controle dos adiantamentos, mas também oferece uma série de funcionalidades e vantagens que melhoram significativamente o processo. 

Com a plataforma, as empresas podem estabelecer políticas de adiantamento personalizadas e automatizadas, definindo limites de adiantamento, prazos de prestação de contas e aprovações hierárquicas necessárias. Além disso, o sistema oferece uma interface intuitiva para solicitação de adiantamentos, permitindo que os funcionários submetam pedidos facilmente e acompanhem o status em tempo real.

Uma das principais vantagens do Espresso é sua capacidade de integrar-se com sistemas de contabilidade e folha de pagamento existentes, simplificando o processo de reconciliação de despesas e garantindo a precisão dos registros financeiros. Além disso, a geração automatizada de relatórios fornece insights detalhados sobre os padrões de gastos e o uso de adiantamentos, permitindo que os gestores identifiquem áreas de otimização e tomem decisões informadas para melhorar a gestão financeira da empresa.

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