5 erros na gestão de reembolso de despesas para não cometer

A gestão de reembolso de despesas é uma das tarefas mais importantes e desafiadoras dentro de qualquer empresa. Embora seja essencial para manter o fluxo de caixa organizado e garantir que as despesas sejam registradas e pagas corretamente, muitas organizações ainda cometem erros nesse processo.

Se você está procurando maneiras de melhorar o seu reembolso, neste artigo vamos apresentar 5 erros comuns que você deve evitar para manter suas finanças organizadas e evitar problemas futuros. Então, vamos lá?

O que é uma gestão de reembolso de despesas?

A gestão de reembolso de despesas é o processo de registrar, monitorar e compensar os valores gastos pelos funcionários relacionados ao trabalho. Essa operação pode abranger o setor administrativo e financeiro, exigindo um alto controle, a fim de garantir que o desembolso feito pelo contrato seja justificado.

Entre as possibilidades que levam o reembolso estão:

• Alimentação;
• Hospedagem;
• Transporte;
• Aquisição de materiais e equipamentos;
• Recursos com comunicação.

Além disso, ele deve estar de acordo com a política de reembolso da empresa. Embora possa parecer uma tarefa simples, a gestão é fundamental para manter as finanças organizadas, prevenir fraudes e erros, que podem custar caro a longo prazo.

A gestão de reembolso de despesas é crucial para a saúde financeira e a motivação dos funcionários da sua empresa.

Os benefícios não se restringem a organização, mas também é importante para manter os colaboradores satisfeitos e motivados. Quando os funcionários têm suas despesas reembolsadas com eficiência e precisão, eles se sentem valorizados e mais engajados em seus trabalhos.

Quais são os erros mais comuns na gestão do reembolso?

Agora que já entendeu melhor a importância de construir um processo eficiente para o controle de gastos da empresa. Veja alguns erros que devem ser evitados para não prejudicar o fluxo financeiro do negócio.

#1 Não estabelecer políticas claras de reembolso

Um dos principais erros que as empresas cometem na gestão de reembolso de despesas é não ter políticas bem definidas. Afinal, sem regras claras, a comunicação entre colaboradores e gestores pode ficar confusa, o que gera atrasos no reembolso, pagamentos indevidos e até mesmo insatisfação por parte dos colaboradores.

Para evitar esses problemas, a sugestão é criar um documento que estabeleça todos os limites e normas de gastos. Alguns dos aspectos que podem conter:

• Defina quais tipos de despesas serão reembolsáveis e quais não serão;
• Estabeleça limites de valor para cada tipo de despesa;
• Defina prazos para solicitação de reembolso;
• Estabeleça regras para a apresentação das comprovações de gastos;
• Comunique as políticas de reembolso de forma clara e objetiva para todos os colaboradores.

Além de mostrar o que é permitido e o que não é, uma política de reembolso aumenta a transparência e a confiança entre empresa e colaboradores.

#2 Não exigir os comprovantes de despesas

Não solicitar o comprovante de despesas é um erro grave na gestão que pode levar a problemas como gastos desnecessários e fraudes entre os funcionários e a empresa. Essa não é somente uma questão de desconfiança, mas sim uma padronização dos processos.

O comprovante de despesas serve como uma prova de que determinada transação financeira ocorreu de fato. Ao manter um registro das despesas, é possível identificar gastos desnecessários e buscar maneiras de economizar dinheiro.

É importante lembrar que, sem os comprovantes, não há como garantir a legitimidade das despesas e, consequentemente, a eficácia do reembolso. Afinal, quando eles são solicitados para todos, qualquer possibilidade de questionamento acaba sendo reduzida.

Não menos importante, é disponibilizar ferramentas e oferecer treinamentos e orientações para os funcionários sobre como registrar e comprovar as despesas de forma correta e eficiente.

O Espresso, por exemplo, possui um aplicativo onde os colaboradores podem controlar todos os seus gastos, trazendo maior agilidade e automatização para a prestação de contas.

#3 Não acompanhar o processo de reembolso

Esse é um erro mais comum do que se imagina na gestão de despesas. Acompanhar o processo de reembolso está na garantia de que tudo esteja dentro das políticas e regras estabelecidas pela empresa, evitando assim prejuízos financeiros.

Além disso, o acompanhamento também ajuda a identificar possíveis falhas no processo, permitindo que ajustes sejam feitos para melhorar a eficiência e reduzir custos. Uma das formas de evitar erros é construindo um processo automatizado.

Outra dica importante é a empresa estabelecer prazos para a análise e aprovação das despesas, garantindo que o processo ocorra de forma rápida e eficiente. Com um acompanhamento adequado, é possível garantir um processo de reembolso seguro e eficiente para a empresa.

#4 Falta de instrução para os colaboradores

Não oferecer treinamento adequado aos colaboradores pode levar a uma má interpretação das políticas de reembolso, gerando prejuízos financeiros para a empresa e insatisfação entre os colaboradores.

Além disso, a falta de treinamento também pode levar a erros na hora de preencher os formulários de reembolso, fazendo com que a prestação de contas seja rejeitada ou demore mais tempo para ser processada.

Por isso, é fundamental oferecer capacitação adequada aos colaboradores sobre a política, os tipos de despesas permitidas, os prazos para prestação de contas, entre outras informações relevantes. Isso pode ser feito por meio de cursos, workshops, manuais de instrução, entre outras formas.

Algumas dicas para oferecer treinamento eficiente incluem: utilizar exemplos práticos do dia a dia, personalizar o treinamento para cada função ou departamento, utilizar recursos visuais e interativos, e sempre avaliar o feedback dos colaboradores para aprimorar o treinamento continuamente.

#5 Não investir em tecnologia

Não contar com uma ferramenta de reembolso pode ser um grande erro na gestão de despesas.

Sem uma solução automatizada, é comum que se perca tempo com processos manuais, atrasos na análise de reembolsos, erros de registro e até mesmo fraude.

Além disso, pode dificultar a identificação de despesas recorrentes e a análise de dados, prejudicando a tomada de decisão.

Por isso, contar com um sistema de gestão de reembolso pode trazer diversos benefícios, como a agilidade na análise de despesas, a redução de erros de registro, a identificação de padrões de consumo, a melhoria do controle financeiro e a satisfação dos colaboradores.

Ao escolher a ferramenta ideal, é importante avaliar se ela atende às necessidades da empresa, se é fácil de usar, se possui integração com outros sistemas, se oferece relatórios gerenciais e se apresenta bom custo-benefício. Com o sistema certo, a gestão de reembolso de despesas pode ser muito mais eficiente e organizada.

Qual a melhor maneira de gerenciar os reembolsos?

Existem duas formas de fazer a gestão: processo manual e automatizado. Para evitar os erros na gestão de reembolso, é importante investir na tecnologia.

Com um software especializado, os potenciais erros e vulnerabilidades são reduzidos. Isso porque o sistema torna a operação segura, simplificada e ágil. Além disso, o gestor consegue acessar todos os dados em tempo real e gerar relatórios atualizados.

Outro detalhe é que um sistema também cuida de outros aspectos. Por exemplo, adiantamentos, cartões corporativos e conciliação de cartão corporativo. A plataforma do Espresso pode cuidar de todos esses detalhes para sua empresa.

Além disso, o Espresso oferece uma série de benefícios, como a geração simplificada de relatórios de despesas, reembolso de quilometragem por GPS, conciliação do cartão corporativo, alertas de segurança, fluxos de aprovação, despesas por projetos ou centros de custos e integração com ERPs.

Ao utilizar o Espresso, sua empresa pode garantir que suas políticas de gastos sejam cumpridas de forma eficiente e evitar todos os erros citados neste post. Com uma gestão de reembolso de despesas mais eficiente, sua empresa pode obter resultados ainda melhores e mais rápidos.

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